1- Cliquez sur le message ou la conversation et faites glisser sur une date du mini-calendrier.

Transformer un mail en rdv

La page Rendez-vous s'ouvre.

Fenêtre de rendez-vous

2- Vérifiez les détails de demande de réunion et apporter les modifications nécessaires.

3- Cliquez sur Onglet enregistrer. Une invitation à une réunion est envoyée à tous les participants.


Transformer un message ou un contact en demande de réunion.

Vous pouvez créer rapidement une demande de réunion en glissant et déposant simplement un message, une conversation, ou un contact à une date dans le mini-calendrier. Quand vous glissez et déposez un message ou une conversation, les informations dans le message sont utilisées pour remplir les champs dans la page Rendez-vous.

  • Le sujet du rendez-vous est l'objet du message.
  • Les participants sont les adresses mails figurant dans les champs De et Cc du message ou pour les conversations, le plus récent message de la conversation. Quand vous faites glisser un contact de votre liste de contacts au mini-calendrier, la première adresse mail est ajouté au champ participants.
  • Le texte du message ou le texte de tous les messages d'une conversation devient le texte de l'invitation.

Pour imprimer un rendez-vous et/ou les informations d'une réunion, référez vous à "Imprimer un calendrier".


Si vous créez une réunion, vous pouvez l'annuler ou la supprimer. Si vous créez une réunion récurrente, vous pouvez supprimer un événement ou la série entière de réunions. Un mail est envoyé aux participants pour les informer de l'annulation de la réunion.

Note: Seul l'auteur du rendez-vous peut supprimer ce rendez-vous. Les participants peuvent supprimer le rendez-vous sur leur propre calendrier, mais les participants ne peuvent pas supprimer définitivement le rendez-vous.

Supprimer une réunion.

Vous pouvez supprimer une réunion de deux façons:

1- Faites un clique droit sur la réunion dans n'importe quel affichage calendrier et sélectionnez Supprimer.

Supprimer un rendez-vous

2- Cliquez sur une réunion dans un calendrier et cliquez sur Onglet supprimer dans la barre d'outils.

Si vous êtes en train de supprimer un rendez-vous, une fenêtre de confirmation apparait. Si vous êtes un participant et que vous voulez informer l'organisateur, cliquez sur Oui pour supprimer ou supprimer ce rendez-vous. Le rendez-vous est immédiatement supprimé de votre calendrier. Vous ne pouvez pas undo (annuler) la suppression.

Si vous êtes en train de supprimer une réunion, une fenêtre de confirmation différente apparait.

Confimer la suppression d'un rendez-vous

3- Cliquez sur Oui pour modifier le mail envoyé aux participants. Modifiez le mail si nécessaire et cliquez sur Envoyé pour envoyer le message de suppression.

Le rendez-vous est immédiatement supprimé de votre calendrier. Un mail est envoyé aux participants, et le rendez-vous est supprimé de leurs calendriers. Vous ne pouvez pas undo (annuler) une suppression.

Supprimer un rendez-vous récurrent.

Il y a deux façons pour supprimer un rendez-vous récurrent:

1- Faites un clique droit sur le rendez-vous dans n'importe quel affichage de calendrier, sélectionnez Instance ou Série, et sélectionnez Supprimer.

Supprimer rendez-vous récurrent

2- Cliquez sur un rendez-vous dans un calendrier et cliquez sur Onglet supprimer dans la barre d'outils. Une fenêtre de dialogue apparait où vous pouvez spécifier l'instance ou la série.

Confirmer la suppression d'un évenement récurrent

3- Sélectionnez soit supprimer l'instance, soit supprimer la série, et cliquez sur OK. Une fenêtre de confirmation apparait.

4- Cliquez sur OK pour supprimer l'instance ou la série de rendez-vous. Le rendez-vous est immédiatement supprimé de votre calendrier. Un mail est envoyé aux participants, et le rendez-vous est supprimé de leurs calendriers. Vous ne pouvez pas undo (annuler) la suppression.


Vous pouvez changer des réunions ou des rendez-vous, y compris la date, les heures, les participants, la fréquence (si répétition), à tout moment. Si vous créez des réunions récurrentes, vous pouvez changer un événement ou une série de réunions.

Vous pouvez sélectionner d'envoyer ou non un mail aux participants pour mettre à jour les détails des réunions.

Il y a deux manières de changer un rendez-vous:

1- Double-cliquez sur la réunion que vous voulez changer.

2- Faites un clique droit sur la réunion que vous voulez changer et sélectionnez ouvrir.

Ouvrir un rendez-vous

Si vous êtes en train d'ouvrir une réunion récurrente, une fenêtre Ouvrir l'élément récurrent s'ouvre.

Utilisez cette fenêtre soit pour ouvrir cette instance ou ouvrir la série.

Ouvrir un rendez-vous récurrent

3- Cliquez sur Onglet OK pour ouvrir la page Rendez-vous. Changez les informations si nécessaire et cliquez sur Onglet envoyer pour envoyer les détails de la réunion révisée aux participants. Si vous ne voulez pas envoyer les changements aux participants, cliquez sur Onglet enregistrer. Les changements sont sauvegardés dans votre rendez-vous.

Note: Si vous envoyez les changements aux participants mais vous ne voulez pas de réponses, dans les options de la page Rendez-vous, désélectionnez Solliciter des réponses.


Les rendez-vous récurrents sont des rendez-vous qui se répètent sur plusieurs calendriers. Vous pouvez planifier des réunions récurrentes à répéter de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. En plus, vous pouvez personnaliser les calendriers des rendez-vous récurrents.

Pour créer un rendez-vous récurrent:

1- Sélectionnez une option dans le menu déroulant Répéter dans la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd ou dans la page Rendez-vous et cliquez sur Personnaliser.

Répeter personnalisé

 La fenêtre Répétition personnalisée s'affiche.

Fenêtre répétition personnalisée

2- Sélectionnez les options de la fenêtre Répétition personnalisée si nécessaire.

  • Répétition: Utilisez le menu déroulant pour préciser la fréquence de répétition des réunions: quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Les autres champs changent en fonction de la fréquence de répétition choisie.
  • Quotidienne. Personnalisez des répétitions quotidiennes.

Répétition quotidienne

  • Hebdomadaire. Personnalisez des répétitions hebdomadaires.

Répétition hebdomadaire

  • Mensuelle. Personnalisez des répétitions mensuelles.

Répétition mensuelle

  • Annuelle. Personnalisez des répétitions annuelles.

Répétition annuelle

  • Fin. Spécifiez la date de fin et les autres informations.

3- Cliquez sur onglet Ok


Pour planifier un rendez-vous sur la journée entière, utilisez l'onglet Détails du rendez-vous.

Pour planifier un rendez-vous sur la journée entière:

1- Cochez la case Journée entière sur la page rendez-vous.

Planifier un évenement sur la journée


Quand vous ajoutez des participants à votre réunion, vous pouvez ouvrir le Planificateur pour voir la disponibilité des participants.

Case afficher planificateur

Note: Si le participant a paramétré une préférence pour permettre seulement à certains utilisateurs de voir ses disponibilités et que vous êtes exclut de cette liste, vous ne pouvez pas voir son calendrier de disponibilité.

Affichage planificateur

La première colonne identifie le type de participants.

  • Onglet participant obligatoire ou Onglet Participant facultatif
  • Onglet Emplacement
  • Onglet ressources

Vous pouvez avoir certains lieux que vous réservez lorsque vous planifiez des réunions et vous ne voulez pas voir les autres options d'emplacements. Vous pouvez paramétrer des préférences pour quel type d'emplacements devraient être inclus dans les horaires suggérés.

Cliquez sur Horaires suggérés dans l'en-tête du panneau de suggestion pour voir la fenêtre de dialogue des préférences de suggestion.

Horaires suggerés

Fenêtre Préférences de suggestion

Remplissez la fenêtre de dialogue avec les détails pour les lieux que vous voulez réserver.

  • Préférences endroits. Vous pouvez être plus précis à propos des ressources d'une salle que vous voulez réserver, en spécifiant le nom, la capacité, et un endroit précis. Note: Ces informations doivent être configurés pour les ressources de la salle pour qu'elle soit recherchée.
  • Préférences horaires. Vous spécifiez quels horaires devraient être inclus dans la recherche pour la disponibilité des participants.
    •  Mes horaires de travail seulement. Recherche seulement les horaires qui correspondent à vos horaires de travail configurés. Ce sont la semaine ouvrée et les horaires que vous paramétrez dans vos préférences Calendrier.
    • Les horaires de travail de tous les participants. Lors de la recherche pour un endroit, cela prend en considération les horaires de travail de chacun. Note: Si vous incluez des participants provenant de fuseaux horaires différentes, en particulier ceux qui sont loin de nombreux fuseaux horaires,vous ne serez jamais en mesure de trouver un endroit pour accueillir tous les participants. Dans ce cas, le panneau de suggestion ne montre pas d'endroits de ressources.
    • Les horaires hors travail. Cette recherche planifie les heures que ne sont pas marqués comme travaillé, comme le soir ou le week-end.

Si vous ne voulez pas que le panneau de suggestion affiche quand vous créez des rendez-vous, cochez la case Désactivez les suggestions.


Quand vous planifiez des réunions, vous pouvez vérifier pour voir quand les participants sont occupés ou libres pour vous aider à trouver le bon créneau pour que tous les participants se rencontrent. Quand vous ajoutez les noms des participants au rendez-vous, un panneau de suggestion montre la disponibilité des participants et pour au moins un endroit.

Le mini-calendrier suggère la disponibilité des participants par un code couleur.

- Le vert représente les jours où tous les participants et au moins un emplacement sont disponibles.

- Le orange signifie que tout le monde ne peut pas assister à la réunion mais plus de la moitié peuvent, et au moins un emplacement est disponible. Vous pouvez passer la souris sur la date pour voir les noms, jusqu'à 10 personnes, de ceux qui ne sont pas disponibles.

- Le rouge signifie que plus de la moitié des participants ne peuvent pas participer à la réunion ces jours là.

Disponibilité horaires et salles

Le nombre à droite de chaque horaire est le nombre d'emplacements disponibles pour cet horaire. Vous pouvez cliquer dessus pour voir une liste d'emplacements suggérés.


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