Cette caractéristique est aussi connue sous le nom de Réponse automatique par mail.

• Vous pouvez paramétrer un message d’absence qui répond automatiquement aux gens qui vous envoient des mails quand vous êtes absent de votre bureau pendant une période de temps prolongée.

• Le message de réponse automatique est envoyé à chaque destinataire seulement une fois, en fonction du nombre de messages que cette personne vous envoie pendant la période de congé définie.

• Vous pouvez paramétrer le message d’absence en avance et définir une date à partir de laquelle le message doit commencer à être envoyé et la date à laquelle le message ne doit plus être envoyé.

Pour paramétrer un message d’absence:

1- Sélectionnez Préférences puis Mail, et déroulez la barre jusqu’à l’encadré Réception des mails.

2- Cochez la case Envoyer une réponse automatique par mail.

3- Ecrivez le message à envoyer dans la case texte, comme le montre le message ci-dessus.

4- Entrez la date à partir de laquelle le message doit commencer à être envoyé et la date à partir de laquelle le message n’est plus nécessaire.

5- Cliquez sur .

Vous pouvez configurer les options mail pour notifier les mails à une autre adresse mail quand vous en recevez dans votre boite mail Zimbra. Cette caractéristique peut être utile si vous ne recevez pas beaucoup de mails sur votre compte Zimbra mais quand vous recevez un mail, c’est assez important pour demander une réponse rapide.

Pour paramétrer la notification:

1- Sélectionnez Préférences puis Mail, et déroulez la barre jusqu’à l’encadré Réception des mails.

Cochez la case Envoyer un mail de notification à.

2-Entrez l’adresse mail.

3-Cliquez sur .

Les zimlets sont des applications complémentaires qui améliorent la fonctionnalité de votre boite mail. L'administrateur permet l'accès aux Zimlets. Tous les Zimlets que vous pouvez utiliser sont listés dans cette page. Certains sont activés par défaut, comme

• Date: quand vous passez la souris sur une date, elle est surlignée et le calendrier est associé.

• Téléphone

• URL cliquez sur l'URL pour aller sur la page Web spécifiée.

• Nom/adresse mail: cela permet de voir si le nom fait partie d'un carnet d'adresses.

Les raccourcis claviers vous permettent d'utiliser l'application sans la souris. Les raccourcis sont listés dans cette page et vous pouvez les imprimer.

Pour voir rapidement une liste de touches raccourcis, tapez CTRL+Q dans votre boite mail, peu importe l'affichage.

La page Importer/Exporter peut être utilisé pour importer ou exporter vos comptes, des dossiers spécifiques, des calendriers, des listes de contacts. La possibilité d'exporter toutes les données de votre compte est utile si vous voulez sauvegarder votre compte ou un dossier sur votre ordinateur.

Si la caractéristique Mobile est activée, la page Mobile est disponible dans les Préférences. Cette page montre les mobiles configurés à synchroniser avec la messagerie Zimbra. De cette page vous pouvez synchroniser à partir du serveur de messagerie ou suspendre la synchronisation. Vous pouvez également supprimer des mobiles que vous n'utilisez pas.

Effacer votre mobile

Si votre mobile a été volé ou perdu, vous pouvez effacer tout le contenu du téléphone en utilisant Effacer le contenu de ce mobile. Cette commande efface toutes les informations du portable et revient aux paramètres de départ.

Pour effacer le contenu d'un mobile :

1- Cliquez sur Préférences et sélectionnez Mobile.

2- sélectionnez le téléphone à effacer et cliquez sur Effacer le contenu de ce mobile.

Le statut montrera Effacement en attente. Le serveur est en attente pour connecter l'appareil mobile au serveur. Quand l'appareil se connecte au serveur, l'appareil est effacé. Le statut change: Effacement complet.

La page Partage montre les éléments que vous avez partagés ou qu'on vous a partagés.

- Dossiers partagés avec moi mais que je n'ai pas encore acceptés:

• Afficher la liste des dossiers partagés avec moi dans le cadre d'une liste de distribution: cette option est sélectionnée par défaut. Si des dossiers sont partagés avec vous, les champs montrent les informations de l'élément partagé.

• Afficher la liste des dossiers partagés avec moi par l'utilisateur suivant...: quand vous sélectionnez cette option, entrez un nom d'utilisateur qui a partagé un élément avec vous. L'information est affichée dans un des champ selon si vous avez accepté ou non le partage. Vous pouvez visualiser les informations d'un utilisateur, un à la fois. Les détails ne sont pas sauvegardés.

- Dossiers partagés avec moi que j'ai accepté

- Dossiers partagés par moi: dans cette section, les dossiers partagés sont listés avec les détails du partage, y compris le rôle que vous avez attribué à l'utilisateur et l'élément partagé. Vous pouvez modifier les propriétés de partage, révoquer l'autorisation à votre partage, ou renvoyer une invitation.

- Partager un dossier: vous pouvez partager vos mails, vos carnets d'adresses, vos calendriers, vos tâches, vos porte-documents.

- Affichage par défaut : sélectionnez comment vous voulez visualiser votre calendrier Zimbra. L'affichage par défaut est semaine ouvrée. L'option affichage inclut : affichage jour, affichage semaine ouvrée, une semaine de 7 jours, vue mensuelle, affichage liste, vue programmée.

- La semaine commence le: spécifiez quel jour de la semaine doit être le premier jour de la semaine dans votre calendrier.

- Visibilité par défaut des rendez-vous: cela peut être soit privé ou public. Par défaut, c'est public, toutes les invitations entrantes de calendrier sont marquées comme public, à moins que le créateur ait marqué le rendez-vous comme privé. Quand privé est sélectionné, toutes les invitations entrantes sont marquées comme privé. Les détails à propos d'un événement qui est marqué comme privé ne sont pas affichés.

- Toujours afficher le mini-calendrier: spécifiez si le mini-calendrier est affiché en bas de la fenêtre à gauche.

- Afficher le n° de la semaine

- Ajouter automatiquement dans l'agenda les rendez-vous reçus : quand la case est cochée, les invitations envoyées dans votre boite de réception sont automatiquement ajoutées à votre calendrier. Vous pouvez accepter ou refuser l'invitation soit dans la boite de réception ou dans le calendrier. Quand la case n'est pas cochée, le rendez-vous est ajouté au calendrier quand vous cliquez sur Accepter ou Provisoire dans le mail.

- Après une réponse à une invitation : spécifiez si vous voulez effacer automatiquement l'invitation une fois que vous y avez répondu.

- Transférer mes invitations à : vous pouvez transférer vos invitations que vous recevez à un ou plusieurs utilisateurs avec lesquels vous avez partagés vos calendriers.

- Afficher les rappels: programmez le temps que vous voulez pour vous rappeler le rendez-vous. Par défaut, le temps est de 5 minutes.

• Vous pouvez également choisir d'émettre un son avec le rappel. Si le son de votre ordinateur est coupé, vous ne pourrez pas entendre le son.

• Sélectionnez Afficher brièvement le nom du navigateur: si vous êtes en train de travailler dans un onglet ou une fenêtre différente, le nom du navigateur clignotera.

- Travail semaine et heures : sélectionnez les jours et les horaires où vous travaillez. Sélectionnez Personnaliser pour personnaliser vos horaires par jour. Cette information affiche votre disponibilité (libre ou occupé).

Options Création de rendez-vous

- Pour créer un rendez-vous, utiliser la boite de dialogue QuickAdd/Ajout rapide de rendez-vous: spécifiez si vous voulez créer de nouveaux rendez-vous en utilisant la fenêtre QuickAdd. Cette option est pratique si vous créez de nombreux nouveaux rendez-vous sans participants.

- Afficher le fuseau horaire de l'heure de début et de fin lors de la création d'un rendez-vous: sélectionnez si vous programmez des réunions avec d'autres fuseaux horaires.

Autorisations

- Libre/occupé: définissez les préférences pour permettre à tous les utilisateurs ou à certains de visualiser vos disponibilités.

- Invitations: vous pourrez spécifier qui peut vous inviter à des réunions. Définissez les préférences pour permettre à tous les utilisateurs ou à certains de vous invitez. Si vous limitez les invitations, vous devriez envoyer un mail de réponse automatique indiquant qu'ils n'ont pas la permission de vous inviter.

La page Adresses/Domaines accepté(e)s vous permet de créer une liste d'adresses ou de domaines accepté(e)s qui peuvent afficher des images intégrées dans les mails qu'on vous envoie.

Les adresses peuvent être ajoutées ou supprimées de cette page. Vous pouvez également ajouter des adresses mails à partir d'un mail.

Vous pouvez ajouter jusqu'à 500 adresses à cette liste.

Utilisez la page Filtres pour définir les règles de filtrage des mails entrants et sortants.