La plupart des filtres de mails automatisé non sollicité/non souhaités (aussi connu sous le nom de Spam ou indésirables) est traité par un filtre spams avant que ces mails atteignent votre boite de réception.

Un mail qui est probablement un courrier indésirable, mais n'est pas certain d'être indésirable, peut être placé dans le dossier indésirable. Vous pouvez visualiser à nouveau ces messages et soit les déplacer ou les supprimer. Si vous ne les supprimez pas, ils seront effacés après une période de temps, comme spécifié par votre administrateur.

Spams

Si vous trouvez que vous recevez trop de messages non souhaités, souvent appelés Spams, contactez votre administrateur. Le report de mails spams aide votre administrateur à améliorer le filtre spams qui peut être utilisé pour votre site.

Marquer un mail comme indésirable 

Pour marquer un e-mail comme indésirable

  1. Sélectionnez le message dans la boite de réception.
  2. Cliquez sur logo spam dans la barre d'outils. Cet e-mail est déplacé dans le dossier Spams.

Parfois les messages peuvent être mis dans le dossier Spams alors qu'ils ne sont pas vraiment indésirables. Vous pouvez soit:

  • Déplacer le ou les message(s) dans un autre dossier approprié
  • Sélectionner le ou les message(s) et cliquer sur "pas indésirable" dans la barre d'outils. Le message sélectionné est déplacé dans votre boite de réception.

 Vider le dossier Spams

  1. Faites un clique droit sur le dossier "Spams" et sélectionnez vider le courrier indésirable
  2. Confirmez que vous voulez définitivement effacer tout ce qui se trouve dans le dossier "Spams" en cliquant sur OK.

vider dossier spam

vider dossier spam

Le contenu du dossier "Spams" est automatiquement effacé après un certain nombre de jour configuré par l'administrateur. Contactez votre administrateur pour savoir la fréquence de suppression des messages.

Paramétrer les options du dossier Spams 

En plus des paramètres de filtrage spams automatique de la messagerie Zimbra, vous pouvez installer vos préférences pour identifier des adresses précises à bloquer ou non dans votre boite mail. Vous créez une liste d'adresses qui ne doivent pas être ajoutés à votre boite de réception et des adresses qui doivent être ajoutés à votre boite de réception, mais pourraient être détectées comme spams. Le filtre spams utilise cette liste pour être sûr que vous receviez le mail que vous attendez.

options spams

  • Dans la section bloquer les messages de, spécifiez les adresses mail des expéditeurs qui doivent toujours être traitées comme spams.
  • Dans la section autoriser les messages de, spécifiez les adresses mail des gens dans lesquels vous avez confiance, ainsi leur message ne seront pas envoyé dans le dossier "Spams". Les messages de ces adresses mail ne seront jamais bloquées. Vous n'avez pas besoin d'ajouter toutes les adresses dans lesquelles vous avez confiance à cette liste.

Comment paramétrer les options Spams? 

  1. Allez dans "Préférences" et sélectionnez "mail".
  2. Sur la page qui s'ouvre, défilez jusqu'à la section options spam.
  3. Entrez l'adresse mail complète dans la case appropriée, soit dans Bloquer les messages de ou autoriser les messages de. Vous pouvez entrer jusqu'à 100 adresses pour chaque section.
  4. Cliquez sur sauvegarder dans la barre d'outils.

Comment effacer un message sous Zimbra?

Quand vous effacez un message, il est déplacé dans le dossier Corbeille.

Avant que vous ne vidiez le dossier, vous pouvez retrouvez des fichiers en les déplaçant vers un autre fichier.

déplacer dans la corbeille

Si "retrouver des éléments supprimés" s'affiche quand vous faites un clique droit sur le dossier Corbeille, vous avez la possibilité de retrouver des mails que vous avez effacés du dossier.

  1. Faites un clique droit sur le dossier Corbeille et sélectionnez récupérer des éléments supprimés.
  2. Sélectionner un ou plusieurs messages à retrouver.
  3. Cliquez sur Retrouver et sélectionnez le dossier de destination ou créez un nouveau dossier.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Fermez.

Les éléments effacés du dossier Corbeille peuvent être retrouvés jusqu'à 30 jours après qu'ils aient été effacé du dossier. Après 30 jours, les éléments sont effacés définitivement. 

Effacer un message du dossier Corbeille.

Vous pouvez effacer des messages dans le dossier Corbeille, ce qui signifie que les messages sont effacés définitivement et ne peuvent pas être retrouvés.

Pour effacer des messages du dossier:

Faites un clique droit sur le dossier Corbeille et sélectionnez "vider la corbeille". Tous les messages sont définitivement effacés. 

vider la corbeille

Votre administrateur fixe les règles pour votre site en fonction du nombre de messages restants dans vos dossiers avant de lancer une suppression automatique.

Note: Si vous effacez un message, vous pouvez immédiatement annuler cette action en cliquant sur undo (annuler) qui apparait en haut de la page. Le message revient à sa place d'origine.


Toute fenêtre contenant des e-mails, comme la boite de réception, peut être triés par rubriques émetteur,objet, taille et reçus. Les rubriques sont surlignées quand vous passez le curseur de la souris dessus.

Pour trier par une rubrique particulière,cliquez sur le titre de la rubrique/colonne. La colonne montre une flèche indiquant si le tri est en ordre croissant (flèche vers le bas) ou décroissant (flèche vers le haut).

Vous pouvez seulement trier une seule colonne à la fois.


Comment déplacer les mails sous Zimbra?

Vous pouvez transférer vos mails ou des conversations entières d'un dossier à un autre en utilisant une des deux méthodes:

  • Faites glisser l'élément dans le dossier désiré dans la fenêtre d'arborescence à gauche.

déplacement

  • Sélectionnez les éléments, faites un clique droit, et sélectionnez logo déplacer . Le dialogue de déplacement apparait.

fenêtre déplacement

  • Sélectionner un dossier de destination et cliquez sur OK.

Si vous déplacez quelques messages d'une conversation, la conversation apparait aux deux endroits. La fenêtre de détails de la conversation montre la nouvelle localisation du message déplacé.

Note: Si vous déplacez un message dans un dossier,vous pouvez immédiatement annuler cette action en cliquant sur undo (annuler) qui apparait en haut de la page.Le message est revenu à sa place d'origine.


Vous pouvez partager n'importe quel dossier mail, comprenant la boite de réception et les sous-dossiers. Vous pouvez partager avec des utilisateurs internes qui peuvent avoir un accès complet au dossier ou seulement la possibilité de visualiser le dossier.

Quand des utilisateurs internes partagent un dossier mail,une copie du dossier partagé est déposé dans la liste de dossiers du bénéficiaire dans la fenêtre d'arborescence. Quand le dossier est sélectionné, le contenu s'affiche dans la fenêtre "Contenu". Vous n'avez pas besoin de vous connecter dans la boite mail du bénéficiaire.

Scénarios pour le partage d'un dossier mail.

  • Votre département des ventes veut une boite mail centrale pour tous les e-mails qui requiert une information à propos de votre produit, et tout le personnel de vente doit pouvoir visualiser les e-mails immédiatement quand ils arrivent. Vous pouvez donner la permission à quiconque dans le département de visualiser le dossier mail et ils peuvent copier les messages dans leur boite mail, ou vous pouvez leur donner la permission de gérer le dossier mail et ils peuvent répondre au nom de cette adresse.
  • Le directeur travaille souvent hors du bureau et n'a pas le temps de répondre à ses mails. Quand le directeur délègue l'accès au dossier de sa boite de réception, son assistant (bénéficiaire) peut gérer le contenu de ses mails, répondre à ses mails en son nom, créer des dossiers pour organiser les messages dans ce dossier mail et supprimer des messages.
  • Au lieu d'envoyer des messages à une douzaine d'adresses à chaque fois que vous avez une annonce, vous pouvez identifier un de vos dossiers comme un dossier public qui contient les annonces. Vous pouvez créer un accès partagé seulement à des adresses spécifiques et déterminer un mot de passe qui devra être entré pour visualiser le contenu, ou vous pouvez le faire en URL public pour que quiconque a l'URL puisse visualiser le contenu. 

Les dossiers mail du système sont Réception, Envoyé, Brouillons, Spams et Corbeille.  Vous ne pouvez pas déplacer, renommer ou supprimer ces dossiers. Les dossiers du système sont toujours affichés en haut de votre liste de dossiers, suivis pas les autres dossiers que vous avez créés.

Rapportez vous au tableau suivant pour plus d'informations sur le système de dossier de la messagerie Zimbra.

Nom du dossierDescription
RéceptionLes nouveaux e-mails arrivent dans la boite de réception. La boite de réception s'affiche par défaut une fois que vous vous êtes connecté.
Envoyés Une copie de chaque message que vous avez envoyé est sauvegardé dans le dossier Envoyés.
BrouillonsLes messages que vous avez écrit mais pas envoyés peuvent être sauvegardé dans le dossier Brouillons. Les messages sont automatiquement sauvegardés dans le dossier Brouillons quand vous les écrivez. Si vous cliquez en dehors du message que vous êtes en train d'écrire mais qui n'a pas été envoyé, on vous demandera si vous voulez enregistrer le message comme brouillon.
SpamsLa plupart des filtres de mails automatisé non sollicité (aussi connu sous le nom de Spam ou indésirables) est traité par un filtre spam avant que ces mails atteignent votre boite de réception. Un mail qui est probablement un courrier indésirable, mais n'est pas certain d'être indésirable, peut être placé dans le dossier Spams.  Vous pouvez re visualiser ces messages et soit les déplacer ou les supprimer. Si vous ne les supprimer pas, ils seront effacés après une période de temps, comme spécifié par votre administrateur.
CorbeilleLes éléments effacés sont placés dans le dossier Corbeille et restent jusqu'à ce que vous vidiez la poubelle ou jusqu'à ce que la poubelle soit vidé automatiquement. Vous pouvez retrouver des éléments supprimés en les déplaçant dans un autre dossier ou en utilisant la caractéristique "retrouver des éléments supprimés" si elle s'affiche quand vous faites un clique droit sur le dossier Corbeille. Le mail est effacé du dossier après une période de temps donné, comme spécifié par votre administrateur.

Note: si votre compte mail provient d'un autre système mail, comme Microsoft Outlook, il se peut que vous voyez apparaitre d'autres dossiers qui représentent les dossiers de l'ancien système mail. 


La messagerie Zimbra fournit les méthodes suivantes pour organiser les mails. Vous pouvez utiliser cela en même temps que la caractéristique "recherche" pour localiser et récupérer les mails.

  • Dossiers. Vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos messages, et vous pouvez déplacer vos mails d'un dossier à un autre. L'utilisation des dossiers est traitée dans ce chapitre.
  • Filtres. Dans Préférences puis Mail et ensuite Filtres, vous pouvez créer des règles pour classer les e-mails selon le sujet, l'expéditeur, le destinataire ou d'autres caractéristiques.
  • Tags. Vous pouvez utiliser des tags comme marques dans les messages et ensuite utiliser la caractéristique "Recherche" pour voir tous les mails avec le même tag.

Comment imprimer un mail sous Zimbra?

Pour imprimer un mail:

  1. Cliquez sur le message que vous voulez imprimer
  2. Cliquez sur l'icône logo imprimante dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue standard d'impression s'affiche.
  3. Choisissez une imprimante.
  4. Cliquez sur OK. Le message est envoyé à l'imprimante sélectionnée.

Note: N'utilisez pas les caractéristiques du navigateur Fichier puis Imprimer. La mise en page du message ne sera pas bonne, et votre message pourra être difficile à lire.

Pour imprimer une conversation (tous les messages):

  1.  Faites un clique droit sur la conversation à imprimer, et sélectionnez imprimer. Vous devez être dans la fenêtre conversation.Deux fenêtres apparaissent:

fenêtre impression

Deux fenêtres apparaissent:

  • Une fenêtre montre tous les messages dans la conversation dans une seule fenêtre défilante, et le nombre total de messages à imprimer est affiché en haut.
  •  L'autre fenêtre est une fenêtre de dialogue standard d'impression. Dans la fenêtre d'impression:
  1. Choisissez une imprimante
  2. Cliquez sur OK. Le message est envoyé à l'imprimante sélectionnée.
  3. Fermez la fenêtre.

Des virus informatiques peuvent se propager via les pièces jointes.Il est commun pour les administrateurs d'implanter un filtrage de virus pour les e-mails entrants aussi bien qu'un scan pour les ordinateurs personnels. Néanmoins, il y a toujours une chance qu'un virus arrive à s'infiltrer.

De nombreux virus sont activés quand une pièce jointe contenant un virus est ouverte ou visualisée. Nombre de ces virus ont été connu pour s'infiltrer en utilisant les inscriptions dans les carnets d'adresses des utilisateurs.

Par conséquent, faites attention quand vous ouvrez une pièce jointe, même si vous connaissez l'expéditeur.


La messagerie Zimbra marque les messages quand vous les ouvrez comme lus. Les conversations contenant des messages non-lus sont inscrites en gras.

Pour changer le statut d'un message et le passer de lu à non-lu:

  •  Faites un clique droit sur le message
  • Choisissez marquer commenon lu

Vous pouvez également marquer une conversation comme non-lu.

  • Marquer une conversation comme non-lu marque tous les messages de la conversation comme non-lus.
  • Marquer un seul message comme non-lu marque toute la conversation qui contient ce message comme non-lu.
Pour changer le statut d'un message ou d'une conversation de non-lu à lu:
  • Ouvrez le message ou la conversation
  •  Faites un clique droit sur le message, et choisissez marquer comme lu

Paramétrer les préférences pour marquer un mail

Vous pouvez changer les paramètres pour marquer un e-mail comme lu ou non-lu dans l'onglet Préférences puis Mail. Sélectionnez l'option désirée dans Lorsque j'affiche un mail dans le panneau de lecture:

temps de lecture

  • Le marquer comme lu immédiatement. Dès que vous cliquez sur le message dans la fenêtre de lecture, il est marqué comme lu.
  • Le marquer comme lu après "X" secondes. Par défaut, le temps est de 5 secondes. Si vous cliquez sur le message et que vous le visualisez pendant 5 secondes, le message est marqué comme lu.
  • Ne pas le marquer comme lu. Les messages que vous lisez dans la fenêtre de lecture ne sont jamais marqués comme lu.

Les mails peuvent inclure des fichiers joints, tels que:

- documents de traitements de texte

- tableurs

- fichiers texte

- fichiers zippés

- images (.bmp, .jpg, etc)

- applications réalisables

- Tout autre dossier informatique qui réside dans le réseau informatique de l'émetteur

Les messages contenant une pièce jointe ont un icône logo trombone après le sujet.

Certains types de fichiers, tels que les images .jpg ou les fichiers textes, peuvent être ouvert sur presque tous les systèmes informatiques. D'autres, comme les documents Microsoft Word, doivent être ouvert en utilisant la même application qui les a créé.

 Pour visualiser une pièce jointe, cliquez soit sur le nom de la pièce jointe, soit sur le lien de téléchargement. Cliquez sur le porte documents pour sauvegarder la pièce jointe dans un porte document Zimbra.

lire une pièce jointe

  • Cliquez sur le nom de la pièce jointe pour l'ouvrir (si vous avez la bonne application disponible).
  • Cliquez sur le lien de téléchargement pour ouvrir un dialogue vous encourageant à ouvrir ou sauvegarder le fichier.

enregistrement pièce jointe

Si vous choisissez "Enregistrer sous" ("save file"), un dialogue de navigation apparait montrant votre dossier système. Choisissez un emplacement et sauvegardez votre fichier. Vous pouvez alors ouvrir le fichier en dehors de l'adresse mail du client.

  • Cliquez sur porte-documents pour sauvegarder une copie de la pièce jointe dans votre dossier porte-documents de la messagerie Zimbra. Sélectionnez le dossier porte-documents dans lequel vous voulez le sauvegarder.  
  • Vous pouvez ensuite cliquer sur Supprimer pour supprimer la pièce jointe du mail.Supprimer la pièce jointe efface le dossier de votre boite de réception. Si vous avez téléchargé le dossier ou si vous l'avez sauvegardé dans votre porte document, vous avez toujours une copie.
  •  Cliquez sur ouvrir (open with) (s'il s'affiche) pour ouvrir la pièce jointe même si l'application n'est pas installée sur votre réseau.Cette caractéristique est mise en place par votre administrateur.

Un exemple de message est montré ci-dessous.

partie mail

Un e-mail Zimbra a deux grandes sections:

  • L'en-tête. L'en-tête du message contient les informations concernant l'expéditeur et le destinataire. Il contient les informations suivantes.

Objet: Description du sujet du message. Une ligne objet pourrait être par exemple: Conseil d'administration Réunion du 23/05

De. Le nom de l'expéditeur et/ou l'adresse mail.L'adresse e-mail devient le destinataire si vous cliquez sur répondre.Si l'expéditeur a spécifié un accusé de lecture, votre réponse sera envoyé à cette adresse.

La date et l'heure de réception du message sont affichés en haut à droite.

A. Nom et/ou adresse e-mail du destinataire (où le message est vraiment envoyé)

Pièces jointes. Tout dossier qui est inclus dans le message.

  • Le corps. Le corps du message contient le contenu du mail. Le corps du message peut aussi inclure des signatures ou du texte généré automatiquement qui est inséré par le système de messagerie de l'émetteur.

Vous pouvez visualiser des mails avec deux formats:

  • Format texte. Les messages de format texte sont des messages qui ne contiennent pas de code de formatage HTML. Les messages envoyés en format texte peuvent toujours être lu par d'autre e-mails clients. Vous pouvez visualiser des messages en mode format texte même s'ils contiennent du HTML. Les marqueurs HTML sont affichés dans le corps du message dans l'affichage format texte.
  • Format HTML.Les messages HTML peuvent avoir du formatage texte, puces et numérotations, arrière-plan coloré, et des liens qui peuvent rendre la lecture des messages plus faciles.De nombreux e-mails clients ne peuvent accepter des messages formatés en HTML.

Pour toujours visualiser vos mails en HTML:

  1. Utilisez Préférences, puis Mail.
  2. Vérifiez Afficher le mail:Format HTML (si possible)

format HTML

Les messages ne seront désormais pas affichés en mise en page formatée, si ils sont envoyés en HTML.


La fenêtre de lecture vous permet de lire les e-mails de votre boite de réception sans ouvrir le mail. En fonction de votre affichage, la fenêtre de lecture peut être en bas ou à droite. Par défaut, la visualisation des messages dans la fenêtre de lecture est programmée en bas. Vous pouvez sélectionner l'affichage dans le menu affichage dans la barre d'outils.

Si la fenêtre de lecture est ouverte, quand vous cliquez sur un message,le message s'affiche dans une fenêtre et le message est marqué comme lu. Pour ajuster la taille de la fenêtre de lecture, cliquez et déplacez la barre de déroulement vers le haut ou le bas.

Pour fermer la fenêtre de lecture, cliquez sur la flèche à côté de affichage dans la barre d'outils, et sélectionnez panneau de lecture désactivé.

panneau de lecture


Comment lire les mails sous Zimbra?

Pour lire un mail:

  • En utilisant l'affichage par mail:

Si la fenêtre de lecture est ouverte, cliquez sur le message pour afficher son contenu dans la fenêtre de lecture.

Si la fenêtre de lecture est fermée, double-cliquez sur le message pour l'afficher dans une fenêtre séparée.

  • En utilisant l'affichage par conversation:

Cliquez sur la flèche grise de la ligne contenant la conversation 

lire mail conversation

lire mail conversation

L'encadré "Contenu" change pour montrer les messages individuels dans la conversation. La colonne objet montre la première ligne du corps du message.

Si la fenêtre de lecture est ouverte, cliquez sur la ligne qui contient le message que vous voulez lire.Le corps du message apparait dans la fenêtre de lecture.

Si la fenêtre de lecture est fermée, double-cliquez sur la ligne qui contient le message que vous voulez lire. Le corps du message remplira l'encadré "contenu".