Lorsque vous écrivez un mail, vous pouvez programmer le mail pour qu'il soit envoyé plus tard, sans que vous soyez connecté à votre messagerie Zimbra.

Pour différer l'envoi d'un mail:

1- Lorsque le mail est rédigé, cliquez sur la flèche noire Icône "Envoyer".

2- Sélectionnez Envoyer plus tard.

Envoyer plus tard

3- La fenêtre Spécifier l'heure d'envoi du message s'affiche.

Fenêtre "Spécifier l'heure d'envoi"

4- Définissez le jour et l'heure, puis cliquez sur OK.

Le mail est alors programmé pour être envoyer plus tard.


Vous pouvez changer votre fuseau horaire par défaut de votre boite mail en utilisant Option de connexion dans Préférences puis Général.

Paramètres de fuseaux horaires par défaut


Pour garder le disque et l’utilisation des ressources à un niveau gérable, votre administrateur peut appliquer des quotas pour limiter la quantité d’espace disque que votre boite mail peut consommer.

Pour afficher le quota de mails et combien d’espace vous avez utilisé, passez la souris sur votre nom dans la barre d’outils et une info-bulle affiche les informations.

Espace de la boite mail

Si vous avez dépassé le quota, les choses suivantes peuvent se produire:

  • Vous recevez un mail de notification
  • Votre interface de messagerie affiche une notification quand vous vous identifiez
  • Les mails qui vous sont envoyés peuvent être retournés à l’expéditeur avec une notification indiquant que votre boite mail est pleine.

Pour réduire la taille de votre boite mail :

  • Supprimez des anciens mails dont vous n’avez plus besoin
  • Supprimez des pièces jointes trop volumineuses. Sauvegardez les pièces jointes sur votre ordinateur si vous souhaitez les conserver.
  • Supprimer des éléments du Porte Documents dont vous n’avez plus besoin.

Note: si vous sauvegardez les pièces jointes que vous recevez dans un dossier Porte-documents, c’est une copie de la pièce jointe qui est sauvegardée. Vous pouvez supprimer la pièce jointe du mail.

Dans tous les cas, pensez à vider la Corbeille.


Comment s'abonner au flux RSS dans Zimbra?

Vous pouvez vous abonner à des sites web qui fournissent vos flux RSS et envoient des informations mises à jour directement dans votre boite mail.

Vous avez besoin de connaitre l’URL du flux RSS avant de procéder à l’abonnement.

Pour s’abonner au flux RSS:

1- Cliquez sur Icône "Créer un nouveau dossier" au dessus des dossiers déjà existants. Vous devez créer un dossier différent pour chaque flux RSS.

La fenêtre Créer un nouveau dossier apparait.

Fenêtre "Créer un nouveau dossier"

2- Tapez le nom du dossier du flux RSS dans le champ Nom.

3- Cochez la case S’abonner au fil RSS/Atom. Le champ URL s’affiche.

Fenêtre "Créer un nouveau dossier" pour le flux RSS

4- Entrez l’URL pour le lien RSS.

5- Sélectionnez où ajouter le dossier du flux RSS dans le menu dossier. Si vous choisissez le dossier Racine, le nouveau dossier est affiché au plus haut dans l’arborescence des dossiers, au même niveau que la boite de réception.

6- Cliquez sur Bouton "OK". Le nouveau dossier, avec l’icône du flux RSS Icône du flux RSS, s’affiche en tant que dossier. Le lien est automatiquement envoyé au dossier dans votre boite mail Zimbra.

Affichage du dossier flux RSS

7- Ouvrez le dossier RSS pour accéder au lien. Le contenu est affiché dans la fenêtre.

8- Cliquez sur Télécharger le flux dans la barre d’outils pour mettre à jour le contenu. Votre flux RSS est automatiquement mis à jour toutes les 12 heures.


Pour ajouter un compte externe à votre compte Zimbra:

1- Sélectionnez Préférences puis Comptes. Votre compte par défaut et les informations de l’avatar sont affichés comme un compte primaire.

Compte par défaut Zimbra

2- Cliquez sur Bouton "Ajouter un compte externe". Un nouveau nom de compte externe est ajouté à vos comptes, et la zone Paramètres du compte externe s’affiche.

Création d'un nouveau compte externe

3- Complétez les champs dans la zone Paramètres du compte externe.

4- Cliquez sur Bouton "Enregistrer" dans la barre d’outils pour sauvegarder le compte externe.

Paramètres du nouveau compte externe

5- Entrez le nom exact de l’adresse mail du compte externe dans le champ Adresse mail.

6- Entrez un nom pour identifier ce compte dans le champ Nom du compte.

Vous pouvez sélectionner ce nom de compte dans la liste des adresses des expéditeurs quand vous écrivez de nouveaux mails.

7- Cochez le type de compte: IMAP ou POP.

8- Entrez le nom de ce compte de messagerie dans le champ Nom d’utilisateur pour ce compte.

9- Entrez le nom du serveur de messagerie dans le champ Serveur de messagerie.

10- Entrez le mot de passe que vous utilisez pour vous identifiez dans le compte externe dans le champ Mot de passe. Pour voir si le mot de passe est correct, cochez la case Afficher le mot de passe.

11- Si votre fournisseur de services utilise un autre port que celui par défaut, changez-le dans la zone Paramètres évolués. Si vous utilisez une connexion sécurisée, cochez la case Avec ce serveur, utiliser une connexion cryptée (SSL).

12- Sélectionnez où les messages doivent être sauvegardés en utilisant la section Charger les messages dans. Par défaut, créez un nouveau dossier et activez-le pour recevoir les messages dedans. Mais si vous voulez que les messages arrivent dans la boite de réception, sélectionnez Boite de réception.

13- Cochez la case Supprimer les mails du serveur après les avoir téléchargés, si vous voulez supprimer le message de votre compte externe quand il est envoyé dans votre compte Zimbra.

14- Tapez le nom qui doit apparaitre dans le champ De de vos messages sortants. C’est le nom qui est affiché avant votre adresse mail.

15- Cochez la case Répondre à si les réponses doivent être envoyé à un nom ou une adresse différente de celle que vous avez configurée dans le champ De. Entrez le nom et l’adresse qui doivent recevoir les réponses pour cette identité.

16- Sélectionnez une signature pour votre compte externe en utilisant le menu déroulant Signatures.

- Si vous n’avez pas créé de signatures, vous pouvez revenir en arrière et modifier ce compte plus tard.

- Si vous ne voulez pas appliquer la signature automatiquement, sélectionnez Ne pas inclure la signature dans le menu déroulant.

17- Cliquez sur Bouton "Enregistrer" dans la barre d’outils pour sauvegarder le nouveau compte externe.


Quand vous récupérez des mails externes, les messages et les pièces jointes sont sauvegardés dans le dossier que vous spécifiez quand vous configurez les informations du compte.

Les messages de votre ou vos compte(s) externe(s) ne sont pas automatiquement reçu(s) dans votre messagerie Zimbra. Pour vérifier des mails de votre ou vos compte(s) externe(s).

  • Si vous avez configuré la boite de réception pour être le dossier de sauvegarde des messages du compte externe, cliquez sur Bouton "Actualiser" dans la barre d’outils. Votre boite de réception est mise à jour avec tous les nouveaux mails, y compris les mails de vos comptes externes.
  • Si vous configurez un autre dossier pour vos comptes externes, sélectionnez ce dossier et cliquez sur Bouton "Actualiser" dans la barre d’outils. Les mails sont transférés dans ce dossier.
  • Si vous avez configurés un autre dossier pour vos comptes externes, faites un clique droit sur le dossier. Le menu a une option «Actualiser les mails externes». sélectionnez l’option pour recevoir les mails.

Quand vous paramétrez votre compte externe, vous avez besoin de connaitre les détails suivants. Vous aurez peut-être besoin de contacter votre fournisseur de messagerie pour connaitre ces informations.

  • Type de compte: il s’agit du type de mail que votre fournisseur de service utilise.
  • Nom d’utilisateur pour ce compte: c’est le nom d’utilisateur associé au compte mail. Parfois votre nom d’utilisateur est une partie de votre adresse mail avant le @ et d’autres fois c’est l’adresse mail entière.
  • Serveur de messagerie: c’est le nom du serveur pour votre compte externe.
  • Mot de passe: c’est le mot de passe que vous utilisez pour vous identifier dans votre compte externe
  • Paramètres évolués: votre fournisseur doit vous faire savoir si vous n’utilisez pas un port standard IMAP (113) ou POP (110). Cochez la case Avec ce serveur, utiliser une connexion cryptée (SSL) lorsque vous avez besoin de vous connecter de façon sécurisée vers le serveur externe. Le nombre de port changera.

Vous pouvez lier vos comptes externes à votre boite mail Zimbra. Puis, vous pouvez retrouver vos mails à partir de vos comptes externes dans votre messagerie Zimbra, au lieu de vous identifier dans chaque compte séparé.

Quand vous paramétrez votre compte externe dans la messagerie Zimbra, vous pouvez:

  • Spécifier où les messages seront sauvegardés.
  • Créer un avatar à utiliser quand vous répondez ou que vous faites suivre un mail reçu de ce compte externe.

Créer différents avatars vous permet d’utiliser plusieurs adresses mails à partir de votre boite mail. Par exemple, vous pouvez utiliser votre avatar par défaut pour votre correspondance professionnelle et vous pouvez créer un autre avatar pour votre correspondance personnelle.

Pour créer un avatar:

1- Sélectionnez Préférences puis Comptes. Les informations de votre compte par défaut sont affichées en haut de la page.

Compte par défaut Zimbra

2- Cliquez sur Bouton "Ajouter un avatar". Un nouveau nom de compte apparait et les paramètres de l’avatar s’affichent.

Création d'un nouvel avatar

3- Complétez les champs dans la zone Paramètres de l’avatar.

4- Cliquez sur Bouton "Enregistrer" dans la barre d’outils pour sauvegarder un nouvel avatar.

Complétez les champs dans la zone Paramètres de l’avatar.

Paramètres de l'avatar

5- Entrez le nom pour l’avatar dans le champ Nom de l’avatar.

C’est le nom utilisé pour identifier l’avatar dans la liste De quand vous composez un nouveau  mail.

6- Spécifiez les informations De (expéditeur) pour cet avatar:

  • Tapez le nom qui doit apparaitre dans le champ De de vos messages sortants. C’est le nom qui est affiché avant votre adresse mail.
  • Sélectionnez l’adresse mail à partir de laquelle seront envoyés les messages dans le second champ. Si ce champ n’est pas modifiable, vous n’avez pas créé de comptes externes supplémentaires.

7- Pour diriger les réponses aux mails de cet avatar à un nom et une adresse différente de celle que vous avez configure dans le champ De:

  • Cochez la case Répondre à (Valeur à afficher dans le champ «répondre à»)
  • Entrez le nom et l’adresse qui doit recevoir les réponses pour cette identité.

8- Sélectionnez une signature pour cet avatar en utilisant le menu déroulant Signatures.

  • Si vous n’avez pas créé de signatures, vous pouvez revenir en arrière et modifier l’avatar plus tard.
  • Si vous ne voulez pas appliquer de signature automatiquement, sélectionnez Ne pas inclure de signature dans le menu.

9- Pour utiliser automatiquement cet avatar quand vous répondez aux messages envoyés à une adresse spécifique, ou quand vous faites suivre des messages:

  • Cochez la case Lorsque je réponds à/que je fais suivre un mail adressé à.
  • Tapez la ou les adresse(s) mail(s). si vous entrez plus d’une adresse mail, séparez les adresses par une virgule ou un point virgule.

10- Pour utiliser automatiquement cet avatar quand vous répondez aux messages dans un dossier spécifique ou quand vous faites suivre des messages à partir d’un dossier:

  • Cochez la case Répondre aux mails ou faire suivre les mails du ou des dossiers suivants.
  • Cliquez sur l’icône pour sélectionner un ou plusieurs dossiers à partir de la liste des dossiers existants ou créer un nouveau dossier.
  • Si vous sélectionnez plus d’un dossier, séparez les noms des dossiers par une virgule ou un point virgule.

Il y a deux aspects différents dans les identités d’un compte Zimbra:

  • Identités du compte: elles sont également appelées avatars dans un compte Zimbra.
  • Comptes externes: ce sont d’autres comptes mail que vous pouvez avoir en plus de votre compte Zimbra.

Quand vous envoyez un nouveau mail, répondez à un mail ou faites suivre un mail, une identité est toujours associée avec le mail. Il s’agit de l’identité par défaut ou de l’avatar créé en tant que nom du compte et celui-ci est utilisé à moins que vous ayez mis en place différentes identités.

Créer des identités différentes pour le compte, appelées avatars, vous permet d’utiliser plusieurs adresses mail à partir de votre boite mail. Vous pouvez en créer pour gérer différents rôles dans votre vie professionnelle et dans votre vie privée à partir d’un même et unique compte mail.

Vous pouvez également ajouter des comptes externes à votre compte Zimbra pour récupérer des mails à partir d’autres comptes POP. Vous pouvez configurer les paramètres du compte externe de sorte que lorsque vous répondez à ces messages, une adresse spécifique soit montré dans le champ De.

Si vous avez paramétré plus d’un avatar ou plus d’un compte externe, quand vous ouvrez une nouvelle fenêtre de composition, sélectionnez le compte que vous voulez utiliser pour envoyer le mail en utilisant le menu déroulant De.

Gérer les identités du compte Zimbra


Cette caractéristique est aussi connue sous le nom de Réponse automatique par mail.

  • Vous pouvez paramétrer un message d’absence qui répond automatiquement aux gens qui vous envoient des mails quand vous êtes absent de votre bureau pendant une période de temps prolongée.
  • Le message de réponse automatique est envoyé à chaque destinataire seulement une fois, en fonction du nombre de messages que cette personne vous envoie pendant la période de congé définie.
  • Vous pouvez paramétrer le message d’absence en avance et définir une date à partir de laquelle le message doit commencer à être envoyé et la date à laquelle le message ne doit plus être envoyé.

Pour paramétrer un message d’absence:

1- Sélectionnez Préférences puis Mail, et déroulez la barre jusqu’à l’encadré Réception des mails.

Envoyer une réponse automatique par mail

2- Cochez la case Envoyer une réponse automatique par mail.

3- Ecrivez le message à envoyer dans la case texte, comme le montre le message ci-dessus.

4- Entrez la date à partir de laquelle le message doit commencer à être envoyé et la date à partir de laquelle le message n’est plus nécessaire.

5- Cliquez sur Bouton enregistrer.


Vous pouvez configurer les options mail pour notifier les mails à une autre adresse mail quand vous en recevez dans votre boite mail Zimbra. Cette caractéristique peut être utile si vous ne recevez pas beaucoup de mails sur votre compte Zimbra mais quand vous recevez un mail, c’est assez important pour demander une réponse rapide.

Pour paramétrer la notification:

1- Sélectionnez Préférences puis Mail, et déroulez la barre jusqu’à l’encadré Réception des mails.

Paramétrer un nouveau mail de notification

Cochez la case Envoyer un mail de notification à.

2-Entrez l’adresse mail.

3-Cliquez sur Bouton Enregistrer.


Préférences Zimlets

Les zimlets sont des applications complémentaires qui améliorent la fonctionnalité de votre boite mail. L'administrateur permet l'accès aux Zimlets. Tous les Zimlets que vous pouvez utiliser sont listés dans cette page. Certains sont activés par défaut, comme

  • Date: quand vous passez la souris sur une date, elle est surlignée et le calendrier est associé.
  • Téléphone
  • URL cliquez sur l'URL pour aller sur la page Web spécifiée.
  • Nom/adresse mail: cela permet de voir si le nom fait partie d'un carnet d'adresses.

Préférences Raccourcis

Les raccourcis claviers vous permettent d'utiliser l'application sans la souris. Les raccourcis sont listés dans cette page et vous pouvez les imprimer.

Pour voir rapidement une liste de touches raccourcis, tapez CTRL+Q dans votre boite mail, peu importe l'affichage.


Préférences Importer-Exporter

La page Importer/Exporter peut être utilisé pour importer ou exporter vos comptes, des dossiers spécifiques, des calendriers, des listes de contacts. La possibilité d'exporter toutes les données de votre compte est utile si vous voulez sauvegarder votre compte ou un dossier sur votre ordinateur.


Préférences Mobiles

Si la caractéristique Mobile est activée, la page Mobile est disponible dans les Préférences. Cette page montre les mobiles configurés à synchroniser avec la messagerie Zimbra. De cette page vous pouvez synchroniser à partir du serveur de messagerie ou suspendre la synchronisation. Vous pouvez également supprimer des mobiles que vous n'utilisez pas.

Effacer votre mobile

Si votre mobile a été volé ou perdu, vous pouvez effacer tout le contenu du téléphone en utilisant Effacer le contenu de ce mobile. Cette commande efface toutes les informations du portable et revient aux paramètres de départ.

Pour effacer le contenu d'un mobile :

1- Cliquez sur Préférences et sélectionnez Mobile.

2- sélectionnez le téléphone à effacer et cliquez sur Effacer le contenu de ce mobile.

Le statut montrera Effacement en attente. Le serveur est en attente pour connecter l'appareil mobile au serveur. Quand l'appareil se connecte au serveur, l'appareil est effacé. Le statut change: Effacement complet.


Préférences partage

Préférences partage

La page Partage montre les éléments que vous avez partagés ou qu'on vous a partagés.

- Dossiers partagés avec moi mais que je n'ai pas encore acceptés:

  • Afficher la liste des dossiers partagés avec moi dans le cadre d'une liste de distribution: cette option est sélectionnée par défaut. Si des dossiers sont partagés avec vous, les champs montrent les informations de l'élément partagé.
  • Afficher la liste des dossiers partagés avec moi par l'utilisateur suivant...: quand vous sélectionnez cette option, entrez un nom d'utilisateur qui a partagé un élément avec vous. L'information est affichée dans un des champ selon si vous avez accepté ou non le partage. Vous pouvez visualiser les informations d'un utilisateur, un à la fois. Les détails ne sont pas sauvegardés.

- Dossiers partagés avec moi que j'ai accepté

- Dossiers partagés par moi: dans cette section, les dossiers partagés sont listés avec les détails du partage, y compris le rôle que vous avez attribué à l'utilisateur et l'élément partagé. Vous pouvez modifier les propriétés de partage, révoquer l'autorisation à votre partage, ou renvoyer une invitation.

- Partager un dossier: vous pouvez partager vos mails, vos carnets d'adresses, vos calendriers, vos tâches, vos porte-documents.


Préférences calendrier

- Affichage par défaut : sélectionnez comment vous voulez visualiser votre calendrier Zimbra. L'affichage par défaut est semaine ouvrée. L'option affichage inclut : affichage jour, affichage semaine ouvrée, une semaine de 7 jours, vue mensuelle, affichage liste, vue programmée.

- La semaine commence le: spécifiez quel jour de la semaine doit être le premier jour de la semaine dans votre calendrier.

- Visibilité par défaut des rendez-vous: cela peut être soit privé ou public. Par défaut, c'est public, toutes les invitations entrantes de calendrier sont marquées comme public, à moins que le créateur ait marqué le rendez-vous comme privé. Quand privé est sélectionné, toutes les invitations entrantes sont marquées comme privé. Les détails à propos d'un événement qui est marqué comme privé ne sont pas affichés.

- Toujours afficher le mini-calendrier: spécifiez si le mini-calendrier est affiché en bas de la fenêtre à gauche.

- Afficher le n° de la semaine

- Ajouter automatiquement dans l'agenda les rendez-vous reçus : quand la case est cochée, les invitations envoyées dans votre boite de réception sont automatiquement ajoutées à votre calendrier. Vous pouvez accepter ou refuser l'invitation soit dans la boite de réception ou dans le calendrier. Quand la case n'est pas cochée, le rendez-vous est ajouté au calendrier quand vous cliquez sur Accepter ou Provisoire dans le mail.

- Après une réponse à une invitation : spécifiez si vous voulez effacer automatiquement l'invitation une fois que vous y avez répondu.

- Transférer mes invitations à : vous pouvez transférer vos invitations que vous recevez à un ou plusieurs utilisateurs avec lesquels vous avez partagés vos calendriers.

- Afficher les rappels: programmez le temps que vous voulez pour vous rappeler le rendez-vous. Par défaut, le temps est de 5 minutes.

  • Vous pouvez également choisir d'émettre un son avec le rappel. Si le son de votre ordinateur est coupé, vous ne pourrez pas entendre le son.
  • Sélectionnez Afficher brièvement le nom du navigateur: si vous êtes en train de travailler dans un onglet ou une fenêtre différente, le nom du navigateur clignotera.

- Travail semaine et heures : sélectionnez les jours et les horaires où vous travaillez. Sélectionnez Personnaliser pour personnaliser vos horaires par jour. Cette information affiche votre disponibilité (libre ou occupé).

Options Création de rendez-vous

Préférences création de rendez-vous

- Pour créer un rendez-vous, utiliser la boite de dialogue QuickAdd/Ajout rapide de rendez-vous: spécifiez si vous voulez créer de nouveaux rendez-vous en utilisant la fenêtre QuickAdd. Cette option est pratique si vous créez de nombreux nouveaux rendez-vous sans participants.

- Afficher le fuseau horaire de l'heure de début et de fin lors de la création d'un rendez-vous: sélectionnez si vous programmez des réunions avec d'autres fuseaux horaires.

Autorisations

Préférences autorisations d'invitations

- Libre/occupé: définissez les préférences pour permettre à tous les utilisateurs ou à certains de visualiser vos disponibilités.

- Invitations: vous pourrez spécifier qui peut vous inviter à des réunions. Définissez les préférences pour permettre à tous les utilisateurs ou à certains de vous invitez. Si vous limitez les invitations, vous devriez envoyer un mail de réponse automatique indiquant qu'ils n'ont pas la permission de vous inviter.


Préférences adresses et domaines acceptés

La page Adresses/Domaines accepté(e)s vous permet de créer une liste d'adresses ou de domaines accepté(e)s qui peuvent afficher des images intégrées dans les mails qu'on vous envoie.

Les adresses peuvent être ajoutées ou supprimées de cette page. Vous pouvez également ajouter des adresses mails à partir d'un mail.

Vous pouvez ajouter jusqu'à 500 adresses à cette liste.


Préférences filtres

Utilisez la page Filtres pour définir les règles de filtrage des mails entrants et sortants.


Préférences comptes

La page Comptes est utilisé pour créer et gérer vos avatars et compte mails externes. L'avatar est l'identité mail utilisé dans le champ De d'un mail que vous envoyez.

L'ajout de comptes mails externes et d'avatars sont des tâches généralement paramétrées par des utilisateurs finaux.


Préférences carnet d'adresse

- Affichage par défaut : choisissez pour afficher les contacts soit dans un affichage liste ou en affichage carte de visite.

- Paramètres :

  • Sélectionnez Ajouter les nouveaux contacts dans « Personnes contactés par mail » pour ajouter automatiquement les adresses à votre carnet d'adresses quand vous envoyer un mail. Si l'option est activée, les adresses sont sauvegardées dans « Personnes contactées par mail ».
  • Première étape : explorer la liste GAL à l'aide du sélecteur de contact peut être activé si vous avez fréquemment besoin de trouver les adresses qui sont dans le répertoire d'adresses de l'entreprise mais pas dans votre carnet d'adresses.

- Saisie automatique :

  • Sélectionnez Inclure des adresses de la liste GAL (liste d'adresses globales) pour utiliser la liste GAL aussi bien que votre carnet d'adresses pour chercher des adresses quand vous composez un message ou quand vous organisez une réunion.
  • Sélectionnez Première étape : explorer la liste GAL à l'aide du sélecteur de contact pour regarder dans la liste GAL quand vous ajoutez des contacts à un mail ou à une réunion.

Préférences signatures

Vous pouvez créer des signatures pour vos mails. C'est une tâche couramment effectué par des utilisateurs finaux. Votre signature peut inclure votre nom et du texte supplémentaire selon le nombre maximum de caractères autorisé par votre compte. Si vous créez plusieurs identités, vous pouvez créer différentes signatures et les appliquer à des adresses spécifiques.

Tapez un nom qui identifie la signature dans le champ Nom.Vous pouvez créer plusieurs signatures, c'est pourquoi utiliser un nom identifiable est important.

1- Dans la case texte, tapez les informations de la signature exactement comme vous voulez qu'elle apparaisse dans votre message. Si vous utilisez du HTML , vous pouvez sélectionner la police, la taille et la couleur du texte et ajouter des liens et des images à votre signature. Les images peuvent être soit téléchargés ou vous pouvez mettre un lien URL de l'image.

2- Spécifiez votre compte principal pour les nouveaux messages et pour les réponses et les transferts en utilisant les menus déroulants.

3- Spécifiez où positionner votre signature dans vos messages:

  • Sélectionnez Au-dessus du mail inclus pour ajouter votre signature à la fin de votre mail, de votre réponse ou du mail que vous avez fait suivre.
  • Sélectionnez Au-dessous des mails inclus pour ajouter la signature à la fin du mail.

4- Cliquez sur Enregistrer.


Préférences création de mail

- Créer : sélectionnez votre éditeur de texte par défaut, soit HTML ou texte. Définissez les préférences de style par défaut à utiliser quand vous utilisez le format HTML pour composer des mails, documents et calendriers. Vos pouvez définir la police, la taille des caractères et la police. La police Verdana, taille 12 et couleur noir sont les paramètres par défaut.

- Enregistrer automatiquement le brouillon des mails en cours de création : quand l'option est activée, un brouillon du message est sauvegardé après quelques minutes. Si vous préférez ne pas avoir de message sauvegardé automatiquement, désactivez l'option.

- Répondre/ transférer en utilisant le format du mail original : même si votre éditeur de texte est différent du message dans le même format que vous l'avez reçu. C'est utile pour être sûr que le destinataire puisse recevoir le message dans le meilleur format pour le lire.

- Toujours ouvrir une nouvelle fenêtre pour créer un mail : quand cette option est sélectionnée, une nouvelle fenêtre de composition s'affiche, séparément de votre boite mail. Vous pouvez naviguer et visualiser votre boite mail même si la fenêtre de composition est ouverte.

- Vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de mail : si vous voulez être sûr de la bonne orthographe de votre mail avant de l'envoyer, cochez cette case.

- Enregistrer une copie dans le dossier Envoyés: cette option est activée par défaut. Des copies des messages que vous avez envoyés sont sauvegardés dans le dossier Envoyés. Si vous voulez désactiver cette option, décochez la case.

 - Répondre/ répondre à tous :

  • Ne pas inclure le mail original
  • Inclure le mail original : utiliser un préfixe ou inclure les en-têtes.
  • Inclure uniquement le dernier mail.
  • Inclure le mail original en pièce jointe.

 - Faire suivre :

  • Inclure le mail original : utiliser un préfixe ou inclure les en-têtes.
  • Inclure le mail original en pièce jointe.

- Préfixes: spécifiez si il fait ajouter le préfixe > ou I à chaque ligne pour les messages auxquels on a répondu ou les messages transférés, si vous décidez d'inclure le message original


 Dans la page Mail vous pouvez :

- Sélectionner comment les messages sont affichés.

- Paramétrer comment votre boite mail gère les messages quand ils arrivent.

- Créer un message de réponse automatique qui peut être utilisé quand vous êtes absents.

- Si vous êtes paramétrés pour utiliser un client POP3, vous pouvez configurer l’accès POP3 quand les messages sont téléchargés au client POP3.

- Paramétrer les options relatives aux Spams en bloquant ou en autorisant les messages de certaines adresses que vous spécifiez.

Affichage des mails

Préférences affichage mails

 - Tester la présence de nouveaux mails chaque : sélectionnez l’intervalle d’interrogation, c’est-à-dire la fréquence à laquelle votre ordinateur vérifie les nouveaux mails. Par défaut, il vérifie toutes les 5 minutes. La plage horaire minimum est définie par votre administrateur.

- Lorsque je clique sur Actualiser : cela définie si l’affichage de votre boite mail change ou non lorsque vous cliquez sur Actualiser. 

  • Si Exécuter ma recherche par défaut est sélectionné, quand vous cliquez sur Actualiser, la préférence de recherche mails paramétré dans le champ Recherche mail par défaut est mis en route. Si votre recherche par défaut n’est pas le dossier que vous êtes en train de visualiser quand vous cliquez sur Actualiser, l’affichage est directement redirigé sur l’affichage du dossier par défaut. Dans la plupart des cas, il s’agit de votre boite de réception. 
  • Si Actualiser la vue actuelle est sélectionné, quand vous cliquez sur Actualiser à partir de n’importe quel dossier, la demande d’actualisation met à jour l’affichage de votre dossier actuel. Si un nouveau mail est reçu dans un autre dossier, ces dossiers sont en gras et le nombre de messages non lus est mis à jour.  

 - Afficher le mail : sélectionnez Format HTML (si possible) pour afficher les messages en mise en page HTML, par exemple, en gras, coloré ou tout autre style de texte. Sélectionnez Format texte pour afficher les messages en texte brut. Dans le format texte, les tags HTML sont affichés mais pas appliqués comme balisage.

- Aperçu de mail : sélectionnez si vous voulez afficher un extrait du contenu de chaque mail dans la liste de mails. Quand l’option est activée, la première ligne dans le mail est affichée quand le curseur passe sur le sujet du message. Quand elle est désactivée, seuls les premiers mots du message sont affichés. Sélectionnez si vous voulez double-cliquer pour ouvrir le mail dans une autre fenêtre.

- Images : cochez la case si vous souhaitez télécharger les images automatiquement dans les mails au format HTML.

- Lorsque j’affiche un mail dans le panneau de lecture : sélectionnez si le message doit être marqué comme lu immédiatement, marqué comme lu après X secondes, ne pas le marquer comme lu.

- Lorsque je déplace ou supprime un mail : sélectionnez où le curseur doit se retrouver après avoir déplacé ou supprimé un message.

- Recherche mail par défaut : définissez la recherche à effectuer quand vous vous connectez. Les résultats de votre recherche sont affichés dans la fenêtre de contenu quand vous vous connectez à votre boite mail. La recherche par défaut est la boite de réception. Par conséquent, quand vous vous connectez, les résultats de votre boite de réception sont affichés. Vous pouvez changer ce champ pour avoir un autre dossier , tag ou une recherche sauvegardée affiché à votre première ouverture de la messagerie Zimbra.

Réception des mails

Préférences Réception des mails

Réception des mails

- Lorsqu'un mail arrive:

  • Émettre un son : sélectionnez si un son doit être joué. Un plugin Windows Media ou Quicktime est nécessaire. Un bip est joué quand un nouveau mail arrive dans votre boite de réception. Si le son de votre ordinateur est coupé, vous n'entendrez pas le son.
  • Activez l'onglet mail: sélectionnez si l'onglet mail doit être éclairé quand un nouveau mail arrive et que vous n'êtes pas en train de travailler dans cet onglet.
  • Afficher brièvement le nom du navigateur : sélectionnez si le titre du navigateur doit s'afficher brièvement quand vous recevez un nouveau message.
  • Afficher un message de notification : sélectionnez si le navigateur doit montrer un message de notification. Vous devez avoir Yahoo!BrowserPlus pour utiliser cette option.
  • Faire suivre une copie à : spécifiez une adresse à qui vous voulez faire suivre votre mail. Sélectionnez la case si vous ne voulez pas garder une copie du message transféré dans votre boite de réception.
  • Envoyer un mail de notification à : spécifiez une adresse où vous voulez notifier votre nouveau mail dans votre boite de réception Zimbra.
  • Envoyer une réponse automatique par mail : utilisez cette option pour envoyer un message d'absence en disant que vous êtes absent du bureau. Spécifiez le texte pour le message dans le champ disponible. Déterminez les dates de début et de fin pendant lesquelles ce message doit être utilisé.

 - Accusé de lecture : spécifiez comment gérer les messages que vous recevez qui sont marqués d'un drapeau pour envoyer un accusé de lecture à l'expéditeur. 

  •  Ne jamais envoyer un accusé de lecture : c'est l'option par défaut. Quand un message est reçu avec une demande d'accusé de lecture, la demande est ignorée. Le destinataire n'est pas au courant de la demande.
  • Toujours envoyer un accusé de lecture : un message d'accusé de lecture est automatiquement envoyé quand le message marqué d'un drapeau est ouvert.
  • Me demander : on demande aux destinataires si ils veulent envoyer un accusé de lecture.

 - Mails envoyés par moi-même : utilisez cette section pour gérer les messages que vous envoyer que inclut votre adresse mail en tant que destinataire.

- Options Spam : vous pouvez identifier jusqu'à 100 adresses que vous vouez bloquer et jusqu'à 100 adresses dont vous êtes sûrs que ce ne sont pas des spams.

Accès à partir d'autres clients de messagerie

Préférences accès à partir d'autres messageries

 Si vous êtes paramétrés pour pour utiliser un client web POP3, vous pouvez configurer l’accès POP3 quand les messages sont téléchargés dans Zimbra. Les options d’accès POP sont:

-Autoriser le téléchargement de tous les mails (y compris les anciens mails).

- Autoriser uniquement le téléchargement des mails reçus à partir de maintenant.


Préférences options de connexion

Préférences recherche

Préférences autres

Utilisez les options suivantes dans l’onglet Préférences puis Général :

  • Changez le mot de passe : utilisez cette option pour changer votre mot de passe. Si vous rencontrez des problèmes pour changer votre mot de passe, ou si le bouton n’est pas affiché, contactez votre administrateur pour demander de l’aide.
  • Connexion avec : définit le type de client par défaut à connecter.
    • Évolué (Ajax) : offre un ensemble complet des fonctionnalités de collaboration web. Ce client web travaille mieux avec les nouveaux navigateurs et les connexions internet plus rapides.
    • Standard (HTML): recommandé lors de connexions internet lentes, lors de l’utilisation de vieux navigateurs, ou pour une accessibilité plus facile.
  • Thème : c’est la couleur d’arrière-plan pour votre interface de messagerie.
  • Langue : c’est la langue utilisé pour afficher le texte de la messagerie Zimbra.
  • Fuseau horaire par défaut : il s’agit du fuseau horaire par défaut de votre compte. Il peut être différent de la configuration du fuseau horaire de votre ordinateur. Note : dans le client web standard, ce fuseau détermine la date et l’heure des messages que vous envoyez et que vous recevez, et l’heure à afficher pour les rendez-vous du calendrier.
  • Paramètres de recherche : Cochez Inclure le dossier Spam dans les recherches et/ou Inclure le dossier Corbeille dans les recherches pour inclure ces dossiers dans toutes les recherches que vous effectuez. Par défaut, ces dossiers ne sont pas inclus dans les recherches.
  • Langues de recherche : Cochez Afficher les fonctions évoluées dans la barre d’outils de recherche  pour montrer les détails de recherche dans la case de texte Recherche en haut de la fenêtre de messagerie Zimbra.
  • Nombre d’objets à récupérer pendant le défilement : pour visualiser plus de 50 lignes pendant le défilement de la page contenu, modifiez le menu déroulant.
  • Paramètres : cochez Afficher les cases à cocher qui facilitent la sélection des objets dans les listes (exige un rafraichissement de l’affichage) pour afficher une case pour chaque élément de la fenêtre contenu. Lorsque cette option est activée, utilisez les cases pour sélectionner un ou plusieurs éléments pour effectuer la même action, comme par exemple supprimer, déplacer ou marquer comme lu/non lu.
  • Imprimer taille des caractères : la taille des caractères par défaut utilisé quand un message est imprimé est de 12 points. Vous pouvez sélectionner une autre taille d’impression des caractères dans la liste déroulante.
  • Bulles : les noms dans le champ Adresse s’affiche dans une bulle. La bulle est paramétré par défaut. Quand l’option bulle est activée, et quand la saisie automatique est utilisée pour afficher une liste de distribution, la bulle inclut un signe + pour identifier les adresses faisant partie d’une liste de distribution. Les utilisateurs peuvent cliquer sur + pour afficher la liste des membres de la liste de distribution. Ils peuvent également cliquer sur l’adresse dans la liste pour envoyer un mail individuel au destinataire sélectionné.

Il y a trois choses que vous pouvez faire pour chaque page de Préférences:

  • Cliquez sur dans la barre d’outils pour sauvegarder les changements que vous avez faits. Cela sauvegarde vos changements et vous remet sur l’affichage de la messagerie Zimbra.
  • Cliquez sur  dans la barre d’outils pour annuler les changements que vous avez faits. Cela annule les changements et vous remet sur l’affichage de la messagerie Zimbra.
  • Cliquez sur  dans le coin en haut à droite de n’importe quelle page Préférences pour annuler toutes les modifications pour cette page pour revenir à vos derniers paramètres enregistrés.

Comment supprimer un dossier sous Zimbra?

Pour supprimer un dossier défini par l'utilisateur, soit:

1- Faites glisser et déposer le dossier dans la Corbeille.

Supprimer un dossier

Dans cette exemple, le dossier Réunion est déposé dans la Corbeille.

2- Faites un clique droit sur le dossier et choisissez Supprimer.

Supprimer dossier

Quand vous supprimez un dossier, son contenu est déplacé dans la Corbeille. Vous pouvez récupérer le contenu de la Corbeille en faisant glisser le contenu et en le déposant dans un autre dossier.

Si vous voulez sauvegardez certains des messages dans un dossier avant que vous n'effaciez le dossier, déplacez les messages dans un autre dossier.

Note: Le dossier Corbeille est vidé sur une base régulière, qui est paramétré par l'administrateur, ainsi les élements dans la Corbeille ne restent pas éternellement.


Comment renommer un dossier sous Zimbra?

Pour renommer un dossier défini par l'utilisateur:

1- Faites un clique droit sur le dossier, et choisissez Renommer le dossier. 

Renommer le dossier

Une fenêtre Renommer le dossier s'affiche.

Fenêtre renommer dossier

2- Tapez le nouveau nom pour le dossier dans le champ Nouveau nom.

3- Cliquez sur Onglet OK.

Les noms des dossiers peuvent contenir n'importe quel caractère, sauf:

  •  : (les deux points)
  •  / (la barre slash)
  •  " (les guillemets)

Des dossiers personnalisés peuvent être créés à l'intérieur d'autres dossiers , y compris les dossiers du système.

Vous ne pouvez pas créer deux dossiers avec le même nom dans le même dossier parent. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir deux dossiers appelés "Travail" à l'intérieur du dossier "Boite de réception" , mais vous pouvez avoir un dossier appelé "Travail" à l'intérieur du dossier "Boite de réception", et un autre du même nom à l'intérieur du dossier "Envoyé".

Pour créer un nouveau dossier:

1- Soit cliquez sur Icone nouveau dossier en haut de la fenêtre de gauche , ou soit faites un clique droit dans la fenêtre de gauche dans la liste des dossiers, et sélectionnez Nouveau dossier.

Nouveau dossier

La fenêtre Créer un dossier apparait.

Fenêtre créer un nouveau dossier

2- Tapez le nom du dossier dans le champ Nom.

Sélectionnez où placer le dossier. Soit:

  • Cliquez sur Dossiers pour que le nouveau dossier s'affiche en haut de la liste.
  • Cliquez sur un dossier existant pour placer votre nouveau dossier à l'intérieur de ce dossier.

3- Cliquez sur Onglet Ok.


Il yna deux types de dossiers dans la messagerie Zimbra:

  • Dossiers du système: les dossiers du système ne peuvent pas être déplacés, renommés ou supprimés. Les exemples comprennent la boite de réception, Envoyés ou Corbeille.
  • Dossiers définis par l'utilisateur: vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos mails. Les dossiers que vous créez sont affichés dans la liste des dossiers dans la fenêtre de gauche. Les noms de dossiers de haut niveau doivent être uniques. Le nom ne peut pas être la même que n'importe quel autre dossier de haut niveau dans vos dossiers mail, calendrier, carnet d'adresses.

L'icône drapeau dans la liste de messages est un indicateur oui/non qui indique si le message a été libellé. Cela peut être utilisé pour indiquer un élément d'action ou pour distinguer un message ou une conversation d'autres élements moins importants.

Pour afficher le drapeau:

1- Placez le curseur de la souris sur la colonne Drapeau au niveau du message ou de la conversation. L'icône Drapeau apparait dans une forme d'ombre.

Drapeau ombre

2- Cliquez une fois directement sur l'icône Drapeau. L'icône drapeau apparait dans sa forme active.

Drapeau actif

Pour enlever le drapeau:

1- Cliquez sur le drapeau en forme active.


Comment supprimer un tag sous Zimbra?

Pour supprimer un tag:

1- Faites un clique droit sur le nom du tag dans la fenêtre à gauche.

2- Cliquez sur Supprimer.

Supprimer un tag

Supprimer un tag enlève le tag de tous les éléments qui avaient ce tag. Les éléments en eux-mêmes ne sont pas supprimés.


Marquer un élément est similaire à libeller avec un drapeau, sauf que vous pouvez créer et appliquer plusieurs tags à un seul élément pour le classer sous différentes catégories en même temps. Après avoir créer un tag, vous pouvez l'appliquer à des conversations, mails ou contacts.

Pour marquer un mail en utilisant glisser-déposer:

Faites glisser un tag de la fenêtre de gauche et déposez sur un élément de la fenêtre de contenu.

Glisser déposer un tag sur un message

Pour appliquer un tag à un élément en utilisant les menus

1- Faites un clique droit sur l'élément de la fenêtre Contenu.

2- Marquer le mail (ou Contact du tag)

Appliquer un tag à un message

3- Choisissez le nom du tag à partir de la liste qui apparait. Seuls les tags qui ne sont pas déjà appliqués à l'élément sélectionné sont listés.

Pour enlever un tag d'un élément:

1- Faites un clique droit sur l'élément, cliquez sur Marquer le mail et choisissez Enlever le tag.

Enlever le tag d'un message

Si il y a plusieurs tags, vous pouvez sélectionner le tag que vous souhaitez enlever, ou choisissez tous les tags pour enlever tous les tags à la fois.

Enlever tous les tags en même temps

Pour appliquer/enlever un tag à plusieurs en même temps:

1- Sélectionnez tous les éléments à marquer en utilisant CTRL ou Shift et sélectionnez les éléments (ou cochez les cases correspondantes).

2- Faites un clique droit sur un des éléments, et choisissez un tag existant, ou Nouveau tag ou Enlever tag.

Appliquer un tag à plusieurs messages

Pour trouver des messages marqués rapidement:

1- Cliquez sur un tag dans la fenêtre à gauche:

Tous les messages avec le tag Réservation sont affichés dans la fenêtre contenu.

Recherche tag reservation

Pour rechercher des tags, tapez une des options suivants dans le champ Rechercher:

  • Tag:nom du tag. Cela affiche tous les tags de ce nom.

Recherche tag par le nom

  • Tag:couleur. Cela affiche tous les tags de cette couleur.

Comment créer des tags sous Zimbra?

Vous pouvez créer un Nouveau tag en utilisant une des options suivantes:

  • Faites un clique droit sur Tags dans la fenêtre à gauche et sélectionnez Nouveau Tag.

Nouveau tag

  • Sélectionnez un message, cliquez sur Onglet tag dans la barre d'outils et sélectionnez Nouveau tag.

Nouveau tag

  • Faites un clique droit  sur un élément dans un affichage liste, choisissez Marquer le mail et sélectionnez Nouveau tag.

Nouveau tag

  • Faites un clique droit sur l'icône Tag dans la fenêtre à gauche et choisissez Nouveau tag.

Créer un nouveau tag

Fenêtre créer un nouveau tag

Nouveau tag

Fenêtre créer un nouveau tag

Pour créer un nouveau tag:

1- Sélectionnez Nouveau Tag. La fenêtre Créer un tag s'affiche.

Fenêtre créer un nouveau tag

2- Tapez un nom pour le tag dans le champ Nom du tag de marquage  et choisissez une couleur pour le tag dans le menu déroulant.

Couleur du tag

3- Cliquez sur Onglet OK.

Les noms des tags peuvent contenir n'importe quel caractère sauf:

  •  : (les deux points)
  •  / (la barre slash)
  •  " (les guillemets)

Le nouveau tag est classé sous Tags dans la fenêtre à gauche et peut être appliqué à n'importe quel mail ou contact.

Encadré tags

Vous pouvez attribuer plusieurs tags à un message. Si un message a plusieurs tags, le symbole sera multicolore.

Tag multicolor


Les tags sont votre système personnel de classification des mails, des contacts, des tâches et des rendez-vous. L'utilisation des tags est une aide pour retrouver vos éléments.

Certains des avantages des tags comprennent:

  • vous pouvez classer des mails en utilisant des tags.
  • vous pouvez rechercher un tag et tous les messages contenant ce tag seront affichés, peu importe le dossier où ils se trouvent.
  • vous pouvez créer autant de tags que vous voulez.
  • vous pouvez appliquer plusieurs tags au même message et au même contact.

Ils peuvent être utilisés dans les comparaisons qui utilisent l'opérateur de comparaison correspond aux. Les deux caractères de substitution sont * et ?.

L'astérisque (*).

L'astérisque est un espace réservé pour zéro ou plusieurs caractères de tout type.

Le point d'interrogation (?).

Le point d'interrogation est un espace réservé pour seulement un caractère.


Une règle de filtrage peut spécifier de multiples actions. Les combinaisons d'actions sont interprétées selon le tableau suivant:

Actions multiplesDescription
Ranger dans un autre dossierDe multiples actions ranger dans résultent à de multiples copies stockés dans différents dossiers. Si un dossier n'existe pas, le message est enregistré dans la Boite de réception.
Marquer/LibellerCes actions s'appliquent aux messages en fonction de l'action précédente. Dans le cas de multiples actions Ranger dans, cela pourrait résulter de plusieurs copies du message stockés  sans tags et d'autres avec tags.
Conserver dans la boite de réceptionDe multiples actions conserver dans peuvent être spécifiés mais seulement une copie est enregistrée dans la boite de réception.
DétruireSi vous combinez cette action avec d'autres, détruire est ignoré et les autres actions ont lieu.

Les actions disponibles pour les filtres sont les suivantes:

ActionsDescription
Conserver dans la boite de réceptionPour les messages entrants, cela enregistre le message dans le dossier "Réception". Pour les messages sortants, cela enregistre une copie du message dans le dossier "Envoyé". Si aucunes de ces règles de filtrage correspond au message, cette action se met en place par défaut.
Ranger dans un dossierDéplace le mail dans un dossier précis.
DétruireSupprime le message sans le délivrer. Le message ne se trouve dans aucun de vos dossiers même pas dans le dossier "Corbeille".
Libeller avecVous pouvez taguer des messages avec le tag correspondant.
MarquerSélectionnez "comme lu" ou "avec drapeau".
Faire suivre à l'adresseFait suivre le mail à une adresse précise.

Les champs de comparaison pour les filtres sont les suivants:

Champs de comparaisonDescription
DeUtilisez cette condition pour spécifier un nom d'expéditeur dans un mail.
AMême condition que De, mais cherche des noms spécifiés dans le champ A dans l'en-tête du mail.
CcMême condition que De, mais cherche dans le champ Cc de l'en-tête du mail.
A ou CcMême condition que De, mais cherche en même temps dans les champs A et Cc dans l'en-tête du mail.
SujetCherche les sujets des mails dans l'en-tête.
En-tête nomméQuand cette option est sélectionnée, un champ de texte supplémentaire s'affiche avant la méthode de comparaison. Cette option vous permet de spécifier dans les champs standards, comme A, De, Date, Répondre à, ou un autre champ spécialisé inclus dans l'en-tête du mail.
Vous pourrez utiliser cette option pour filtrer les messages dont l'en-tête est mal formé, c'est-à-dire qu'il ne contient pas toutes les informations standards. Parfois les spams, qui sont générés automatiquement, omettent des informations. Utilisez le second champ pour spécifier l'en-tête à tester.
TailleUtilisez cette condition pour sélectionner des mails qui sont plus longs ou plus courts que la taille spécifiée, y compris les pièces jointes.Vous pouvez utiliser cette condition pour éliminer les mails qui sont trop longs.
DateUtilisez cette option pour spécifier des messages envoyés avant ou après une certaine date.
ContenuLes options pour le contenu sont Contient ou Ne contient pas. Cela vous permet de spécifier des mots correspondants dans le contenu du mail. Vous ne pouvez pas filtrer des mots dans les pièces jointes.
Est accusé de lectureUn message avec un accusé de lecture peut être filtré.
Pièces jointesVous pouvez filtrer des mails avec ou sans pièces jointes.
Adresse dansTester une adresse dans vos contacts et vous permet de spécifier un champ d'adresse comme De.
Invitation dans le calendrierUtiliser les filtres pour les mails qui sont des invitations de calendriers.

Les opérateurs de comparaison sont les suivants:

Opérateurs de comparaisonDescription
Correspond exactement/Pas de correspondance exacte
Spécifie une correspondance exacte. Par exemple, spécifier des sujets qui correspond exactement à Banane correspondraient seulement avec Banane et non avec Bananes ou un camion plein de bananes.
Contient/Ne contient pas
Spécifie que la ligne sujet doit contenir les mots spécifiés. Par exemple, spécifier un sujet contenant Banane correspondrait avec je vais manger des bananes.
Correspond aux caractères de substitution/Ne correspond pas aux caractères de substitution
Spécifie que le sujet doit correspondre aux mots spécifiés qui inclus des caractères de substitution. Par exemple, spécifier bana* correspondrait avec banane et bananier  mais pas nombreuses bananes. Le caractère de substitution * est un caractère utilisé dans le champ de comparaison pour représenter un ou plusieurs caractères dans le filtre.
Existe/N'existe pas
Correspond si les mots spécifiés sont présents dans le message. Il est utilisé avec l'en-tête nommé et les pièces jointes.
Dessous/Pas au-dessous
Dessus/Pas au-dessus

Utilisé pour la comparaison de la taille.
Avant/Pas avant
Après/Pas après

Utilisé pour la comparaison de la date.
Dans/Pas dans
Utilisé pour tester la présence d'une adresse dans vos contacts.

Vous pouvez appliquer les règles de filtrage à un mail existant. Dans l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres, cliquez sur Appliquer le filtre et dans la fenêtre "Sélectionnez le dossier", choisissez les dossiers auxquels vous voulez appliquer le filtre.

Onglet appliquer un filtre


Comment modifier un filtre sous Zimbra?

Pour modifier un filtre:

1- Sélectionnez l'onglet Préférences,puis Mail et Filtres.

Modifier un filtre

2- Cliquez sur Onglet modifier un filtre. La fenêtre Modifier le filtre s'affiche.

3- Utilisez les menus déroulants et les champs pour modifier le filtre si nécessaire.

4- Cliquez sur Onglet ok.


Vous pouvez créer un filtre de deux façons:

  • en utilisant l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres.
  • en utilisant un message dans la boite de réception.

Créer un filtre à partir de l'onglet Mail (Préférences)

1- Sélectionnez l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres.

2- Cliquez sur Onglet nouveau filtre La fenêtre Ajouter un filtre s'affiche.

Fenêtre ajouter nouveau filtre

3- Tapez le nom pour la règle dans le champ Nom du filtre.

4- Dans Si les conditions suivantes sont satisfaites, choisissez une préférence (une des conditions ou toutes les conditions).

conditions satisfaites

  • Une des conditions signifie que si une des conditions dans le filtre est rencontrée, l'action s'applique.
  • Toutes les conditions signifie que toutes les conditions dans le filtre doivent se rencontrer pour appliquer l'action du filtre.

Les étapes 5 à 11 peuvent être répétées pour mettre en place des conditions et des actions multiples dans un seul filtre:

5- Sélectionnez dans la liste déroulante quelle partie du mail vous voulez filtrer. Par exemple, choisissez le champ d'un mail, une partie du message ou une adresse mail.

Champs de comparaison

Dans l'exemple ci-dessus, Objet est sélectionné. Par conséquent, l'objet de tous les messages entrants seront filtrés.

6- Choisissez une méthode de comparaison.

Opérateurs de comparaison

Dans 'exemple ci-dessus, Contient est sélectionné. Par conséquent, le filtre cherchera les sujets qui contiennent un certain texte.

7- Entrez un mot ou une phrase à comparer dans le champ texte. Par exemple, entrez Réunion profs pour filtrer tous les messages contenant Réunion profs dans le sujet.

8- Cliquez sur Onglet + pour ajouter plus de conditions, si besoin. Vous pouvez continuer à ajouter plus de conditions ou poursuivre en ajoutant une ou plusieurs actions.

9- Choisissez une action dans la liste déroulante dans Exécuter les actions suivantes.

Actions

Dans l'exemple ci-dessus, Ranger dans un dossier est sélectionné. Par conséquent, le filtre rangera dans un autre dossier les messages avec un sujet contenant Réunion profs.

10- Sélectionnez Naviguer pour trouver le nom d'un dossier ou d'un tag, si nécessaire. Ce que vous spécifiez dépend de l'action que vous choisissez dans l'étape précédente.

Naviguer

Dans l'exemple ci-dessus, le dossier Réunion est sélectionné. Par conséquent, tous les mails entrants qui ont un sujet Réunion profs seront déplacés dans le dossier Réunion.

11- Si ce n'est pas déjà coché, cochez Case actif (dans le coin en haut à droite) pour activer le filtre.

12- Cliquez sur Onglet + pour ajouter plus d'actions et cliquez sur Onglet OK pour terminer.

Le filtre s'appliquera automatiquement à tous les nouveaux messages entrants.

Créer un filtre à partir d'un mail.

Pour créer un nouveau filtre à partir d'un mail:

1- Faites un clique droit sur le message et choisissez Nouveau filtre.

nouveau filtre

2- La fenêtre Modifier le filtre s'affiche avec De et Sujet remplis avec les informations du mail.

Fenêtre ajouter un nouveau filtre

3- Si les conditions du filtre sont corrects, entrez un nom dans Nom du filtre et cliquez sur Onglet ok.

Vous pouvez changer les conditions et les actions si nécessaire en utilisant les menus déroulants dans la fenêtre Modifier filtre.


Les filtres sont appliqués dans l'ordre dans lequel ils sont listés dans l'onglet Mail puis Filtres. Vous pouvez changer cette ordre à n'importe quel moment en utilisant Onglet ascendant ou Onglet descendant.

Les conditions sont utilisées pour tester chaque message. Si le message rencontre les conditions globales (en utilisant les désignations une ou toutes les conditions comme spécifié dans la règle de filtrage) c'est une correspondance. L'ordre des conditions à l'intérieur de chaque filtre n'est pas important.

Si le message correspond aux conditions, toutes les actions associées avec cette règle de filtrage sont appliquées , dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans le filtre.


Quand utiliser les filtres sous Zimbra?

Tous les filtres actuellement définis sont listés dans l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres. Les cases actifs vous permettent d'activer ou non un filtre sans avoir à l'effacer.

Chaque message entrant est listé contre vos règles actives de filtrage lorsque le message est reçu, et les actions du filtre sont appliquées aux messages correspondants à ce moment là.

Fenêtre des filtres existants


Les conditions dans une règle de filtrage peuvent être groupés en utilisant une ou toutes les conditions. L'utilisation de ces termes est similaires aux recherches de type Et face à Ou, une des conditions devient Ou et toutes les conditions devient Et.

  • Une des conditions. Un message qui rencontre une des conditions est considérée comme une correspondance.
  • Toutes les conditions. Chaque condition spécifiée dans la règle de filtrage doit correspondre pour que le message corresponde au filtre.

Chaque règle de filtrage consiste d'une ou plusieurs conditions et d'une ou plusieurs actions.

Les conditions.

Par exemple, si votre superviseur vous envoie des mails de plus d'une adresses, comme par exemple, jeanne.dupont@entreprise.fr ou jeanne-dupont23@yahoo.fr, vous pouvez créer un filtre appelé Superviseur qui a deux conditions, une pour chaque adresse mail et une même action.

Fenêtre créer un filtre

Les conditions peuvent inclure :

  • Des adresses précises dans les champs adresses De, A, Cc dans l'en-tête.
  • Des mails qui sont enregistrés sous un format spécifique. La taille peut être spécifié comme R, Ko, Mo, Go.
  • La date est avant ou après une date spécifiée.
  • La présence ou l'absence de pièces jointes.
  • Les adresse qui font parties ou non d'un carnet d'adresses.
  • Les mots ou ensemble de caractères dans le sujet ou le corps du message.
  • Si le message est une invitation de calendrier.

Toutes les conditions vous permettent de spécifier non pas comme une condition négative. Par exemple, vous pouvez spécifier des mails qui ne contiennent pas un mot en particulier.

Vous pouvez combiner les conditions pour chercher des mails avec plus de caractéristiques complexes.

Les actions.

Chaque règle de filtre peu spécifier une ou plusieurs actions.

Les actions incluent:

  • Laisser le message dans la boite de réception (pas d'action).
  • Déplacer le message dans un autre dossier.
  • Taguer le message.
  • Marquer le message comme non-lu ou avec drapeau.
  • Détruire le message. Cette action supprime le message silencieusement., ce qui signifie que le message n'atteint pas votre boite de réception. Ce n'est pas la même chose que l'action "Supprimer" dans votre menu. Supprimer un élément le déplace dans le dossier Corbeille.
  • Faire suivre le message à une adresse spécifiée.

Note: Cochez Ne pas appliquer d'autres filtres pour éviter l'application de toutes autres règles de filtrage à un mail qui correspond à la règle actuelle.Si la case n'est pas cochée, des règles de filtrage subséquentes sont évalués pour le mail même si le filtre actuel correspond. Vous ne voulez sûrement pas avoir le même message correspondre à plus d'une règle de filtrage et subir des actions multiples, voire contradictoires.


Si vous décidez de changer votre réponse à une invitation à une réunion, par exemple, si vous voulez accepter une réunion que vous aviez auparavant refusé:

1- Faites un clique-droit sur la réunion dans votre calendrier.

2- Sélectionnez Accepter à partir du menu.

Une réponse automatique est envoyé à l'organisateur de la réunion pour indiquer que vous avez accepté de participer à la réunion.


Quand vous recevez une notification mail pour une réunion, la réunion est ajouté à votre calendrier et marqué comme nouveau. Vous pouvez répondre rapidement à l'invitation soit de votre boite mail ou de la fenêtre Liste de calendriers.

Pour répondre à une invitation à une réunion:

1- Ouvrir le mail qui contient la demande de réunion soit:

2- En cliquant sur le mail d'invitation dans la boite de réception.

3- En faisant un clique-droit sur le rendez-vous dans la fenêtre Liste de calendriers et sélectionnez Nouveau. L'invitation à la réunion apparait.

Fenêtre d'invitation

4- Sélectionnez une action. Il existe 4 actions:

  • Onglet Accepter Accepte la réunion.
  •  Onglet A confirmer Montre la réunion en orange dans votre calendrier.
  •  Onglet Refusé Supprime la réunion de votre calendrier
  •  Onglet Proposer un nouvel horaire Si les horaires de la réunion ne convient pas à votre emploi du temps, mais que vous voulez participer à la réunion, vous pouvez proposer de nouveaux horaires pour la réunion. L'organisateur de la réunion reçoit un mail avec les horaires proposés. L'organisateur peut accepter ou supprimer les changements.

5- Cliquez sur une des actions pour envoyer automatiquement une réponse à l'organisateur de la réunion indiquant votre réponse, soit Je participerai; Je pourrais participer ou Non, je ne participerai pas.

6- Cliquez sur la flèche sur l'action et sélectionnez Modifier la réponse pour ajouter des commentaires au mail de réponses. C'est une option. Si la réunion est un événement récurrent, vous avez le choix de répondre pour l'instance ou pour la série. Pour ajouter des commentaires quand vous répondez à une invitation à une réunion dans la liste de calendriers, faites un clique droit sur le rendez-vous et sélectionnez Modifier la réponse.

Après que vous ayez fait votre choix, l'invitation est déplacée dans la Corbeille, et Nouveau est retiré du calendrier. Les refus aux rendez-vous s'affichent sur le calendrier dans une vue fanée, comme un rappel des réunions que vous avez refusés. Vous pouvez supprimer les réunions refusés à tout moment.

Note: Si vous préférez que le mail d'invitation reste dans votre boite de réception, changez les préférences dans Préférences puis l'onglet Calendrier.

Pour lire le mail ou pour voir les pièces jointes qui ont pu être envoyés, cliquez sur l'avis de convocation.

Les paramètres de rappel que vous avez configurés dans Préférences puis Calendrier remplacent les paramètres de rappel que vous recevez dans les invitations aux réunions.


Pour transformer un contact en une demande de réunion:

1- Cliquez sur le nom d'un carnet d'adresses et faites glisser le nom à une date sur le mini-calendrier.

La page Rendez-vous s'ouvre avec le nom du contact dans le champ Participants.

2- Complétez les détails de demande de réunions: ajoutez le sujet, sélectionnez des horaires, ajoutez d'autres participants, etc.

3- Cliquez sur Onglet enregistrer. Une invitation à une réunion est envoyée aux contacts.


1- Cliquez sur le message ou la conversation et faites glisser sur une date du mini-calendrier.

Transformer un mail en rdv

La page Rendez-vous s'ouvre.

Fenêtre de rendez-vous

2- Vérifiez les détails de demande de réunion et apporter les modifications nécessaires.

3- Cliquez sur Onglet enregistrer. Une invitation à une réunion est envoyée à tous les participants.


Transformer un message ou un contact en demande de réunion.

Vous pouvez créer rapidement une demande de réunion en glissant et déposant simplement un message, une conversation, ou un contact à une date dans le mini-calendrier. Quand vous glissez et déposez un message ou une conversation, les informations dans le message sont utilisées pour remplir les champs dans la page Rendez-vous.

  • Le sujet du rendez-vous est l'objet du message.
  • Les participants sont les adresses mails figurant dans les champs De et Cc du message ou pour les conversations, le plus récent message de la conversation. Quand vous faites glisser un contact de votre liste de contacts au mini-calendrier, la première adresse mail est ajouté au champ participants.
  • Le texte du message ou le texte de tous les messages d'une conversation devient le texte de l'invitation.

Pour imprimer un rendez-vous et/ou les informations d'une réunion, référez vous à "Imprimer un calendrier".


Si vous créez une réunion, vous pouvez l'annuler ou la supprimer. Si vous créez une réunion récurrente, vous pouvez supprimer un événement ou la série entière de réunions. Un mail est envoyé aux participants pour les informer de l'annulation de la réunion.

Note: Seul l'auteur du rendez-vous peut supprimer ce rendez-vous. Les participants peuvent supprimer le rendez-vous sur leur propre calendrier, mais les participants ne peuvent pas supprimer définitivement le rendez-vous.

Supprimer une réunion.

Vous pouvez supprimer une réunion de deux façons:

1- Faites un clique droit sur la réunion dans n'importe quel affichage calendrier et sélectionnez Supprimer.

Supprimer un rendez-vous

2- Cliquez sur une réunion dans un calendrier et cliquez sur Onglet supprimer dans la barre d'outils.

Si vous êtes en train de supprimer un rendez-vous, une fenêtre de confirmation apparait. Si vous êtes un participant et que vous voulez informer l'organisateur, cliquez sur Oui pour supprimer ou supprimer ce rendez-vous. Le rendez-vous est immédiatement supprimé de votre calendrier. Vous ne pouvez pas undo (annuler) la suppression.

Si vous êtes en train de supprimer une réunion, une fenêtre de confirmation différente apparait.

Confimer la suppression d'un rendez-vous

3- Cliquez sur Oui pour modifier le mail envoyé aux participants. Modifiez le mail si nécessaire et cliquez sur Envoyé pour envoyer le message de suppression.

Le rendez-vous est immédiatement supprimé de votre calendrier. Un mail est envoyé aux participants, et le rendez-vous est supprimé de leurs calendriers. Vous ne pouvez pas undo (annuler) une suppression.

Supprimer un rendez-vous récurrent.

Il y a deux façons pour supprimer un rendez-vous récurrent:

1- Faites un clique droit sur le rendez-vous dans n'importe quel affichage de calendrier, sélectionnez Instance ou Série, et sélectionnez Supprimer.

Supprimer rendez-vous récurrent

2- Cliquez sur un rendez-vous dans un calendrier et cliquez sur Onglet supprimer dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue apparait où vous pouvez spécifier l'instance ou la série.

Confirmer la suppression d'un évenement récurrent

3- Sélectionnez soit supprimer l'instance, soit supprimer la série, et cliquez sur OK. Une fenêtre de confirmation apparait.

4- Cliquez sur OK pour supprimer l'instance ou la série de rendez-vous. Le rendez-vous est immédiatement supprimé de votre calendrier. Un mail est envoyé aux participants, et le rendez-vous est supprimé de leurs calendriers. Vous ne pouvez pas undo (annuler) la suppression.


Vous pouvez changer des réunions ou des rendez-vous, y compris la date, les heures, les participants, la fréquence (si répétition), à tout moment. Si vous créez des réunions récurrentes, vous pouvez changer un événement ou une série de réunions.

Vous pouvez sélectionner d'envoyer ou non un mail aux participants pour mettre à jour les détails des réunions.

Il y a deux manières de changer un rendez-vous:

1- Double-cliquez sur la réunion que vous voulez changer.

2- Faites un clique droit sur la réunion que vous voulez changer et sélectionnez ouvrir.

Ouvrir un rendez-vous

Si vous êtes en train d'ouvrir une réunion récurrente, une fenêtre Ouvrir l'élément récurrent s'ouvre.

Utilisez cette fenêtre soit pour ouvrir cette instance ou ouvrir la série.

Ouvrir un rendez-vous récurrent

3- Cliquez sur Onglet OK pour ouvrir la page Rendez-vous. Changez les informations si nécessaire et cliquez sur Onglet envoyer pour envoyer les détails de la réunion révisée aux participants. Si vous ne voulez pas envoyer les changements aux participants, cliquez sur Onglet enregistrer. Les changements sont sauvegardés dans votre rendez-vous.

Note: Si vous envoyez les changements aux participants mais vous ne voulez pas de réponses, dans les options de la page Rendez-vous, désélectionnez Solliciter des réponses.


Les rendez-vous récurrents sont des rendez-vous qui se répètent sur plusieurs calendriers. Vous pouvez planifier des réunions récurrentes à répéter de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. En plus, vous pouvez personnaliser les calendriers des rendez-vous récurrents.

Pour créer un rendez-vous récurrent:

1- Sélectionnez une option dans le menu déroulant Répéter dans la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd ou dans la page Rendez-vous et cliquez sur Personnaliser.

Répeter personnalisé

 La fenêtre Répétition personnalisée s'affiche.

Fenêtre répétition personnalisée

2- Sélectionnez les options de la fenêtre Répétition personnalisée si nécessaire.

  • Répétition: Utilisez le menu déroulant pour préciser la fréquence de répétition des réunions: quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Les autres champs changent en fonction de la fréquence de répétition choisie.
  • Quotidienne. Personnalisez des répétitions quotidiennes.

Répétition quotidienne

  • Hebdomadaire. Personnalisez des répétitions hebdomadaires.

Répétition hebdomadaire

  • Mensuelle. Personnalisez des répétitions mensuelles.

Répétition mensuelle

  • Annuelle. Personnalisez des répétitions annuelles.

Répétition annuelle

  • Fin. Spécifiez la date de fin et les autres informations.

3- Cliquez sur onglet Ok


Pour planifier un rendez-vous sur la journée entière, utilisez l'onglet Détails du rendez-vous.

Pour planifier un rendez-vous sur la journée entière:

1- Cochez la case Journée entière sur la page rendez-vous.

Planifier un évenement sur la journée


Quand vous ajoutez des participants à votre réunion, vous pouvez ouvrir le Planificateur pour voir la disponibilité des participants.

Case afficher planificateur

Note: Si le participant a paramétré une préférence pour permettre seulement à certains utilisateurs de voir ses disponibilités et que vous êtes exclut de cette liste, vous ne pouvez pas voir son calendrier de disponibilité.

Affichage planificateur

La première colonne identifie le type de participants.

  • Onglet participant obligatoire ou Onglet Participant facultatif
  • Onglet Emplacement
  • Onglet ressources

Vous pouvez avoir certains lieux que vous réservez lorsque vous planifiez des réunions et vous ne voulez pas voir les autres options d'emplacements. Vous pouvez paramétrer des préférences pour quel type d'emplacements devraient être inclus dans les horaires suggérés.

Cliquez sur Horaires suggérés dans l'en-tête du panneau de suggestion pour voir la fenêtre de dialogue des préférences de suggestion.

Horaires suggerés

Fenêtre Préférences de suggestion

Remplissez la fenêtre de dialogue avec les détails pour les lieux que vous voulez réserver.

  • Préférences endroits. Vous pouvez être plus précis à propos des ressources d'une salle que vous voulez réserver, en spécifiant le nom, la capacité, et un endroit précis. Note: Ces informations doivent être configurés pour les ressources de la salle pour qu'elle soit recherchée.
  • Préférences horaires. Vous spécifiez quels horaires devraient être inclus dans la recherche pour la disponibilité des participants.
    •  Mes horaires de travail seulement. Recherche seulement les horaires qui correspondent à vos horaires de travail configurés. Ce sont la semaine ouvrée et les horaires que vous paramétrez dans vos préférences Calendrier.
    • Les horaires de travail de tous les participants. Lors de la recherche pour un endroit, cela prend en considération les horaires de travail de chacun. Note: Si vous incluez des participants provenant de fuseaux horaires différentes, en particulier ceux qui sont loin de nombreux fuseaux horaires,vous ne serez jamais en mesure de trouver un endroit pour accueillir tous les participants. Dans ce cas, le panneau de suggestion ne montre pas d'endroits de ressources.
    • Les horaires hors travail. Cette recherche planifie les heures que ne sont pas marqués comme travaillé, comme le soir ou le week-end.

Si vous ne voulez pas que le panneau de suggestion affiche quand vous créez des rendez-vous, cochez la case Désactivez les suggestions.


Quand vous planifiez des réunions, vous pouvez vérifier pour voir quand les participants sont occupés ou libres pour vous aider à trouver le bon créneau pour que tous les participants se rencontrent. Quand vous ajoutez les noms des participants au rendez-vous, un panneau de suggestion montre la disponibilité des participants et pour au moins un endroit.

Le mini-calendrier suggère la disponibilité des participants par un code couleur.

- Le vert représente les jours où tous les participants et au moins un emplacement sont disponibles.

- Le orange signifie que tout le monde ne peut pas assister à la réunion mais plus de la moitié peuvent, et au moins un emplacement est disponible. Vous pouvez passer la souris sur la date pour voir les noms, jusqu'à 10 personnes, de ceux qui ne sont pas disponibles.

- Le rouge signifie que plus de la moitié des participants ne peuvent pas participer à la réunion ces jours là.

Disponibilité horaires et salles

Le nombre à droite de chaque horaire est le nombre d'emplacements disponibles pour cet horaire. Vous pouvez cliquer dessus pour voir une liste d'emplacements suggérés.


Cette section décrit comment planifier une réunion en utilisant la page Rendez-vous.

1- Cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, onglet nouveau, et sélectionnez Rendez-vous. Cette option est disponible du menu Nouveau dans n'importe quelle affichage, sauf l'affichage Préférences.

nouveaux rendez-vous

La page Rendez-vous apparait.

fenêtre rendez-vous

2- Spécifiez les informations suivantes:

  • Si le champ De s'affiche au-dessus de la ligne Sujet, vous avez créé plus d'un utilisateur pour ce compte. Sélectionnez l'identité à utiliser lors de la création de ce rendez-vous.
  • Sujet: brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
  • Participants: Entrez le nom des participants. Quand vous entrez les noms, un panneau de suggestion dans la fenêtre de présentation s'affiche, montrant la disponibilité, par intervalles de 30 minutes, des participants et pour au moins un emplacement.

Disponibilité horaires et salles

Vous pouvez entrer les noms des participants des façons suivantes:

- Dans le champ Participants, tapez les adresses mails, en les séparant de points virgules (;). Quand vous écrivez, les noms dans votre liste de contacts qui correspondent sont affichés. Le planificateur montre les informations de disponibilité.

- Cliquez sur Recherche participants pour les adresses à ajouter.

- Cliquez sur Planificateur pour voir les informations de disponibilité quand vous entrez les noms des participants. Si les calendriers des participants sont connus, les disponibilités apparaissent dans des barres horizontales après les noms.

Planificateur

Montrer les options. Si plusieurs participants n'ont pas demandé à être à la réunion, mais vous voulez les inviter, sélectionnez Montrer les options et tapez les adresses mails dans le champ. Vous pouvez également faire cela dans le Programme. Cliquez sur l'icône à côté du nom et sélectionnez Participant facultatif. Quand l'invitation est envoyée, leurs noms sont listés comme facultatifs.

  • Endroit: Où se déroule la réunion? Soit:

- Cliquez sur Recherche Emplacements pour chercher un endroit qui a été créé comme une ressource du compte et est listé dans l'annuaire de l'entreprise. Une fenêtre Rechercher Emplacements apparait. Entrez une partie du nom de l'endroit et cliquez sur Rechercher. Les endroits qui correspondent aux critères de recherche sont listés avec leur statut de disponibilité et d'autres informations si cela a été configuré. Cochez Permettre des localisations multiples, si vous voulez réserver plus d'un emplacement pour la réunion.

Rechercher emplacements

- Tapez le lieu dans le champ. Si le lieu est dans l'annuaire de l'entreprise, quand vous commencez à taper, les lieux qui correspondent sont listés.

- Tapez dans un emplacement de forme libre pour la réunion. Par exemple, l'adresse de votre café préféré.

  • Cliquez sur Rechercher ressources pour sélectionner l'équipement à réserver.
  • Cliquez sur Afficher comme pour sélectionner comment votre disponibilité durant cette période devrait s'afficher dans le Programme.

Afficher comme

  • Calendrier. Montre tous les calendriers dans votre liste de calendriers. Le premier calendrier affiché est le calendrier d'origine.

Calendrier

3- Spécifiez les horaires de la réunion.

Plages horaires

  • Journée entière. Sélectionnez cette option pour faire de ce rendez-vous un événement d'une journée entière. Les événements ne s'affichent pas comme du temps sur le calendrier, ils apparaissent comme bannière en haut du calendrier.
  • Début et fin. Définissez le jour et l'heure de début et de fin.
  • Répéter. Définissez combien de fois ce rendez-vous a lieu.
  • Rappel. Mettez une alarme de notification pour rappeler aux invités le rendez-vous. Si l'invité a un réglage différent, son paramètre remplace les paramètres de votre rappel.

4- Spécifiez les informations restantes suivantes:

  • Tapez un mail qui sera inclus dans le mail d'invitation au rendez-vous.
  • Cliquez sur Ajouter une pièce jointe dans la barre d'outils pour ajouter une pièce jointe dans le mail d'invitation.
  • Cliquez sur Vérifier l'orthographedans la barre d'outils pour vérifier l'orthographe  du mail d'invitation
  • En options:
    • Marquez un événement comme privé. Les détails à propos des événements qui sont marqués comme privés ne s'affichent pas dans le calendrier partagé du bénéficiaire. Seuls l'heure du début et de la fin, la durée, les informations de périodicité, et l'identité de l'organisateur sont affichés dans le calendrier partagé.
    • Si vous ne souhaitez pas de réponses des participants, décochez Solliciter des réponses.

5- Cliquez sur Onglet envoyer

Si vous ne voulez pas envoyer l'invitation à ce moment, cliquer sur Onglet enregistrer. Cela sauvegarde une copie locale du rendez-vous et les invitations ne sont pas envoyés aux participants.


Pour utiliser la page Rendez-vous pour créer un rendez-vous,

  • Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, onglet nouveau, et sélectionnez Rendez-vous. Cette option est disponible à partir du menu Nouveau dans n'importe quelle affichage, sauf l'affichage Préférences.

nouveaux rendez-vous

Cette action ouvre la page Rendez-vous.

fenêtre rendez-vous


Toutes les options décrites précédemment ouvrent la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd.

nouveaux rendez-vous QuickAdd

Pour créer un rendez-vous en utilisant la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd:

1- Spécifiez les informations suivantes:

  • Sujet: Brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
  • Endroit: Où se déroule la réunion? Si l'endroit est dans l'annuaire de l'entreprise, quand vous commencez à écrire, les endroits qui correspondent sont listés.
  • Affichage. Déterminez vos options de disponibilités pour ce rendez-vous. Cette information s'affiche dans dans la page de calendrier des participants.

afficher comme

  • Calendrier. Montre tous les calendriers existants dans votre liste de calendriers Le premier calendrier affiché est le calendrier d'origine.

calendrier

  • Marquer comme. Marquez un rendez-vous comme privé ou public. Les détails à propos des événements qui sont marqués comme privés ne s'affichent pas dans le calendrier partagé du bénéficiaire. Seuls l'heure du début et de la fin, la durée, les informations de périodicité, et l'identité de l'organisateur sont affichés dans le calendrier partagé.

marquer comme

  • Heure de début et de fin. Définissez le jour et l'heure de début et de fin de l'événement.
  • Répéter. Définissez combien de fois ce rendez-vous a lieu.

  • Plus de détails. Ouvre l'onglet Détails du rendez-vous , si vous voulez spécifier des informations supplémentaires, telles que Participants ou Ressources. C'est une option.

2- Cliquez sur ok


Les trois méthodes suivantes ouvrent la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd.

1er méthode:

Faites un clique droit soit sur le mini calendrier soit sur l'heure de début de l'affichage calendrier. Vous pouvez sélectionner créer un nouveau rendez-vous ou créer un nouveau rendez-vous journée entière.

nouveau rendez-vous

2ème méthode:

Dans un mail, certain texte est interprété comme une date et déclenche la capacité de faire un clique droit pour créer un rendez-vous. Le texte comme "aujourd'hui", "demain", un jour de la semaine (par exemple "jeudi") ou une date exacte sont surlignés dans les messages.

  • Passez la souris sur ce type de texte pour voir si vous avez des rendez-vous planifiés.
  • Cliquez sur le texte surlignés pour ouvrir votre calendrier.

nouveaux rendez-vous mail

3ème méthode:

Entrez des rendez-vous directement dans le calendrier. Dans n'importe quelle affichage de calendrier, sauf affichage mois, soit:

  • Cliquez sur l'heure de début et glissez jusqu'à l'heure de fin.
  • Double-cliquez sur l'heure du début. 

La fenêtre de rendez-vous QuickAdd s'ouvre.

nouveaux rendez-vous QuickAdd


Il y a plusieurs façons de créer un rendez-vous dans la messagerie Zimbra:

  • en utilisant la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd
  • en utilisant la fenêtre Rendez-vous
  •  en glissant et déposant un message de la boite de réception vers le mini-calendrier

Note: Une réunion inclut d'autres participants. Une réunion est planifiée seulement pour vous-même. Les étapes pour créer des rendez-vous et des réunions sont les mêmes à l'exception de l'ordonnancement des participants - cette étape n'est pas effectué pour les rendez-vous. Par conséquent, suivez les étapes du Guide des Participants pour créer ensemble des rendez-vous et des réunions.


Vous pouvez partager chacun de vos carnets d'adresses. Cela est utile si vos carnets d'adresses sont pour des catégories de contacts précises et que vous voulez que d'autres utilisateurs aient accès aux contacts. En fonction du rôle que vous affectez au bénéficiaire, il peut seulement visualiser la liste de contacts partagée ou il peut avoir un accès complet qui permet de modifier, ajouter ou supprimer des contacts.


Chaque liste de contacts que vous créez peuvent être supprimées.

Les contacts peuvent être supprimés de trois manières:

  • D'un carnet d'adresses, sélectionnez le contact a supprimé et cliquez sur supprimer dans la barre d'outils.
  • Faites glisser le nom du contact dans le dossier Corbeille.
  • Faites un clique droit sur le contact et sélectionnez supprimer

Quand les contacts sont supprimés, ils n'apparaissent plus dans votre carnet d'adresses et les informations ne sont plus disponibles dans l'info-bulles quand vous passez la souris sur le nom du contact ou dans la fenêtre de dialogue de recherche d'adresse quand vous composez un mail.


Pour ouvrir un contact à modifier:

1- Dans le carnet d'adresses, sélectionnez le contact à modifier et cliquez sur modifier

2- Dans le formulaire de modification du contact, faites vos changements.

3- Cliquez sur enregistrer pour appliquer vos changements.

Pour déplacer un contact dans un autre carnet d'adresses:

La façon la plus rapide pour déplacer un contact est de faire glisser le nom du contact d'un carnet d'adresses et le déposer dans un autre.

1- Ouvrez le carnet d'adresses et sélectionnez le contact.

2- Faites glisser le contact dans un nouveau carnet d'adresses.

déplacer mail

Vous pouvez également modifier le contact et le déplacer dans un autre carnet d'adresses.

1- Dans le zone de contacts, faites un clique droit sur le contact à modifier et cliquez sur modifier

2- Cliquez dans le champ Endroit. Dans la fenêtre de dialogue Choisir un carnet d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses où vous voulez déplacer le contact.

3- Cliquez sur ok


Vous pouvez imprimer un carnet d'adresses complet ou juste imprimer les informations d'un contact.

Pour imprimer un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez un carnet d'adresses.

2- Pour imprimer, soit:

  • Sélectionnez le nom d'un carnet précis et cliquez sur l'icône Imprimer.
  • Cliquez sur la flèche à côté de l'icône Imprimer et sélectionnez Imprimer un carnet d'adresses.

impression


Vos carnets d'adresses sont exportés et enregistrés sous des formats de fichiers texte .csv séparés par des virgules.

Pour exporter un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez Préférences puis cliquez sur Importer/exporter.

2- Dans la section Exporter, sélectionnez le type en tant que contacts.

exporter

3- Dans la zone source, sélectionnez le fichier contact à exporter et cliquez sur OK.

4- Cliquez sur Exporter. Une fenêtre de dialogue Contacts.csv apparait.

5- Vérifiez  Enregistrer le fichier et cliquez sur OK.


Vous pouvez importer une liste de contact et des carnets d'adresses qui ont été enregistrés sous un format fichier texte (.csv) séparé par des virgules.

Pour importer un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez Préférences puis cliquez sur Importer/exporter.

2- Dans le champ Fichier, cliquer sur Parcourir pour localiser le fichier .csv à importer.

3- Dans Type, dans la liste sélectionnez le type de fichier contact.csv que vous importez. Choisir le type correct de fichier contact identifie l'ordre des champs afin que les informations s'affichent correctement dans votre carnet d'adresses.

importer

4- Cliquez sur Destination, et sélectionnez le carnet d'adresses où importer ou créer un nouveau dossier.

5- Cliquez sur Importer.

En fonction de la taille du fichier .csv, l'importation peut prendre quelques minutes. Quand l'importation est terminée, la case statut montre le nombre de contacts importés avec succès. Les contacts sont classés par ordre alphabétique par nom de famille.


Vous pouvez transférer des contacts dans votre carnet d'adresses en tant que cartes de visites électroniques appelés vCards. Une vCard est un équivalent électronique d'une carte de visite.

  • Faites un clique droit sur le nom du contact et sélectionnez transférer contact.

faire suivre contact

  • Sélectionnez plusieurs noms de contacts dans un carnet d'adresses et dans la barre d'outils cliquez sur transférer.
  • Dans un mail, faites un clique droit sur le nom du contact dans le champ Expéditeur et sélectionnez Transférer contacts.

Une fenêtre de composition s'ouvre avec le fichier de contact .vcf en pièce jointe. Complétez le message et envoyez. Le destinataire peut télécharger le fichier .vcf directement dans sa liste de contact.

carte de visite


La fonction Groupe de contacts vous permet de créer des listes de contacts qui contient de multiples adresses mails. Quand vous sélectionnez le nom d'un groupe de contact, toute personne dont l'adresse est inclut dans une liste de groupe est automatiquement ajoutée au champ d'adresse du message.

Note: L'icône logo groupe indique que le nom d'un contact fait partie d'un groupe de contact.

Pour créer un groupe de contact:

1- Cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, nouveau contact, dans la barre d'outils et sélectionnez Groupe. 

nouveau groupe

La fenêtre de dialogue Nouveau groupe de contacts s'ouvre.

formulaire groupe

2- Tapez le nom pour ce groupe de contact dans le champ Nom du groupe.

3- Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous voulez ajouter ce groupe de contacts dans le menu déroulant des carnets d'adresses.

4- Pour ajouter des membres à ce groupe:

  • Tapez un nom dans le champ Chercher.
  • Sélectionnez le carnet d'adresses que vous voulez chercher en utilisant la liste déroulante Dans.

Les noms qui correspondent à votre recherche sont classés dans la case qui se trouve en dessous du champ Chercher.

5- Sélectionnez les noms à entrer et cliquez sur Ajouter ou Tout ajouter. Les noms sont ajoutés à la liste des membres du groupe.

6- Vous pouvez également taper directement les adresses mails dans la case membres du groupe. Séparez les adresses soit avec une virgule (,), un point virgule (;) ou retour.

7- Cliquez sur enregistrer dans la barre d'outils. Le nouveau groupe de contacts est ajouté au Carnet d'adresses.


Dans Préférences puis l'onglet Carnet d'adresses, vous pouvez sélectionner Ajouter les nouveaux contacts dans "Personnes contactées par mail" pour ajouter automatiquement les adresses mail d'un message à votre liste "Personnes contactées par mail". Avec cette fonctionnalité activée, à chaque fois que vous répondez à un message qui inclut une adresse qui ne fait pas partie de votre carnet d'adresses, l'adresse est automatiquement ajoutée à votre liste "Personnes contactées par mail".

options

Le carnet d'adresses "personnes contactées par mail" vous permet de garder un carnet d'adresses divers séparé des autres carnets avec des adresses aléatoires.


Quand vous écrivez un mail, vous pouvez sélectionner des adresses mails de votre carnet d'adresses.

Le carnet d'adresses d'une entreprise.

Dans votre organisme, vous ne connaissez peut-être pas les bonnes adresses mails à utiliser.

Le carnet d'adresses d'une entreprise est habituellement à la disposition de chacun dans l'entreprise pour aider à identifier les adresses mails.

Pour ajouter des noms à partir d'un carnet d'adresses à un nouveau mail:

1- Cliquez sur nouveau contact  dans la barre d'outils pour ouvrir un nouveau mail.

2- Cliquez sur A. Une fenêtre de dialogue Sélectionner les adresses s'ouvre. Sélectionnez un carnet d'adresses dans la liste Afficher les noms provenant de. Complétez les étapes restantes.

sélection adresse

3- Entrez un nom ou la partie d'un nom dans le champ Saisir le destinataire ici à gauche.

4- Cliquez sur Rechercher. Une liste de noms et d'adresses mails apparait sur la gauche.

5- Sélectionnez un nom à ajouter dans la liste des destinataires à droite.

6- Cliquez sur les boutons A, CC et CCi pour déterminer où le nom apparaitra quand le message est adressé. Cliquez sur le bouton désiré avant de déplacer un nom. Utilisez le bouton supprimer pour effacer un nom de la liste des destinataires à droite.

7- Répétez la recherche autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que tous les noms aient été ajoutés.

8- Cliquez sur ok


Vous pouvez ajouter un nouveau contact de plusieurs façons:

  • en utilisant Nouveau contact  dans la liste déroulante dans la barre d'outils mail.
  • en utilisant Nouveau contact dans la barre d'outils du carnet d'adresses.
  • en faisant un clique droit sur le nom dans l'en-tête du mail et en choisissant Contacts.

Quand vous ajoutez un nouveau contact:

  • vous entrez le nom, le numéro de téléphone et les informations sur l'entreprise.
  • vous sélectionnez comment vous voulez classer le contact dans votre liste.
  • vous entrez les informations du contact, comprenant plusieurs adresses mails (jusqu'à trois adresses mails) et d'autres informations.

Ajouter un nouveau contact à partir de la barre d'outils.

1- Cliquez sur la flèche à côté de nouveauNouveau contact , dans la barre d'outils et sélectionnez contacts.

Nouveau contact

Un nouveau formulaire de contact s'ouvre.

formulaire de contact

2- Entrez les informations du contact et si vous désirez, vous pouvez télécharger une photo du contact.

Le signe signe +représente les champs qui ont plus d'une entrée et les champs peuvent être identifiés par une étiquette spécifique. Par exemple, le numéro de téléphone peut être étiqueté en tant que Tel. mobile, Bureau, Domicile, Fax...

Le champ marqué Autres vous permet d'entrer un champ personnalisé. Deux champs personnalisés sont identifiés, Anniversaire et fête. Vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires.

Cliquez sur signe + et sélectionnez Personnalisé pour ajouter un champ.

autres

 Changez Personnalisé par un nom de votre choix et entrez les informations dans la case Entrer du texte.

3- Sélectionnez les options suivantes (facultatif):

  • Enregistrer sous: pour sélectionner comment vous voulez classer le nom. Le contact est classé par défaut par le nom de famille et le prénom.
  • Endroit: pour sélectionner le carnet d'adresses où vous voulez sauvegarder le contact.

4- Cliquez sur enregistrer dans la barre d'outils.

Ajouter un nouveau contact à partir d'un mail déjà existant.

1- Ouvrez le mail, l'en-tête est affiché en haut du message. Vous pouvez ajouter des adresses mails à partir des champs Expéditeur, A, CC et CCi.

mail

2- Faites un clique droit sur le nom pour l'ajouter à votre liste de contacts et choisissez Ajouter aux contacts.

ajouter aux contacts

3- Le formulaire de Nouveau contact s'ouvre pré-rempli ace les informations disponibles dans l'en-tête. Ajoutez les informations supplémentaires et vérifiez par précaution les cases pré-remplies.

4- Sélectionnez les options suivantes (facultatif):

  • Enregistrer sous: pour sélectionner comment vous voulez classer le nom. Le contact est classé par défaut par le nom de famille et lé prénom.
  • Endroit: pour sélectionner le carnet d'adresses où vous voulez sauvegarder le contact.

5- Cliquez sur enregistrer dans la barre d'outils.


Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour visualiser votre Carnet d'adresses. Le carnet d'adresses des contacts est l'affichage par défaut.

Dans un mail, quand vous passez le curseur de la souris sur une adresse, une info-bulle affiche l'adresse complète associée au nom. Si le nom est déjà dans un carnet d'adresses, les informations à propos du contact s'affichent, si le nom n'est pas enregistré dans votre carnet d'adresses, seul l'adresse mail s'affiche.

visualiser un contact


Vous pouvez partager vos calendriers avec d'autres personnes dans votre bureau, avec des invités extérieurs, et avec le public. Cela peut être utile si vous entretenez des calendriers différents et que vous voulez que les autres connaissent votre emploi du temps. Quand vous partagez vos calendriers avec des utilisateurs internes, vous pouvez sélectionner le type d'accès que les utilisateurs internes peuvent avoir:

  • Gestionnaire: ce qui donne un accès complet pour visualiser et modifier le calendrier.
  • Spectateur: ce qui permet un accès en lecture seule. Des invités externes et le public ont un accès de lecture seule.
  • Administrateur: ce qui donne un accès complet pour visualiser, modifier, partager et révoquer les partages de calendriers.

Vous pouvez également sélectionner les cases à cocher pour permettre aux utilisateurs internes ou groupes ou invités externes de voir vos rendez-vous privés. Ils peuvent visionner le rendez-vous et les détails si l'accès est autorisé. Si vous ne cocher pas la case, le calendrier montre seulement que vous êtes occupé par un rendez-vous privé.

Pour avoir plus d'informations à propos de comment partager vos calendriers, voir Partager vos dossiers de compte.


Vous pouvez supprimer n'importe quel calendrier dans votre liste de calendrier, sauf le calendrier par défaut.

Pour supprimer un calendrier:

  1. Faites un clique droit sur le calendrier à supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer. Le calendrier est déplacé dans le dossier Corbeille.

Les rendez-vous qui ont été créés dans ce calendrier ne sont pas automatiquement supprimés des calendriers des participants invités.


Vous pouvez imprimer les calendriers individuels dans n'importe quel affichage, sauf l'affichage liste.

1- Affichez le calendrier.

2- Cliquez sur logo imprimante dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue d'impression apparait, et le calendrier à imprimer s'affiche. L'exemple ci-dessus est un affichage jour.

impression calendrier

3- Cliquez sur OK. Fermez la fenêtre d'impression du calendrier.


Vous pouvez exporter des calendriers sous l'extension .ics.

Pour exporter un calendrier iCal:

  1. Sélectionnez dans Préférences, Importer/exporter.
  2. Dans Export, sélectionnez Calendrier en tant que type. Vous exportez vos rendez-vous dans le format standard de iCalendrier (.ics). Pour les importer d'un autre programme de calendrier, regardez la documentation dans les autres programmes pour vous aider à importer le fichier.
  3. Dans Source, sélectionnez le dossier à exporter.
  4. Cliquez sur Exporter. Dans la fenêtre de dialogue qui apparait, sélectionnez Enregistrer sous et cliquez sur OK.
  5. Sélectionnez le dossier où vous voulez sauvegarder le fichier et entrez un nom.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez importer des calendriers sous le format iCal qui ont été sauvegardés sous l'extension .ics. Les iCalendars sont le format standard pour l'échange de données de calendriers sur Internet, et .ics est l'extension standard pour les informations iCalendar.

Pour importer un calendrier iCal:

  1. Sélectionnez dans Préférences, Importer/exporter.
  2. Recherchez le fichier de calendrier .ics sur votre ordinateur.
  3. Sélectionnez le dossier pour importer le calendrier ou créez un nouveau dossier.
  4. Cliquez sur Importer.

En fonction de la taille du fichier .ics, l'importation peut prendre quelques minutes.


La disponibilité est une caractéristique qui permet aux autres de voir les rendez-vous programmés dans vos calendriers. La capacité de visualiser la disponibilité est enregistrée par défaut, mais vous pouvez désactiver cette option quand vous créez un nouveau calendrier ou quand vous éditez un calendrier déjà existant.

Vous pouvez aussi définir des autorisations dans Préférences puis Calendrier pour ceux qui peuvent visualiser vos informations de disponibilité dans tous vos calendriers.

Note: Les calendriers que vous avez créés et configurés pour être exclut pour le rapport des disponibilités ne sont pas concernés par ces paramètres. Personne ne peut voir la disponibilité sur ces calendriers.

Envoyer vos disponibilités aux autres

Vous pouvez envoyer par mail le lien "libre/occupé" qui montre vos rendez-vous dans vos calendriers personnels et partagés.

Faites un clique droit sur Calendrier dans la fenêtre de présentation et sélectionnez Envoyer par mail le lien "libre/occupé".

lien de disponibilité

La fenêtre de composition des mails s'ouvre avec le lien du calendrier dans la zone de texte. Ajoutez plus d'informations à ce mail si vous souhaitez et envoyez le mail aux utilisateurs. Le ou les destinataire(s) peuvent cliquer sur le lien pour visualiser votre calendrier. Votre calendrier se met à jour automatiquement pour le ou les destinataire(s) lorsque vous ajoutez de nouveaux événements à votre calendrier.

calendrier


L'affichage semaine ouvrée est l'affichage par défaut. Vous pouvez cliquer sur logo affichage dans la barre d'outils du calendrier pour changer votre affichage, seulement pour cette session. Pour changer l'affichage qui apparait lorsque vous ouvrez votre calendrier, allez dans Préférences puis Calendrier.

Les affichages sont les suivants:

  • affichage jour: affiche les activités d'une journée.
  • affichage semaine ouvrée: affiche les activités du lundi au vendredi.
  • affichage semaine: affiche 7 jours d'activités. Sélectionnez quel jour est le premier jour de votre affichage semaine en utilisant l'onglet Préférences puis Calendrier.
  • affichage mois: affiche les activités d'un mois.
  • affichage liste: affiche une liste de rendez-vous pour une période de deux semaines pour les calendriers cochés dans la fenêtre de présentation.
  • affichage programmée: affiche chaque calendrier dans une colonne séparée. Dans la fenêtre de présentation, cochez les cases des calendriers que vous voulez visualiser.

Dans l'onglet Préférences puis Calendrier, vous pouvez spécifier votre semaine ouvrée, quel jour est le premier jour de la semaine et les heures de la semaine où vous êtes disponible. Voir chapitre 10, Paramétrer vos préférences.

Vos préférences de semaine ouvrée et horaires sont affichés quand vous visualisez vos calendriers. Les jours et horaires où vous travaillez s'affichent en blanc, les jours de congés s'affichent en gris.

Visualiser les calendriers en affichage liste.

L'affichage liste montre les rendez-vous du calendrier pour la période que vous spécifiez dans la plage de données. Les rendez-vous de tous les calendriers sélectionnés sont classés par date et heure et on peut voit les détails des rendez-vous, y compris l'objet du rendez-vous, le lieu, la situation, si elle est récurrente ou non, la date et l'heure du rendez-vous.

affichage liste

Vous pouvez changer les colonnes qui sont affichés en faisant un clique droit dans l'en-tête et en déselectionnant les colonnes que vous ne voulez pas afficher. Vous pouvez classer la liste par objet, situation, calendrier ou date.

Les cases à cocher vous permettent de sélectionner plusieurs rendez-vous locaux pour les regrouper. Vous pouvez supprimer des rendez-vous sélectionnés, déplacer des rendez-vous dans un autre calendrier, ou taguer des rendez-vous.

Note: Vous ne pouvez pas imprimer l'affichage liste.

Visualiser les calendriers en vue programmée.

La vue programmée vous permet de voir plusieurs calendriers sélectionnés dans la liste de calendriers. L'affichage jour montre une barre de temps, un indicateur de disponibilité, et les calendriers côte à côte. Le nom du calendrier est dans l'en-tête.

affichage programme

Vous pouvez cliquer dans n'importe quel calendrier pour créer des rendez-vous ou voir les détails à propos d'un rendez-vous.

La colonne Tous est un code couleur pour indiquer la disponibilité pour les calendriers visualisés. Le banc indique l'absence d'activités. Les parties les plus rouge dans cette colonne indiquent que vous avez des rendez-vous qui se chevauchent.

Passez la souris sur la colonne Tous pour les infos-bulles qui montrent quel calendrier a une activité programmée dans une période de temps.


Tous vos calendriers, y compris les calendriers partagés, sont visibles dans votre liste de calendriers. Chaque calendrier a une case à cocher à gauche du nom. Cochez les cases des calendriers que vous voulez visualiser.

visualiser plusieurs calendriers

Les rendez-vous s'affichent dans l'affichage du calendrier dans la couleur sélectionnée pour ce calendrier.


Vous pouvez appliquer un code couleur aux calendriers dans votre boite mail, de sorte que ces activités pour ce calendrier s'affichent toujours de la couleur sélectionnée. Quand vous regardez les activités de tous les calendriers dans un seul affichage, la couleur signifie les activités dans des calendriers différents. Huit couleurs sont disponibles, et vous pouvez utiliser une couleur plus d'une fois.

ajouter de la couleur

Le calendrier ci-dessus montre que les calendriers violet, jaune et rose ont des activités le 28 janvier, et le calendrier vert en haut à un événement toute la journée.

Pour sélectionner une couleur pour un calendrier:

  • Sélectionnez une couleur quand vous créez un calendrier.
  • Sélectionnez une couleur quand vous acceptez de partager un calendrier.
  • Faites un clique droit sur le calendrier (dans la liste) et sélectionnez Éditer propriétés pour changer la couleur.

Vous pouvez personnaliser vos calendriers de ce qui suit:

  • Ajouter une couleur différente à chaque calendrier pour identifier le calendrier.
  • Paramétrer vos préférences d'affichage.
  • Paramétrer votre semaine ouvrée et les heures à afficher dans votre calendrier et dans l'affichage de vos disponibilités.
  • Paramétrer les permissions pour ceux qui peuvent visualiser vos disponibilités et ceux qui peuvent vous convier à des réunions.

Comment créer un calendrier sous Zimbra?

Un calendrier est créé pour vous, et vous pouvez créer des calendriers supplémentaires pour garder une trace des différents types de fonctions.

Pour créer un calendrier:

1- Sélectionnez l'onglet Calendrier dans la messagerie Zimbra.

2- Soit: 

  • Cliquez sur logo calendrier dans la rubrique Calendrier dans la fenêtre de présentation
  • Cliquez sur la flèche à côté de nouveau,logo nouveau calendrier, dans la barre d'outils et sélectionnez Calendrier

nouveau calendrier

La fenêtre de dialogue créer un calendrier apparait.

créer calendrier

3- Tapez le nom du calendrier dans le champ Nom.

4- Sélectionnez une couleur pour l'affichage des activités du calendrier en utilisant le menu couleur.

5- Sélectionnez les autres options si nécessaires:

  • Exclure ce calendrier pour le rapport de disponibilités: Vos informations de disponibilités de ne s'affichent pas aux autres lors de rendez-vous.  
  • Synchroniser les rendez-vous avec le calendrier distant: Quand vous sélectionnez cette option, un champ URL apparait. Entrez une URL du fichier iCal valide pour le calendrier distant.

créer calendrier 2

6- Cliquez sur OK. Le nouveau calendrier s'affiche dans la liste des calendriers.

liste calendriers


Pour ouvrir un calendrier, sélectionnez l'onglet Calendrier dans la messagerie Zimbra. L'affichage semaine ouvrée est l'affichage par défaut et il s'affiche quand le calendrier est ouvert pour la première fois. Le calendrier inclut une fenêtre de présentation qui énumère vos calendriers et une zone de rendez-vous qui montre vos rendez-vous.

Visualiser un calendrier

Vous pouvez changer l'affichage quand le calendrier est ouvert dans l'onglet Préférences puis le dossier Calendrier.

Vous pouvez changer l'affichage dans la barre d'outils du Calendrier, pour voir les activités du jour, de la semaine ouvrée, de la semaine complète ou du mois. Changer l'affichage du calendrier grâce à la barre d'outils change seulement l'affichage pour cette session.

modifier l'affichage


La plupart des filtres de mails automatisé non sollicité/non souhaités (aussi connu sous le nom de Spam ou indésirables) est traité par un filtre spams avant que ces mails atteignent votre boite de réception.

Un mail qui est probablement un courrier indésirable, mais n'est pas certain d'être indésirable, peut être placé dans le dossier indésirable. Vous pouvez visualiser à nouveau ces messages et soit les déplacer ou les supprimer. Si vous ne les supprimez pas, ils seront effacés après une période de temps, comme spécifié par votre administrateur.

Spams

Si vous trouvez que vous recevez trop de messages non souhaités, souvent appelés Spams, contactez votre administrateur. Le report de mails spams aide votre administrateur à améliorer le filtre spams qui peut être utilisé pour votre site.

Marquer un mail comme indésirable 

Pour marquer un e-mail comme indésirable

  1. Sélectionnez le message dans la boite de réception.
  2. Cliquez sur logo spam dans la barre d'outils. Cet e-mail est déplacé dans le dossier Spams.

Parfois les messages peuvent être mis dans le dossier Spams alors qu'ils ne sont pas vraiment indésirables. Vous pouvez soit:

  • Déplacer le ou les message(s) dans un autre dossier approprié
  • Sélectionner le ou les message(s) et cliquer sur "pas indésirable" dans la barre d'outils. Le message sélectionné est déplacé dans votre boite de réception.

 Vider le dossier Spams

  1. Faites un clique droit sur le dossier "Spams" et sélectionnez vider le courrier indésirable
  2. Confirmez que vous voulez définitivement effacer tout ce qui se trouve dans le dossier "Spams" en cliquant sur OK.

vider dossier spam

vider dossier spam

Le contenu du dossier "Spams" est automatiquement effacé après un certain nombre de jour configuré par l'administrateur. Contactez votre administrateur pour savoir la fréquence de suppression des messages.

Paramétrer les options du dossier Spams 

En plus des paramètres de filtrage spams automatique de la messagerie Zimbra, vous pouvez installer vos préférences pour identifier des adresses précises à bloquer ou non dans votre boite mail. Vous créez une liste d'adresses qui ne doivent pas être ajoutés à votre boite de réception et des adresses qui doivent être ajoutés à votre boite de réception, mais pourraient être détectées comme spams. Le filtre spams utilise cette liste pour être sûr que vous receviez le mail que vous attendez.

options spams

  • Dans la section bloquer les messages de, spécifiez les adresses mail des expéditeurs qui doivent toujours être traitées comme spams.
  • Dans la section autoriser les messages de, spécifiez les adresses mail des gens dans lesquels vous avez confiance, ainsi leur message ne seront pas envoyé dans le dossier "Spams". Les messages de ces adresses mail ne seront jamais bloquées. Vous n'avez pas besoin d'ajouter toutes les adresses dans lesquelles vous avez confiance à cette liste.

Comment paramétrer les options Spams? 

  1. Allez dans "Préférences" et sélectionnez "mail".
  2. Sur la page qui s'ouvre, défilez jusqu'à la section options spam.
  3. Entrez l'adresse mail complète dans la case appropriée, soit dans Bloquer les messages de ou autoriser les messages de. Vous pouvez entrer jusqu'à 100 adresses pour chaque section.
  4. Cliquez sur sauvegarder dans la barre d'outils.

Comment effacer un message sous Zimbra?

Quand vous effacez un message, il est déplacé dans le dossier Corbeille.

Avant que vous ne vidiez le dossier, vous pouvez retrouvez des fichiers en les déplaçant vers un autre fichier.

déplacer dans la corbeille

Si "retrouver des éléments supprimés" s'affiche quand vous faites un clique droit sur le dossier Corbeille, vous avez la possibilité de retrouver des mails que vous avez effacés du dossier.

  1. Faites un clique droit sur le dossier Corbeille et sélectionnez récupérer des éléments supprimés.
  2. Sélectionner un ou plusieurs messages à retrouver.
  3. Cliquez sur Retrouver et sélectionnez le dossier de destination ou créez un nouveau dossier.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Fermez.

Les éléments effacés du dossier Corbeille peuvent être retrouvés jusqu'à 30 jours après qu'ils aient été effacé du dossier. Après 30 jours, les éléments sont effacés définitivement. 

Effacer un message du dossier Corbeille.

Vous pouvez effacer des messages dans le dossier Corbeille, ce qui signifie que les messages sont effacés définitivement et ne peuvent pas être retrouvés.

Pour effacer des messages du dossier:

Faites un clique droit sur le dossier Corbeille et sélectionnez "vider la corbeille". Tous les messages sont définitivement effacés. 

vider la corbeille

Votre administrateur fixe les règles pour votre site en fonction du nombre de messages restants dans vos dossiers avant de lancer une suppression automatique.

Note: Si vous effacez un message, vous pouvez immédiatement annuler cette action en cliquant sur undo (annuler) qui apparait en haut de la page. Le message revient à sa place d'origine.


Toute fenêtre contenant des e-mails, comme la boite de réception, peut être triés par rubriques émetteur,objet, taille et reçus. Les rubriques sont surlignées quand vous passez le curseur de la souris dessus.

Pour trier par une rubrique particulière,cliquez sur le titre de la rubrique/colonne. La colonne montre une flèche indiquant si le tri est en ordre croissant (flèche vers le bas) ou décroissant (flèche vers le haut).

Vous pouvez seulement trier une seule colonne à la fois.


Comment déplacer les mails sous Zimbra?

Vous pouvez transférer vos mails ou des conversations entières d'un dossier à un autre en utilisant une des deux méthodes:

  • Faites glisser l'élément dans le dossier désiré dans la fenêtre d'arborescence à gauche.

déplacement

  • Sélectionnez les éléments, faites un clique droit, et sélectionnez logo déplacer . Le dialogue de déplacement apparait.

fenêtre déplacement

  • Sélectionner un dossier de destination et cliquez sur OK.

Si vous déplacez quelques messages d'une conversation, la conversation apparait aux deux endroits. La fenêtre de détails de la conversation montre la nouvelle localisation du message déplacé.

Note: Si vous déplacez un message dans un dossier,vous pouvez immédiatement annuler cette action en cliquant sur undo (annuler) qui apparait en haut de la page.Le message est revenu à sa place d'origine.


Vous pouvez partager n'importe quel dossier mail, comprenant la boite de réception et les sous-dossiers. Vous pouvez partager avec des utilisateurs internes qui peuvent avoir un accès complet au dossier ou seulement la possibilité de visualiser le dossier.

Quand des utilisateurs internes partagent un dossier mail,une copie du dossier partagé est déposé dans la liste de dossiers du bénéficiaire dans la fenêtre d'arborescence. Quand le dossier est sélectionné, le contenu s'affiche dans la fenêtre "Contenu". Vous n'avez pas besoin de vous connecter dans la boite mail du bénéficiaire.

Scénarios pour le partage d'un dossier mail.

  • Votre département des ventes veut une boite mail centrale pour tous les e-mails qui requiert une information à propos de votre produit, et tout le personnel de vente doit pouvoir visualiser les e-mails immédiatement quand ils arrivent. Vous pouvez donner la permission à quiconque dans le département de visualiser le dossier mail et ils peuvent copier les messages dans leur boite mail, ou vous pouvez leur donner la permission de gérer le dossier mail et ils peuvent répondre au nom de cette adresse.
  • Le directeur travaille souvent hors du bureau et n'a pas le temps de répondre à ses mails. Quand le directeur délègue l'accès au dossier de sa boite de réception, son assistant (bénéficiaire) peut gérer le contenu de ses mails, répondre à ses mails en son nom, créer des dossiers pour organiser les messages dans ce dossier mail et supprimer des messages.
  • Au lieu d'envoyer des messages à une douzaine d'adresses à chaque fois que vous avez une annonce, vous pouvez identifier un de vos dossiers comme un dossier public qui contient les annonces. Vous pouvez créer un accès partagé seulement à des adresses spécifiques et déterminer un mot de passe qui devra être entré pour visualiser le contenu, ou vous pouvez le faire en URL public pour que quiconque a l'URL puisse visualiser le contenu. 

Les dossiers mail du système sont Réception, Envoyé, Brouillons, Spams et Corbeille.  Vous ne pouvez pas déplacer, renommer ou supprimer ces dossiers. Les dossiers du système sont toujours affichés en haut de votre liste de dossiers, suivis pas les autres dossiers que vous avez créés.

Rapportez vous au tableau suivant pour plus d'informations sur le système de dossier de la messagerie Zimbra.

Nom du dossierDescription
RéceptionLes nouveaux e-mails arrivent dans la boite de réception. La boite de réception s'affiche par défaut une fois que vous vous êtes connecté.
Envoyés Une copie de chaque message que vous avez envoyé est sauvegardé dans le dossier Envoyés.
BrouillonsLes messages que vous avez écrit mais pas envoyés peuvent être sauvegardé dans le dossier Brouillons. Les messages sont automatiquement sauvegardés dans le dossier Brouillons quand vous les écrivez. Si vous cliquez en dehors du message que vous êtes en train d'écrire mais qui n'a pas été envoyé, on vous demandera si vous voulez enregistrer le message comme brouillon.
SpamsLa plupart des filtres de mails automatisé non sollicité (aussi connu sous le nom de Spam ou indésirables) est traité par un filtre spam avant que ces mails atteignent votre boite de réception. Un mail qui est probablement un courrier indésirable, mais n'est pas certain d'être indésirable, peut être placé dans le dossier Spams.  Vous pouvez re visualiser ces messages et soit les déplacer ou les supprimer. Si vous ne les supprimer pas, ils seront effacés après une période de temps, comme spécifié par votre administrateur.
CorbeilleLes éléments effacés sont placés dans le dossier Corbeille et restent jusqu'à ce que vous vidiez la poubelle ou jusqu'à ce que la poubelle soit vidé automatiquement. Vous pouvez retrouver des éléments supprimés en les déplaçant dans un autre dossier ou en utilisant la caractéristique "retrouver des éléments supprimés" si elle s'affiche quand vous faites un clique droit sur le dossier Corbeille. Le mail est effacé du dossier après une période de temps donné, comme spécifié par votre administrateur.

Note: si votre compte mail provient d'un autre système mail, comme Microsoft Outlook, il se peut que vous voyez apparaitre d'autres dossiers qui représentent les dossiers de l'ancien système mail. 


La messagerie Zimbra fournit les méthodes suivantes pour organiser les mails. Vous pouvez utiliser cela en même temps que la caractéristique "recherche" pour localiser et récupérer les mails.

  • Dossiers. Vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos messages, et vous pouvez déplacer vos mails d'un dossier à un autre. L'utilisation des dossiers est traitée dans ce chapitre.
  • Filtres. Dans Préférences puis Mail et ensuite Filtres, vous pouvez créer des règles pour classer les e-mails selon le sujet, l'expéditeur, le destinataire ou d'autres caractéristiques.
  • Tags. Vous pouvez utiliser des tags comme marques dans les messages et ensuite utiliser la caractéristique "Recherche" pour voir tous les mails avec le même tag.

Comment imprimer un mail sous Zimbra?

Pour imprimer un mail:

  1. Cliquez sur le message que vous voulez imprimer
  2. Cliquez sur l'icône logo imprimante dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue standard d'impression s'affiche.
  3. Choisissez une imprimante.
  4. Cliquez sur OK. Le message est envoyé à l'imprimante sélectionnée.

Note: N'utilisez pas les caractéristiques du navigateur Fichier puis Imprimer. La mise en page du message ne sera pas bonne, et votre message pourra être difficile à lire.

Pour imprimer une conversation (tous les messages):

  1.  Faites un clique droit sur la conversation à imprimer, et sélectionnez imprimer. Vous devez être dans la fenêtre conversation.Deux fenêtres apparaissent:

fenêtre impression

Deux fenêtres apparaissent:

  • Une fenêtre montre tous les messages dans la conversation dans une seule fenêtre défilante, et le nombre total de messages à imprimer est affiché en haut.
  •  L'autre fenêtre est une fenêtre de dialogue standard d'impression. Dans la fenêtre d'impression:
  1. Choisissez une imprimante
  2. Cliquez sur OK. Le message est envoyé à l'imprimante sélectionnée.
  3. Fermez la fenêtre.

Des virus informatiques peuvent se propager via les pièces jointes.Il est commun pour les administrateurs d'implanter un filtrage de virus pour les e-mails entrants aussi bien qu'un scan pour les ordinateurs personnels. Néanmoins, il y a toujours une chance qu'un virus arrive à s'infiltrer.

De nombreux virus sont activés quand une pièce jointe contenant un virus est ouverte ou visualisée. Nombre de ces virus ont été connu pour s'infiltrer en utilisant les inscriptions dans les carnets d'adresses des utilisateurs.

Par conséquent, faites attention quand vous ouvrez une pièce jointe, même si vous connaissez l'expéditeur.


La messagerie Zimbra marque les messages quand vous les ouvrez comme lus. Les conversations contenant des messages non-lus sont inscrites en gras.

Pour changer le statut d'un message et le passer de lu à non-lu:

  •  Faites un clique droit sur le message
  • Choisissez marquer commenon lu

Vous pouvez également marquer une conversation comme non-lu.

  • Marquer une conversation comme non-lu marque tous les messages de la conversation comme non-lus.
  • Marquer un seul message comme non-lu marque toute la conversation qui contient ce message comme non-lu.
Pour changer le statut d'un message ou d'une conversation de non-lu à lu:
  • Ouvrez le message ou la conversation
  •  Faites un clique droit sur le message, et choisissez marquer comme lu

Paramétrer les préférences pour marquer un mail

Vous pouvez changer les paramètres pour marquer un e-mail comme lu ou non-lu dans l'onglet Préférences puis Mail. Sélectionnez l'option désirée dans Lorsque j'affiche un mail dans le panneau de lecture:

temps de lecture

  • Le marquer comme lu immédiatement. Dès que vous cliquez sur le message dans la fenêtre de lecture, il est marqué comme lu.
  • Le marquer comme lu après "X" secondes. Par défaut, le temps est de 5 secondes. Si vous cliquez sur le message et que vous le visualisez pendant 5 secondes, le message est marqué comme lu.
  • Ne pas le marquer comme lu. Les messages que vous lisez dans la fenêtre de lecture ne sont jamais marqués comme lu.

Les mails peuvent inclure des fichiers joints, tels que:

- documents de traitements de texte

- tableurs

- fichiers texte

- fichiers zippés

- images (.bmp, .jpg, etc)

- applications réalisables

- Tout autre dossier informatique qui réside dans le réseau informatique de l'émetteur

Les messages contenant une pièce jointe ont un icône logo trombone après le sujet.

Certains types de fichiers, tels que les images .jpg ou les fichiers textes, peuvent être ouvert sur presque tous les systèmes informatiques. D'autres, comme les documents Microsoft Word, doivent être ouvert en utilisant la même application qui les a créé.

 Pour visualiser une pièce jointe, cliquez soit sur le nom de la pièce jointe, soit sur le lien de téléchargement. Cliquez sur le porte documents pour sauvegarder la pièce jointe dans un porte document Zimbra.

lire une pièce jointe

  • Cliquez sur le nom de la pièce jointe pour l'ouvrir (si vous avez la bonne application disponible).
  • Cliquez sur le lien de téléchargement pour ouvrir un dialogue vous encourageant à ouvrir ou sauvegarder le fichier.

enregistrement pièce jointe

Si vous choisissez "Enregistrer sous" ("save file"), un dialogue de navigation apparait montrant votre dossier système. Choisissez un emplacement et sauvegardez votre fichier. Vous pouvez alors ouvrir le fichier en dehors de l'adresse mail du client.

  • Cliquez sur porte-documents pour sauvegarder une copie de la pièce jointe dans votre dossier porte-documents de la messagerie Zimbra. Sélectionnez le dossier porte-documents dans lequel vous voulez le sauvegarder.  
  • Vous pouvez ensuite cliquer sur Supprimer pour supprimer la pièce jointe du mail.Supprimer la pièce jointe efface le dossier de votre boite de réception. Si vous avez téléchargé le dossier ou si vous l'avez sauvegardé dans votre porte document, vous avez toujours une copie.
  •  Cliquez sur ouvrir (open with) (s'il s'affiche) pour ouvrir la pièce jointe même si l'application n'est pas installée sur votre réseau.Cette caractéristique est mise en place par votre administrateur.

Un exemple de message est montré ci-dessous.

partie mail

Un e-mail Zimbra a deux grandes sections:

  • L'en-tête. L'en-tête du message contient les informations concernant l'expéditeur et le destinataire. Il contient les informations suivantes.

Objet: Description du sujet du message. Une ligne objet pourrait être par exemple: Conseil d'administration Réunion du 23/05

De. Le nom de l'expéditeur et/ou l'adresse mail.L'adresse e-mail devient le destinataire si vous cliquez sur répondre.Si l'expéditeur a spécifié un accusé de lecture, votre réponse sera envoyé à cette adresse.

La date et l'heure de réception du message sont affichés en haut à droite.

A. Nom et/ou adresse e-mail du destinataire (où le message est vraiment envoyé)

Pièces jointes. Tout dossier qui est inclus dans le message.

  • Le corps. Le corps du message contient le contenu du mail. Le corps du message peut aussi inclure des signatures ou du texte généré automatiquement qui est inséré par le système de messagerie de l'émetteur.

Vous pouvez visualiser des mails avec deux formats:

  • Format texte. Les messages de format texte sont des messages qui ne contiennent pas de code de formatage HTML. Les messages envoyés en format texte peuvent toujours être lu par d'autre e-mails clients. Vous pouvez visualiser des messages en mode format texte même s'ils contiennent du HTML. Les marqueurs HTML sont affichés dans le corps du message dans l'affichage format texte.
  • Format HTML.Les messages HTML peuvent avoir du formatage texte, puces et numérotations, arrière-plan coloré, et des liens qui peuvent rendre la lecture des messages plus faciles.De nombreux e-mails clients ne peuvent accepter des messages formatés en HTML.

Pour toujours visualiser vos mails en HTML:

  1. Utilisez Préférences, puis Mail.
  2. Vérifiez Afficher le mail:Format HTML (si possible)

format HTML

Les messages ne seront désormais pas affichés en mise en page formatée, si ils sont envoyés en HTML.


La fenêtre de lecture vous permet de lire les e-mails de votre boite de réception sans ouvrir le mail. En fonction de votre affichage, la fenêtre de lecture peut être en bas ou à droite. Par défaut, la visualisation des messages dans la fenêtre de lecture est programmée en bas. Vous pouvez sélectionner l'affichage dans le menu affichage dans la barre d'outils.

Si la fenêtre de lecture est ouverte, quand vous cliquez sur un message,le message s'affiche dans une fenêtre et le message est marqué comme lu. Pour ajuster la taille de la fenêtre de lecture, cliquez et déplacez la barre de déroulement vers le haut ou le bas.

Pour fermer la fenêtre de lecture, cliquez sur la flèche à côté de affichage dans la barre d'outils, et sélectionnez panneau de lecture désactivé.

panneau de lecture


Comment lire les mails sous Zimbra?

Pour lire un mail:

  • En utilisant l'affichage par mail:

Si la fenêtre de lecture est ouverte, cliquez sur le message pour afficher son contenu dans la fenêtre de lecture.

Si la fenêtre de lecture est fermée, double-cliquez sur le message pour l'afficher dans une fenêtre séparée.

  • En utilisant l'affichage par conversation:

Cliquez sur la flèche grise de la ligne contenant la conversation 

lire mail conversation

lire mail conversation

L'encadré "Contenu" change pour montrer les messages individuels dans la conversation. La colonne objet montre la première ligne du corps du message.

Si la fenêtre de lecture est ouverte, cliquez sur la ligne qui contient le message que vous voulez lire.Le corps du message apparait dans la fenêtre de lecture.

Si la fenêtre de lecture est fermée, double-cliquez sur la ligne qui contient le message que vous voulez lire. Le corps du message remplira l'encadré "contenu".


L'affichage par conversation affiche vos messages regroupés par sujet, comme montré ci-dessous. Parce-que les messages dans une conversation ont le même sujet, le sujet s'affiche seulement une fois dans l'encadré "affichage par conversation". Tous les messages en relation avec la conversation sont affichés,même s'ils sont stockés dans des dossiers différents.

Le nombre de messages dans une conversation est affiché entre parenthèses dans la colonne taille (après l'objet).Chaque conversation est constituée du message original et de toutes les réponses. La liste d'émetteur peut supporter jusqu'à huit participants. Si plus de huits participants sont introduits dans la conversation, l'auteur du premier message ne pourra être affiché. Les conversations contenant des messages non lus sont inscrites en gras.

fonctionnement conversation

Les messages dans une conversation

Vous pouvez lire des mails regroupés ensemble par contexte ou classés par date, incluant les réponses et les messages envoyés. Les messages regroupés dans une conversation ont le même sujet.

Par exemple, les lignes du sujet suivant seront considérés dans la même conversation:

Qui s'occupe du projet?

Re: qui s'occupe du projet?

Fwd: qui s'occupe du projet?

Si vous changiez le sujet en "qui s'occupe du projet? demande Mike", le message ne sera pas inclut dans cette conversation.Il ferait partie d'une autre conversation.

Les conversations ne continuent pas indéfiniment. Si le dernier message dans la conversation est vieux de 30 jours ou plus, les messages envoyés avec le même sujet commence une nouvelle conversation.

Les conversations peuvent s'étendre sur plusieurs dossiers

Si une conversation inclut trois e-mails,un de ces messages pourrait être dans votre boite de réception, votre réponse (qui fait également partie de la conversation)sera probablement dans votre dossier envoyé, et un autre message pourrait être dans un dossier personnalisé.

Ce qui signifie:

  • Si vous recherchez des e-mails et qu'un message  correspondant à votre recherche est trouvé, mais que ce message est dans une conversation avec plusieurs autres messages qui ne correspondent pas à votre recherche, alors la conversation entière et tous les messages à l'intérieur sont classés dans les résultats de la recherche.Quand vous ouvrez la conversation, seuls les messages qui correspondent aux critères de votre recherche sont surlignés.
  •  La même conversation peut exister dans plusieurs dossiers en même temps. Cela peut arriver si les messages se situent dans différents dossiers, soit parce que vous les avez déplacé ici, soit parce-que vous avez appliqué un filtrage qui les a  placé ici quand vous les recevez.

Parce-qu'une conversation est un groupe de messages liés, si vous déplacez une conversation d'un dossier à un autre, tous les messages appartenant à cette conversation sont également déplacés dans ce dossier. Cependant, les messages envoyés et les messages dans la corbeille ne sont pas automatiquement déplacés.Ils restent dans les dossiers.


Chaque message, dans un affichage par mail ou par conversation, a une ligne séparée qui affiche les colonnes d'information suivantes:

barre de l'encadré contenu

  • Cases à cocher. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs messages pour procéder à la même action, comme effacer, déplacer, marquer comme lu. Cocher la case dans l'en-tête cochera automatiquement tous les messages de la page.
  • Indicateur conversation (développer/réduire). Cet e-mail fait-il partie d'une conversation? Si l'indicateur est affiché, le message fait partir d'une conversation.
  • Indicateur drapeau. Avez-vous signaler ce message pour indiquer un élément d'action requis ou pour distinguer autrement un message ou une conversation d'un plus grand nombre d'autres éléments d'une moindre importance?
  • Indicateur de priorité. L'émetteur a-t-il marqué ce message comme une priorité élevée?
  • Tags. Le message a-t-il été marqué par un tag que vous avez défini?
  • Etat du mail. Les enveloppes ouvertes ou fermées indiquent si le message a été lu. Le texte en gras indique aussi que le message n'a pas été lu.
  • De. Nom ou adresse e-mail de l'émetteur.
  • Indicateur de pièces jointes.Une trombone indique que le message possède une pièce jointe.
  • Objet. Brève description de l'e-mail. Si Snippets n'est pas disponible dans votre compte, la première ligne de l'e-mail est affichée.
  • Dossier. Montre le nom du dossier où le message est localisé. Pour les conversations, le nom du dossier n'est pas affiché parce que les messages peuvent s'étendre sur plusieurs dossiers.
  • Taille. Taille du message ou nombre de messages dans la conversation.
  • Reçu. Date ou heure à laquelle le message a été reçu.

Comment visualiser les mails sous Zimbra?

Si vous recevez une douzaine de mails par jour, vous souhaitez sûrement les regrouper pour trouver plus rapidement ce que vous cherchez. 

Votre boite mail Zimbra offre deux options pour lire les messages dans votre boite mail. Vous pouvez basculer entre les deux affichages en cliquant sur "Affichage" et en sélectionnant l'un des deux affichages.

mode d'affichage

Affichage par mail. Les messages peuvent être affichés dans la boite de réception par date. Il s'agit de l'affichage par mail traditionnel, où les messages reçus le jour même affiche l'heure reçue, et les messages reçus les jours précédents affiche la date reçue.La barre d'outils montre combien de messages vous avez lus et combien de messages il y a dans votre boite de réception. Vous pouvez faire défiler par l'encadré "Contenu" pour voir plus de messages

.affichage message

Affichage par conversation. L'affichage conversation affiche vos messages regroupés par sujet, comme montré ci-dessous. Parce-que tous les messages dans une conversation ont le même sujet, le sujet s'affiche seulement une fois dans l'encadré "affichage par conversation". Tous les messages en relation avec la conversation sont affichés, même s'ils sont stockés dans d'autres dossiers.La barre d'outils montre combien de conversations vous êtes en train de visionner dans l'encadré "Contenu". Vous pouvez faire défiler pour voir plus de conversations

vue conversation


Comment recevoir les mails sous Zimbra?

Votre ordinateur vérifie si vous avez de nouveaux e-mails selon l'intervalle de temps que vous avez choisi. La vérification par défaut est faite toutes les 5 minutes. Si vous attendez un e-mail, vous pouvez cliquer sur actualiser à n'importe quel moment pour recevoir un nouvel e-mail immédiatement.

Vous pouvez créer des alertes de bureau pour vous avertir de l'arrivée d'un nouvel e-mail dans l'onglet Préférences puis Mail et dans la section Réception des mails.

Les options alertes que vous pouvez installer incluent:

  • Emettre un son: vous êtes avertis par un bip quand un nouvel e-mail arrive dans votre boite mail.Si le volume de votre ordinateur est coupé, il n'y aura pas de son. Pour que cela fonctionne, vous devez avoir installé soit Quick Time ou Windows Media.
  • Activer l'onglet "Mail": l'onglet e-mail est surligné quand un e-mail arrive dans la boite de réception si vous n'êtes pas en train de travailler dans l'onglet "mail" au même moment.

Surlignement de l'onglet mail

  • Afficher brièvement le nom du navigateur: quand un nouvel e-mail arrive dans la boite de réception, le navigateur s'éclaire jusqu'à ce que vous ouvriez l'onglet "Mail".
  • Afficher un message de notification: quand un nouvel e-mail arrive,un message alerte e-mail fait surface en affichant les informations à propos du message. Vous devez avoir installé "Yahoo!BrowserPlus". Pour obtenir un exemplaire, allez sur http://browserplus.yahoo.com/

Par défaut, votre boite mail s'ouvre sur la boite de réception. Sur cette page, tous les messages de votre boite de réception sont affichés dans l'encadré "Contenu".

Vous pouvez changer la page initiale par tout autre dossier, recherche ou onglet dans l'encadré "vue d'ensemble".Changez la page initiale en cliquant sur l'onglet Préférences puis Mail.

Pour afficher seulement les messages spécifiques quand vous ouvrez votre boite mail, utilisez le champ recherche Mail par défaut dans l'onglet Préférences puis Mail.

Voici quelques exemples d'affichages de messages spécifiques quand vous ouvrez votre boite mail.

  • Pour afficher seulement les messages non lus, tapez is:unread dans le champ recherche Mail par défaut.
  • Pour afficher les messages qui sont marqués par des tags spécifiques, tapez tag: nom du tag dans le champ recherche Mail par défaut. Par exemple, pour afficher seulement les messages marqués par le tag ToDo, tapez tag: ToDo.
  • Pour afficher les messages que vous avez envoyés à un dossier spécifique par le biais d'un filtre mails, tapez in: nom du dossier dans le champ recherche Mail par défaut. Par exemple, pour afficher des messages dans le dossier Travail, tapez in:Travail.

Note: utilisez des guillemets si le nom du dossier ou du tag fait plus d'un mot. Par exemple in:"unread emails".