Cette section décrit comment planifier une réunion en utilisant la page Rendez-vous.

1- Cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, onglet nouveau, et sélectionnez Rendez-vous. Cette option est disponible du menu Nouveau dans n'importe quelle affichage, sauf l'affichage Préférences.

nouveaux rendez-vous

La page Rendez-vous apparait.

fenêtre rendez-vous

2- Spécifiez les informations suivantes:

  • Si le champ De s'affiche au-dessus de la ligne Sujet, vous avez créé plus d'un utilisateur pour ce compte. Sélectionnez l'identité à utiliser lors de la création de ce rendez-vous.
  • Sujet: brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
  • Participants: Entrez le nom des participants. Quand vous entrez les noms, un panneau de suggestion dans la fenêtre de présentation s'affiche, montrant la disponibilité, par intervalles de 30 minutes, des participants et pour au moins un emplacement.

Disponibilité horaires et salles

Vous pouvez entrer les noms des participants des façons suivantes:

- Dans le champ Participants, tapez les adresses mails, en les séparant de points virgules (;). Quand vous écrivez, les noms dans votre liste de contacts qui correspondent sont affichés. Le planificateur montre les informations de disponibilité.

- Cliquez sur Recherche participants pour les adresses à ajouter.

- Cliquez sur Planificateur pour voir les informations de disponibilité quand vous entrez les noms des participants. Si les calendriers des participants sont connus, les disponibilités apparaissent dans des barres horizontales après les noms.

Planificateur

Montrer les options. Si plusieurs participants n'ont pas demandé à être à la réunion, mais vous voulez les inviter, sélectionnez Montrer les options et tapez les adresses mails dans le champ. Vous pouvez également faire cela dans le Programme. Cliquez sur l'icône à côté du nom et sélectionnez Participant facultatif. Quand l'invitation est envoyée, leurs noms sont listés comme facultatifs.

  • Endroit: Où se déroule la réunion? Soit:

- Cliquez sur Recherche Emplacements pour chercher un endroit qui a été créé comme une ressource du compte et est listé dans l'annuaire de l'entreprise. Une fenêtre Rechercher Emplacements apparait. Entrez une partie du nom de l'endroit et cliquez sur Rechercher. Les endroits qui correspondent aux critères de recherche sont listés avec leur statut de disponibilité et d'autres informations si cela a été configuré. Cochez Permettre des localisations multiples, si vous voulez réserver plus d'un emplacement pour la réunion.

Rechercher emplacements

- Tapez le lieu dans le champ. Si le lieu est dans l'annuaire de l'entreprise, quand vous commencez à taper, les lieux qui correspondent sont listés.

- Tapez dans un emplacement de forme libre pour la réunion. Par exemple, l'adresse de votre café préféré.

  • Cliquez sur Rechercher ressources pour sélectionner l'équipement à réserver.
  • Cliquez sur Afficher comme pour sélectionner comment votre disponibilité durant cette période devrait s'afficher dans le Programme.

Afficher comme

  • Calendrier. Montre tous les calendriers dans votre liste de calendriers. Le premier calendrier affiché est le calendrier d'origine.

Calendrier

3- Spécifiez les horaires de la réunion.

Plages horaires

  • Journée entière. Sélectionnez cette option pour faire de ce rendez-vous un événement d'une journée entière. Les événements ne s'affichent pas comme du temps sur le calendrier, ils apparaissent comme bannière en haut du calendrier.
  • Début et fin. Définissez le jour et l'heure de début et de fin.
  • Répéter. Définissez combien de fois ce rendez-vous a lieu.
  • Rappel. Mettez une alarme de notification pour rappeler aux invités le rendez-vous. Si l'invité a un réglage différent, son paramètre remplace les paramètres de votre rappel.

4- Spécifiez les informations restantes suivantes:

  • Tapez un mail qui sera inclus dans le mail d'invitation au rendez-vous.
  • Cliquez sur Ajouter une pièce jointe dans la barre d'outils pour ajouter une pièce jointe dans le mail d'invitation.
  • Cliquez sur Vérifier l'orthographedans la barre d'outils pour vérifier l'orthographe  du mail d'invitation
  • En options:
    • Marquez un événement comme privé. Les détails à propos des événements qui sont marqués comme privés ne s'affichent pas dans le calendrier partagé du bénéficiaire. Seuls l'heure du début et de la fin, la durée, les informations de périodicité, et l'identité de l'organisateur sont affichés dans le calendrier partagé.
    • Si vous ne souhaitez pas de réponses des participants, décochez Solliciter des réponses.

5- Cliquez sur Onglet envoyer

Si vous ne voulez pas envoyer l'invitation à ce moment, cliquer sur Onglet enregistrer. Cela sauvegarde une copie locale du rendez-vous et les invitations ne sont pas envoyés aux participants.


Pour utiliser la page Rendez-vous pour créer un rendez-vous,

  • Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à côté de Nouveau, onglet nouveau, et sélectionnez Rendez-vous. Cette option est disponible à partir du menu Nouveau dans n'importe quelle affichage, sauf l'affichage Préférences.

nouveaux rendez-vous

Cette action ouvre la page Rendez-vous.

fenêtre rendez-vous


Toutes les options décrites précédemment ouvrent la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd.

nouveaux rendez-vous QuickAdd

Pour créer un rendez-vous en utilisant la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd:

1- Spécifiez les informations suivantes:

  • Sujet: Brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.
  • Endroit: Où se déroule la réunion? Si l'endroit est dans l'annuaire de l'entreprise, quand vous commencez à écrire, les endroits qui correspondent sont listés.
  • Affichage. Déterminez vos options de disponibilités pour ce rendez-vous. Cette information s'affiche dans dans la page de calendrier des participants.

afficher comme

  • Calendrier. Montre tous les calendriers existants dans votre liste de calendriers Le premier calendrier affiché est le calendrier d'origine.

calendrier

  • Marquer comme. Marquez un rendez-vous comme privé ou public. Les détails à propos des événements qui sont marqués comme privés ne s'affichent pas dans le calendrier partagé du bénéficiaire. Seuls l'heure du début et de la fin, la durée, les informations de périodicité, et l'identité de l'organisateur sont affichés dans le calendrier partagé.

marquer comme

  • Heure de début et de fin. Définissez le jour et l'heure de début et de fin de l'événement.
  • Répéter. Définissez combien de fois ce rendez-vous a lieu.

  • Plus de détails. Ouvre l'onglet Détails du rendez-vous , si vous voulez spécifier des informations supplémentaires, telles que Participants ou Ressources. C'est une option.

2- Cliquez sur ok


Les trois méthodes suivantes ouvrent la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd.

1er méthode:

Faites un clique droit soit sur le mini calendrier soit sur l'heure de début de l'affichage calendrier. Vous pouvez sélectionner créer un nouveau rendez-vous ou créer un nouveau rendez-vous journée entière.

nouveau rendez-vous

2ème méthode:

Dans un mail, certain texte est interprété comme une date et déclenche la capacité de faire un clique droit pour créer un rendez-vous. Le texte comme "aujourd'hui", "demain", un jour de la semaine (par exemple "jeudi") ou une date exacte sont surlignés dans les messages.

  • Passez la souris sur ce type de texte pour voir si vous avez des rendez-vous planifiés.
  • Cliquez sur le texte surlignés pour ouvrir votre calendrier.

nouveaux rendez-vous mail

3ème méthode:

Entrez des rendez-vous directement dans le calendrier. Dans n'importe quelle affichage de calendrier, sauf affichage mois, soit:

  • Cliquez sur l'heure de début et glissez jusqu'à l'heure de fin.
  • Double-cliquez sur l'heure du début. 

La fenêtre de rendez-vous QuickAdd s'ouvre.

nouveaux rendez-vous QuickAdd


Il y a plusieurs façons de créer un rendez-vous dans la messagerie Zimbra:

  • en utilisant la fenêtre de dialogue de rendez-vous QuickAdd
  • en utilisant la fenêtre Rendez-vous
  •  en glissant et déposant un message de la boite de réception vers le mini-calendrier

Note: Une réunion inclut d'autres participants. Une réunion est planifiée seulement pour vous-même. Les étapes pour créer des rendez-vous et des réunions sont les mêmes à l'exception de l'ordonnancement des participants - cette étape n'est pas effectué pour les rendez-vous. Par conséquent, suivez les étapes du Guide des Participants pour créer ensemble des rendez-vous et des réunions.


Vous pouvez partager chacun de vos carnets d'adresses. Cela est utile si vos carnets d'adresses sont pour des catégories de contacts précises et que vous voulez que d'autres utilisateurs aient accès aux contacts. En fonction du rôle que vous affectez au bénéficiaire, il peut seulement visualiser la liste de contacts partagée ou il peut avoir un accès complet qui permet de modifier, ajouter ou supprimer des contacts.


Chaque liste de contacts que vous créez peuvent être supprimées.

Les contacts peuvent être supprimés de trois manières:

  • D'un carnet d'adresses, sélectionnez le contact a supprimé et cliquez sur supprimer dans la barre d'outils.
  • Faites glisser le nom du contact dans le dossier Corbeille.
  • Faites un clique droit sur le contact et sélectionnez supprimer

Quand les contacts sont supprimés, ils n'apparaissent plus dans votre carnet d'adresses et les informations ne sont plus disponibles dans l'info-bulles quand vous passez la souris sur le nom du contact ou dans la fenêtre de dialogue de recherche d'adresse quand vous composez un mail.


Pour ouvrir un contact à modifier:

1- Dans le carnet d'adresses, sélectionnez le contact à modifier et cliquez sur modifier

2- Dans le formulaire de modification du contact, faites vos changements.

3- Cliquez sur enregistrer pour appliquer vos changements.

Pour déplacer un contact dans un autre carnet d'adresses:

La façon la plus rapide pour déplacer un contact est de faire glisser le nom du contact d'un carnet d'adresses et le déposer dans un autre.

1- Ouvrez le carnet d'adresses et sélectionnez le contact.

2- Faites glisser le contact dans un nouveau carnet d'adresses.

déplacer mail

Vous pouvez également modifier le contact et le déplacer dans un autre carnet d'adresses.

1- Dans le zone de contacts, faites un clique droit sur le contact à modifier et cliquez sur modifier

2- Cliquez dans le champ Endroit. Dans la fenêtre de dialogue Choisir un carnet d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses où vous voulez déplacer le contact.

3- Cliquez sur ok


Vous pouvez imprimer un carnet d'adresses complet ou juste imprimer les informations d'un contact.

Pour imprimer un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez un carnet d'adresses.

2- Pour imprimer, soit:

  • Sélectionnez le nom d'un carnet précis et cliquez sur l'icône Imprimer.
  • Cliquez sur la flèche à côté de l'icône Imprimer et sélectionnez Imprimer un carnet d'adresses.

impression


Vos carnets d'adresses sont exportés et enregistrés sous des formats de fichiers texte .csv séparés par des virgules.

Pour exporter un carnet d'adresses:

1- Sélectionnez Préférences puis cliquez sur Importer/exporter.

2- Dans la section Exporter, sélectionnez le type en tant que contacts.

exporter

3- Dans la zone source, sélectionnez le fichier contact à exporter et cliquez sur OK.

4- Cliquez sur Exporter. Une fenêtre de dialogue Contacts.csv apparait.

5- Vérifiez  Enregistrer le fichier et cliquez sur OK.


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