Vous pouvez partager vos calendriers avec d'autres personnes dans votre bureau, avec des invités extérieurs, et avec le public. Cela peut être utile si vous entretenez des calendriers différents et que vous voulez que les autres connaissent votre emploi du temps. Quand vous partagez vos calendriers avec des utilisateurs internes, vous pouvez sélectionner le type d'accès que les utilisateurs internes peuvent avoir:

  • Gestionnaire: ce qui donne un accès complet pour visualiser et modifier le calendrier.
  • Spectateur: ce qui permet un accès en lecture seule. Des invités externes et le public ont un accès de lecture seule.
  • Administrateur: ce qui donne un accès complet pour visualiser, modifier, partager et révoquer les partages de calendriers.

Vous pouvez également sélectionner les cases à cocher pour permettre aux utilisateurs internes ou groupes ou invités externes de voir vos rendez-vous privés. Ils peuvent visionner le rendez-vous et les détails si l'accès est autorisé. Si vous ne cocher pas la case, le calendrier montre seulement que vous êtes occupé par un rendez-vous privé.

Pour avoir plus d'informations à propos de comment partager vos calendriers, voir Partager vos dossiers de compte.


Vous pouvez supprimer n'importe quel calendrier dans votre liste de calendrier, sauf le calendrier par défaut.

Pour supprimer un calendrier:

  1. Faites un clique droit sur le calendrier à supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer. Le calendrier est déplacé dans le dossier Corbeille.

Les rendez-vous qui ont été créés dans ce calendrier ne sont pas automatiquement supprimés des calendriers des participants invités.


Vous pouvez imprimer les calendriers individuels dans n'importe quel affichage, sauf l'affichage liste.

1- Affichez le calendrier.

2- Cliquez sur logo imprimante dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue d'impression apparait, et le calendrier à imprimer s'affiche. L'exemple ci-dessus est un affichage jour.

impression calendrier

3- Cliquez sur OK. Fermez la fenêtre d'impression du calendrier.


Vous pouvez exporter des calendriers sous l'extension .ics.

Pour exporter un calendrier iCal:

  1. Sélectionnez dans Préférences, Importer/exporter.
  2. Dans Export, sélectionnez Calendrier en tant que type. Vous exportez vos rendez-vous dans le format standard de iCalendrier (.ics). Pour les importer d'un autre programme de calendrier, regardez la documentation dans les autres programmes pour vous aider à importer le fichier.
  3. Dans Source, sélectionnez le dossier à exporter.
  4. Cliquez sur Exporter. Dans la fenêtre de dialogue qui apparait, sélectionnez Enregistrer sous et cliquez sur OK.
  5. Sélectionnez le dossier où vous voulez sauvegarder le fichier et entrez un nom.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez importer des calendriers sous le format iCal qui ont été sauvegardés sous l'extension .ics. Les iCalendars sont le format standard pour l'échange de données de calendriers sur Internet, et .ics est l'extension standard pour les informations iCalendar.

Pour importer un calendrier iCal:

  1. Sélectionnez dans Préférences, Importer/exporter.
  2. Recherchez le fichier de calendrier .ics sur votre ordinateur.
  3. Sélectionnez le dossier pour importer le calendrier ou créez un nouveau dossier.
  4. Cliquez sur Importer.

En fonction de la taille du fichier .ics, l'importation peut prendre quelques minutes.


La disponibilité est une caractéristique qui permet aux autres de voir les rendez-vous programmés dans vos calendriers. La capacité de visualiser la disponibilité est enregistrée par défaut, mais vous pouvez désactiver cette option quand vous créez un nouveau calendrier ou quand vous éditez un calendrier déjà existant.

Vous pouvez aussi définir des autorisations dans Préférences puis Calendrier pour ceux qui peuvent visualiser vos informations de disponibilité dans tous vos calendriers.

Note: Les calendriers que vous avez créés et configurés pour être exclut pour le rapport des disponibilités ne sont pas concernés par ces paramètres. Personne ne peut voir la disponibilité sur ces calendriers.

Envoyer vos disponibilités aux autres

Vous pouvez envoyer par mail le lien "libre/occupé" qui montre vos rendez-vous dans vos calendriers personnels et partagés.

Faites un clique droit sur Calendrier dans la fenêtre de présentation et sélectionnez Envoyer par mail le lien "libre/occupé".

lien de disponibilité

La fenêtre de composition des mails s'ouvre avec le lien du calendrier dans la zone de texte. Ajoutez plus d'informations à ce mail si vous souhaitez et envoyez le mail aux utilisateurs. Le ou les destinataire(s) peuvent cliquer sur le lien pour visualiser votre calendrier. Votre calendrier se met à jour automatiquement pour le ou les destinataire(s) lorsque vous ajoutez de nouveaux événements à votre calendrier.

calendrier


L'affichage semaine ouvrée est l'affichage par défaut. Vous pouvez cliquer sur logo affichage dans la barre d'outils du calendrier pour changer votre affichage, seulement pour cette session. Pour changer l'affichage qui apparait lorsque vous ouvrez votre calendrier, allez dans Préférences puis Calendrier.

Les affichages sont les suivants:

  • affichage jour: affiche les activités d'une journée.
  • affichage semaine ouvrée: affiche les activités du lundi au vendredi.
  • affichage semaine: affiche 7 jours d'activités. Sélectionnez quel jour est le premier jour de votre affichage semaine en utilisant l'onglet Préférences puis Calendrier.
  • affichage mois: affiche les activités d'un mois.
  • affichage liste: affiche une liste de rendez-vous pour une période de deux semaines pour les calendriers cochés dans la fenêtre de présentation.
  • affichage programmée: affiche chaque calendrier dans une colonne séparée. Dans la fenêtre de présentation, cochez les cases des calendriers que vous voulez visualiser.

Dans l'onglet Préférences puis Calendrier, vous pouvez spécifier votre semaine ouvrée, quel jour est le premier jour de la semaine et les heures de la semaine où vous êtes disponible. Voir chapitre 10, Paramétrer vos préférences.

Vos préférences de semaine ouvrée et horaires sont affichés quand vous visualisez vos calendriers. Les jours et horaires où vous travaillez s'affichent en blanc, les jours de congés s'affichent en gris.

Visualiser les calendriers en affichage liste.

L'affichage liste montre les rendez-vous du calendrier pour la période que vous spécifiez dans la plage de données. Les rendez-vous de tous les calendriers sélectionnés sont classés par date et heure et on peut voit les détails des rendez-vous, y compris l'objet du rendez-vous, le lieu, la situation, si elle est récurrente ou non, la date et l'heure du rendez-vous.

affichage liste

Vous pouvez changer les colonnes qui sont affichés en faisant un clique droit dans l'en-tête et en déselectionnant les colonnes que vous ne voulez pas afficher. Vous pouvez classer la liste par objet, situation, calendrier ou date.

Les cases à cocher vous permettent de sélectionner plusieurs rendez-vous locaux pour les regrouper. Vous pouvez supprimer des rendez-vous sélectionnés, déplacer des rendez-vous dans un autre calendrier, ou taguer des rendez-vous.

Note: Vous ne pouvez pas imprimer l'affichage liste.

Visualiser les calendriers en vue programmée.

La vue programmée vous permet de voir plusieurs calendriers sélectionnés dans la liste de calendriers. L'affichage jour montre une barre de temps, un indicateur de disponibilité, et les calendriers côte à côte. Le nom du calendrier est dans l'en-tête.

affichage programme

Vous pouvez cliquer dans n'importe quel calendrier pour créer des rendez-vous ou voir les détails à propos d'un rendez-vous.

La colonne Tous est un code couleur pour indiquer la disponibilité pour les calendriers visualisés. Le banc indique l'absence d'activités. Les parties les plus rouge dans cette colonne indiquent que vous avez des rendez-vous qui se chevauchent.

Passez la souris sur la colonne Tous pour les infos-bulles qui montrent quel calendrier a une activité programmée dans une période de temps.


Tous vos calendriers, y compris les calendriers partagés, sont visibles dans votre liste de calendriers. Chaque calendrier a une case à cocher à gauche du nom. Cochez les cases des calendriers que vous voulez visualiser.

visualiser plusieurs calendriers

Les rendez-vous s'affichent dans l'affichage du calendrier dans la couleur sélectionnée pour ce calendrier.


Vous pouvez appliquer un code couleur aux calendriers dans votre boite mail, de sorte que ces activités pour ce calendrier s'affichent toujours de la couleur sélectionnée. Quand vous regardez les activités de tous les calendriers dans un seul affichage, la couleur signifie les activités dans des calendriers différents. Huit couleurs sont disponibles, et vous pouvez utiliser une couleur plus d'une fois.

ajouter de la couleur

Le calendrier ci-dessus montre que les calendriers violet, jaune et rose ont des activités le 28 janvier, et le calendrier vert en haut à un événement toute la journée.

Pour sélectionner une couleur pour un calendrier:

  • Sélectionnez une couleur quand vous créez un calendrier.
  • Sélectionnez une couleur quand vous acceptez de partager un calendrier.
  • Faites un clique droit sur le calendrier (dans la liste) et sélectionnez Éditer propriétés pour changer la couleur.

Vous pouvez personnaliser vos calendriers de ce qui suit:

  • Ajouter une couleur différente à chaque calendrier pour identifier le calendrier.
  • Paramétrer vos préférences d'affichage.
  • Paramétrer votre semaine ouvrée et les heures à afficher dans votre calendrier et dans l'affichage de vos disponibilités.
  • Paramétrer les permissions pour ceux qui peuvent visualiser vos disponibilités et ceux qui peuvent vous convier à des réunions.

Comment créer un calendrier sous Zimbra?

Un calendrier est créé pour vous, et vous pouvez créer des calendriers supplémentaires pour garder une trace des différents types de fonctions.

Pour créer un calendrier:

1- Sélectionnez l'onglet Calendrier dans la messagerie Zimbra.

2- Soit: 

  • Cliquez sur logo calendrier dans la rubrique Calendrier dans la fenêtre de présentation
  • Cliquez sur la flèche à côté de nouveau,logo nouveau calendrier, dans la barre d'outils et sélectionnez Calendrier

nouveau calendrier

La fenêtre de dialogue créer un calendrier apparait.

créer calendrier

3- Tapez le nom du calendrier dans le champ Nom.

4- Sélectionnez une couleur pour l'affichage des activités du calendrier en utilisant le menu couleur.

5- Sélectionnez les autres options si nécessaires:

  • Exclure ce calendrier pour le rapport de disponibilités: Vos informations de disponibilités de ne s'affichent pas aux autres lors de rendez-vous.  
  • Synchroniser les rendez-vous avec le calendrier distant: Quand vous sélectionnez cette option, un champ URL apparait. Entrez une URL du fichier iCal valide pour le calendrier distant.

créer calendrier 2

6- Cliquez sur OK. Le nouveau calendrier s'affiche dans la liste des calendriers.

liste calendriers


Pour ouvrir un calendrier, sélectionnez l'onglet Calendrier dans la messagerie Zimbra. L'affichage semaine ouvrée est l'affichage par défaut et il s'affiche quand le calendrier est ouvert pour la première fois. Le calendrier inclut une fenêtre de présentation qui énumère vos calendriers et une zone de rendez-vous qui montre vos rendez-vous.

Visualiser un calendrier

Vous pouvez changer l'affichage quand le calendrier est ouvert dans l'onglet Préférences puis le dossier Calendrier.

Vous pouvez changer l'affichage dans la barre d'outils du Calendrier, pour voir les activités du jour, de la semaine ouvrée, de la semaine complète ou du mois. Changer l'affichage du calendrier grâce à la barre d'outils change seulement l'affichage pour cette session.

modifier l'affichage