Vous pouvez partager chacun de vos carnets d'adresses. Cela est utile si vos carnets d'adresses sont pour des catégories de contacts précises et que vous voulez que d'autres utilisateurs aient accès aux contacts. En fonction du rôle que vous affectez au bénéficiaire, il peut seulement visualiser la liste de contacts partagée ou il peut avoir un accès complet qui permet de modifier, ajouter ou supprimer des contacts.


Chaque liste de contacts que vous créez peuvent être supprimées.

Les contacts peuvent être supprimés de trois manières:

  • D'un carnet d'adresses, sélectionnez le contact a supprimé et cliquez sur supprimer dans la barre d'outils.
  • Faites glisser le nom du contact dans le dossier Corbeille.
  • Faites un clique droit sur le contact et sélectionnez supprimer

Quand les contacts sont supprimés, ils n'apparaissent plus dans votre carnet d'adresses et les informations ne sont plus disponibles dans l'info-bulles quand vous passez la souris sur le nom du contact ou dans la fenêtre de dialogue de recherche d'adresse quand vous composez un mail.


Pour ouvrir un contact à modifier:

1- Dans le carnet d'adresses, sélectionnez le contact à modifier et cliquez sur modifier

2- Dans le formulaire de modification du contact, faites vos changements.

3- Cliquez sur enregistrer pour appliquer vos changements.

Pour déplacer un contact dans un autre carnet d'adresses:

La façon la plus rapide pour déplacer un contact est de faire glisser le nom du contact d'un carnet d'adresses et le déposer dans un autre.

1- Ouvrez le carnet d'adresses et sélectionnez le contact.

2- Faites glisser le contact dans un nouveau carnet d'adresses.

déplacer mail

Vous pouvez également modifier le contact et le déplacer dans un autre carnet d'adresses.

1- Dans le zone de contacts, faites un clique droit sur le contact à modifier et cliquez sur modifier

2- Cliquez dans le champ Endroit. Dans la fenêtre de dialogue Choisir un carnet d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses où vous voulez déplacer le contact.

3- Cliquez sur ok


Vous pouvez imprimer un carnet d'adresses complet ou juste imprimer les informations d'un contact.

Pour imprimer un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez un carnet d'adresses.

2- Pour imprimer, soit:

  • Sélectionnez le nom d'un carnet précis et cliquez sur l'icône Imprimer.
  • Cliquez sur la flèche à côté de l'icône Imprimer et sélectionnez Imprimer un carnet d'adresses.

impression


Vos carnets d'adresses sont exportés et enregistrés sous des formats de fichiers texte .csv séparés par des virgules.

Pour exporter un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez Préférences puis cliquez sur Importer/exporter.

2- Dans la section Exporter, sélectionnez le type en tant que contacts.

exporter

3- Dans la zone source, sélectionnez le fichier contact à exporter et cliquez sur OK.

4- Cliquez sur Exporter. Une fenêtre de dialogue Contacts.csv apparait.

5- Vérifiez  Enregistrer le fichier et cliquez sur OK.


Vous pouvez importer une liste de contact et des carnets d'adresses qui ont été enregistrés sous un format fichier texte (.csv) séparé par des virgules.

Pour importer un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez Préférences puis cliquez sur Importer/exporter.

2- Dans le champ Fichier, cliquer sur Parcourir pour localiser le fichier .csv à importer.

3- Dans Type, dans la liste sélectionnez le type de fichier contact.csv que vous importez. Choisir le type correct de fichier contact identifie l'ordre des champs afin que les informations s'affichent correctement dans votre carnet d'adresses.

importer

4- Cliquez sur Destination, et sélectionnez le carnet d'adresses où importer ou créer un nouveau dossier.

5- Cliquez sur Importer.

En fonction de la taille du fichier .csv, l'importation peut prendre quelques minutes. Quand l'importation est terminée, la case statut montre le nombre de contacts importés avec succès. Les contacts sont classés par ordre alphabétique par nom de famille.


Vous pouvez transférer des contacts dans votre carnet d'adresses en tant que cartes de visites électroniques appelés vCards. Une vCard est un équivalent électronique d'une carte de visite.

  • Faites un clique droit sur le nom du contact et sélectionnez transférer contact.

faire suivre contact

  • Sélectionnez plusieurs noms de contacts dans un carnet d'adresses et dans la barre d'outils cliquez sur transférer.
  • Dans un mail, faites un clique droit sur le nom du contact dans le champ Expéditeur et sélectionnez Transférer contacts.

Une fenêtre de composition s'ouvre avec le fichier de contact .vcf en pièce jointe. Complétez le message et envoyez. Le destinataire peut télécharger le fichier .vcf directement dans sa liste de contact.

carte de visite


La fonction Groupe de contacts vous permet de créer des listes de contacts qui contient de multiples adresses mails. Quand vous sélectionnez le nom d'un groupe de contact, toute personne dont l'adresse est inclut dans une liste de groupe est automatiquement ajoutée au champ d'adresse du message.

Note: L'icône logo groupe indique que le nom d'un contact fait partie d'un groupe de contact.

Pour créer un groupe de contact:

1- Cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, nouveau contact, dans la barre d'outils et sélectionnez Groupe. 

nouveau groupe

La fenêtre de dialogue Nouveau groupe de contacts s'ouvre.

formulaire groupe

2- Tapez le nom pour ce groupe de contact dans le champ Nom du groupe.

3- Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous voulez ajouter ce groupe de contacts dans le menu déroulant des carnets d'adresses.

4- Pour ajouter des membres à ce groupe:

  • Tapez un nom dans le champ Chercher.
  • Sélectionnez le carnet d'adresses que vous voulez chercher en utilisant la liste déroulante Dans.

Les noms qui correspondent à votre recherche sont classés dans la case qui se trouve en dessous du champ Chercher.

5- Sélectionnez les noms à entrer et cliquez sur Ajouter ou Tout ajouter. Les noms sont ajoutés à la liste des membres du groupe.

6- Vous pouvez également taper directement les adresses mails dans la case membres du groupe. Séparez les adresses soit avec une virgule (,), un point virgule (;) ou retour.

7- Cliquez sur enregistrer dans la barre d'outils. Le nouveau groupe de contacts est ajouté au Carnet d'adresses.


Dans Préférences puis l'onglet Carnet d'adresses, vous pouvez sélectionner Ajouter les nouveaux contacts dans "Personnes contactées par mail" pour ajouter automatiquement les adresses mail d'un message à votre liste "Personnes contactées par mail". Avec cette fonctionnalité activée, à chaque fois que vous répondez à un message qui inclut une adresse qui ne fait pas partie de votre carnet d'adresses, l'adresse est automatiquement ajoutée à votre liste "Personnes contactées par mail".

options

Le carnet d'adresses "personnes contactées par mail" vous permet de garder un carnet d'adresses divers séparé des autres carnets avec des adresses aléatoires.


Quand vous écrivez un mail, vous pouvez sélectionner des adresses mails de votre carnet d'adresses.

Le carnet d'adresses d'une entreprise.

Dans votre organisme, vous ne connaissez peut-être pas les bonnes adresses mails à utiliser.

Le carnet d'adresses d'une entreprise est habituellement à la disposition de chacun dans l'entreprise pour aider à identifier les adresses mails.

Pour ajouter des noms à partir d'un carnet d'adresses à un nouveau mail:

1- Cliquez sur nouveau contact  dans la barre d'outils pour ouvrir un nouveau mail.

2- Cliquez sur A. Une fenêtre de dialogue Sélectionner les adresses s'ouvre. Sélectionnez un carnet d'adresses dans la liste Afficher les noms provenant de. Complétez les étapes restantes.

sélection adresse

3- Entrez un nom ou la partie d'un nom dans le champ Saisir le destinataire ici à gauche.

4- Cliquez sur Rechercher. Une liste de noms et d'adresses mails apparait sur la gauche.

5- Sélectionnez un nom à ajouter dans la liste des destinataires à droite.

6- Cliquez sur les boutons A, CC et CCi pour déterminer où le nom apparaitra quand le message est adressé. Cliquez sur le bouton désiré avant de déplacer un nom. Utilisez le bouton supprimer pour effacer un nom de la liste des destinataires à droite.

7- Répétez la recherche autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que tous les noms aient été ajoutés.

8- Cliquez sur ok


Vous pouvez ajouter un nouveau contact de plusieurs façons:

  • en utilisant Nouveau contact  dans la liste déroulante dans la barre d'outils mail.
  • en utilisant Nouveau contact dans la barre d'outils du carnet d'adresses.
  • en faisant un clique droit sur le nom dans l'en-tête du mail et en choisissant Contacts.

Quand vous ajoutez un nouveau contact:

  • vous entrez le nom, le numéro de téléphone et les informations sur l'entreprise.
  • vous sélectionnez comment vous voulez classer le contact dans votre liste.
  • vous entrez les informations du contact, comprenant plusieurs adresses mails (jusqu'à trois adresses mails) et d'autres informations.

Ajouter un nouveau contact à partir de la barre d'outils.

1- Cliquez sur la flèche à côté de nouveauNouveau contact , dans la barre d'outils et sélectionnez contacts.

Nouveau contact

Un nouveau formulaire de contact s'ouvre.

formulaire de contact

2- Entrez les informations du contact et si vous désirez, vous pouvez télécharger une photo du contact.

Le signe signe +représente les champs qui ont plus d'une entrée et les champs peuvent être identifiés par une étiquette spécifique. Par exemple, le numéro de téléphone peut être étiqueté en tant que Tel. mobile, Bureau, Domicile, Fax...

Le champ marqué Autres vous permet d'entrer un champ personnalisé. Deux champs personnalisés sont identifiés, Anniversaire et fête. Vous pouvez créer des champs personnalisés supplémentaires.

Cliquez sur signe + et sélectionnez Personnalisé pour ajouter un champ.

autres

 Changez Personnalisé par un nom de votre choix et entrez les informations dans la case Entrer du texte.

3- Sélectionnez les options suivantes (facultatif):

  • Enregistrer sous: pour sélectionner comment vous voulez classer le nom. Le contact est classé par défaut par le nom de famille et le prénom.
  • Endroit: pour sélectionner le carnet d'adresses où vous voulez sauvegarder le contact.

4- Cliquez sur enregistrer dans la barre d'outils.

Ajouter un nouveau contact à partir d'un mail déjà existant.

1- Ouvrez le mail, l'en-tête est affiché en haut du message. Vous pouvez ajouter des adresses mails à partir des champs Expéditeur, A, CC et CCi.

mail

2- Faites un clique droit sur le nom pour l'ajouter à votre liste de contacts et choisissez Ajouter aux contacts.

ajouter aux contacts

3- Le formulaire de Nouveau contact s'ouvre pré-rempli ace les informations disponibles dans l'en-tête. Ajoutez les informations supplémentaires et vérifiez par précaution les cases pré-remplies.

4- Sélectionnez les options suivantes (facultatif):

  • Enregistrer sous: pour sélectionner comment vous voulez classer le nom. Le contact est classé par défaut par le nom de famille et lé prénom.
  • Endroit: pour sélectionner le carnet d'adresses où vous voulez sauvegarder le contact.

5- Cliquez sur enregistrer dans la barre d'outils.


Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour visualiser votre Carnet d'adresses. Le carnet d'adresses des contacts est l'affichage par défaut.

Dans un mail, quand vous passez le curseur de la souris sur une adresse, une info-bulle affiche l'adresse complète associée au nom. Si le nom est déjà dans un carnet d'adresses, les informations à propos du contact s'affichent, si le nom n'est pas enregistré dans votre carnet d'adresses, seul l'adresse mail s'affiche.

visualiser un contact