Cette section décrit comment planifier une réunion en utilisant la page Rendez-vous.

1- Cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, onglet nouveau, et sélectionnez Rendez-vous. Cette option est disponible du menu Nouveau dans n'importe quelle affichage, sauf l'affichage Préférences.

nouveaux rendez-vous

La page Rendez-vous apparait.

fenêtre rendez-vous

2- Spécifiez les informations suivantes:

  • Si le champ De s'affiche au-dessus de la ligne Sujet, vous avez créé plus d'un utilisateur pour ce compte. Sélectionnez l'identité à utiliser lors de la création de ce rendez-vous.
  • Sujet: brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
  • Participants: Entrez le nom des participants. Quand vous entrez les noms, un panneau de suggestion dans la fenêtre de présentation s'affiche, montrant la disponibilité, par intervalles de 30 minutes, des participants et pour au moins un emplacement.

Disponibilité horaires et salles

Vous pouvez entrer les noms des participants des façons suivantes:

- Dans le champ Participants, tapez les adresses mails, en les séparant de points virgules (;). Quand vous écrivez, les noms dans votre liste de contacts qui correspondent sont affichés. Le planificateur montre les informations de disponibilité.

- Cliquez sur Recherche participants pour les adresses à ajouter.

- Cliquez sur Planificateur pour voir les informations de disponibilité quand vous entrez les noms des participants. Si les calendriers des participants sont connus, les disponibilités apparaissent dans des barres horizontales après les noms.

Planificateur

Montrer les options. Si plusieurs participants n'ont pas demandé à être à la réunion, mais vous voulez les inviter, sélectionnez Montrer les options et tapez les adresses mails dans le champ. Vous pouvez également faire cela dans le Programme. Cliquez sur l'icône à côté du nom et sélectionnez Participant facultatif. Quand l'invitation est envoyée, leurs noms sont listés comme facultatifs.

  • Endroit: Où se déroule la réunion? Soit:

- Cliquez sur Recherche Emplacements pour chercher un endroit qui a été créé comme une ressource du compte et est listé dans l'annuaire de l'entreprise. Une fenêtre Rechercher Emplacements apparait. Entrez une partie du nom de l'endroit et cliquez sur Rechercher. Les endroits qui correspondent aux critères de recherche sont listés avec leur statut de disponibilité et d'autres informations si cela a été configuré. Cochez Permettre des localisations multiples, si vous voulez réserver plus d'un emplacement pour la réunion.

Rechercher emplacements

- Tapez le lieu dans le champ. Si le lieu est dans l'annuaire de l'entreprise, quand vous commencez à taper, les lieux qui correspondent sont listés.

- Tapez dans un emplacement de forme libre pour la réunion. Par exemple, l'adresse de votre café préféré.

  • Cliquez sur Rechercher ressources pour sélectionner l'équipement à réserver.
  • Cliquez sur Afficher comme pour sélectionner comment votre disponibilité durant cette période devrait s'afficher dans le Programme.

Afficher comme

  • Calendrier. Montre tous les calendriers dans votre liste de calendriers. Le premier calendrier affiché est le calendrier d'origine.

Calendrier

3- Spécifiez les horaires de la réunion.

Plages horaires

  • Journée entière. Sélectionnez cette option pour faire de ce rendez-vous un événement d'une journée entière. Les événements ne s'affichent pas comme du temps sur le calendrier, ils apparaissent comme bannière en haut du calendrier.
  • Début et fin. Définissez le jour et l'heure de début et de fin.
  • Répéter. Définissez combien de fois ce rendez-vous a lieu.
  • Rappel. Mettez une alarme de notification pour rappeler aux invités le rendez-vous. Si l'invité a un réglage différent, son paramètre remplace les paramètres de votre rappel.

4- Spécifiez les informations restantes suivantes:

  • Tapez un mail qui sera inclus dans le mail d'invitation au rendez-vous.
  • Cliquez sur Ajouter une pièce jointe dans la barre d'outils pour ajouter une pièce jointe dans le mail d'invitation.
  • Cliquez sur Vérifier l'orthographedans la barre d'outils pour vérifier l'orthographe  du mail d'invitation
  • En options:
    • Marquez un événement comme privé. Les détails à propos des événements qui sont marqués comme privés ne s'affichent pas dans le calendrier partagé du bénéficiaire. Seuls l'heure du début et de la fin, la durée, les informations de périodicité, et l'identité de l'organisateur sont affichés dans le calendrier partagé.
    • Si vous ne souhaitez pas de réponses des participants, décochez Solliciter des réponses.

5- Cliquez sur Onglet envoyer

Si vous ne voulez pas envoyer l'invitation à ce moment, cliquer sur Onglet enregistrer. Cela sauvegarde une copie locale du rendez-vous et les invitations ne sont pas envoyés aux participants.



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