Quand vous recevez une notification mail pour une réunion, la réunion est ajouté à votre calendrier et marqué comme nouveau. Vous pouvez répondre rapidement à l'invitation soit de votre boite mail ou de la fenêtre Liste de calendriers.

Pour répondre à une invitation à une réunion:

1- Ouvrir le mail qui contient la demande de réunion soit:

2- En cliquant sur le mail d'invitation dans la boite de réception.

3- En faisant un clique-droit sur le rendez-vous dans la fenêtre Liste de calendriers et sélectionnez Nouveau. L'invitation à la réunion apparait.

Fenêtre d'invitation

4- Sélectionnez une action. Il existe 4 actions:

  • Onglet Accepter Accepte la réunion.
  •  Onglet A confirmer Montre la réunion en orange dans votre calendrier.
  •  Onglet Refusé Supprime la réunion de votre calendrier
  •  Onglet Proposer un nouvel horaire Si les horaires de la réunion ne convient pas à votre emploi du temps, mais que vous voulez participer à la réunion, vous pouvez proposer de nouveaux horaires pour la réunion. L'organisateur de la réunion reçoit un mail avec les horaires proposés. L'organisateur peut accepter ou supprimer les changements.

5- Cliquez sur une des actions pour envoyer automatiquement une réponse à l'organisateur de la réunion indiquant votre réponse, soit Je participerai; Je pourrais participer ou Non, je ne participerai pas.

6- Cliquez sur la flèche sur l'action et sélectionnez Modifier la réponse pour ajouter des commentaires au mail de réponses. C'est une option. Si la réunion est un événement récurrent, vous avez le choix de répondre pour l'instance ou pour la série. Pour ajouter des commentaires quand vous répondez à une invitation à une réunion dans la liste de calendriers, faites un clique droit sur le rendez-vous et sélectionnez Modifier la réponse.

Après que vous ayez fait votre choix, l'invitation est déplacée dans la Corbeille, et Nouveau est retiré du calendrier. Les refus aux rendez-vous s'affichent sur le calendrier dans une vue fanée, comme un rappel des réunions que vous avez refusés. Vous pouvez supprimer les réunions refusés à tout moment.

Note: Si vous préférez que le mail d'invitation reste dans votre boite de réception, changez les préférences dans Préférences puis l'onglet Calendrier.

Pour lire le mail ou pour voir les pièces jointes qui ont pu être envoyés, cliquez sur l'avis de convocation.

Les paramètres de rappel que vous avez configurés dans Préférences puis Calendrier remplacent les paramètres de rappel que vous recevez dans les invitations aux réunions.



Commentaires

  1. Anonyme
    Anonyme à la date du mercredi 02 novembre 2011 15:30
    La demande de reunion marche t elle avec une demande venant d'Outlook. Comment faire pour ajouter un evenement dans un calendrier qui est en format outlook
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