Tutoriel

Apprenez par l'exemple.

Vous pouvez appliquer les règles de filtrage à un mail existant. Dans l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres, cliquez sur Appliquer le filtre et dans la fenêtre "Sélectionnez le dossier", choisissez les dossiers auxquels vous voulez appliquer le filtre.

Onglet appliquer un filtre


Comment modifier un filtre sous Zimbra?

Pour modifier un filtre:

1- Sélectionnez l'onglet Préférences,puis Mail et Filtres.

Modifier un filtre

2- Cliquez sur Onglet modifier un filtre. La fenêtre Modifier le filtre s'affiche.

3- Utilisez les menus déroulants et les champs pour modifier le filtre si nécessaire.

4- Cliquez sur Onglet ok.


Vous pouvez créer un filtre de deux façons:

  • en utilisant l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres.
  • en utilisant un message dans la boite de réception.

Créer un filtre à partir de l'onglet Mail (Préférences)

1- Sélectionnez l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres.

2- Cliquez sur Onglet nouveau filtre La fenêtre Ajouter un filtre s'affiche.

Fenêtre ajouter nouveau filtre

3- Tapez le nom pour la règle dans le champ Nom du filtre.

4- Dans Si les conditions suivantes sont satisfaites, choisissez une préférence (une des conditions ou toutes les conditions).

conditions satisfaites

  • Une des conditions signifie que si une des conditions dans le filtre est rencontrée, l'action s'applique.
  • Toutes les conditions signifie que toutes les conditions dans le filtre doivent se rencontrer pour appliquer l'action du filtre.

Les étapes 5 à 11 peuvent être répétées pour mettre en place des conditions et des actions multiples dans un seul filtre:

5- Sélectionnez dans la liste déroulante quelle partie du mail vous voulez filtrer. Par exemple, choisissez le champ d'un mail, une partie du message ou une adresse mail.

Champs de comparaison

Dans l'exemple ci-dessus, Objet est sélectionné. Par conséquent, l'objet de tous les messages entrants seront filtrés.

6- Choisissez une méthode de comparaison.

Opérateurs de comparaison

Dans 'exemple ci-dessus, Contient est sélectionné. Par conséquent, le filtre cherchera les sujets qui contiennent un certain texte.

7- Entrez un mot ou une phrase à comparer dans le champ texte. Par exemple, entrez Réunion profs pour filtrer tous les messages contenant Réunion profs dans le sujet.

8- Cliquez sur Onglet + pour ajouter plus de conditions, si besoin. Vous pouvez continuer à ajouter plus de conditions ou poursuivre en ajoutant une ou plusieurs actions.

9- Choisissez une action dans la liste déroulante dans Exécuter les actions suivantes.

Actions

Dans l'exemple ci-dessus, Ranger dans un dossier est sélectionné. Par conséquent, le filtre rangera dans un autre dossier les messages avec un sujet contenant Réunion profs.

10- Sélectionnez Naviguer pour trouver le nom d'un dossier ou d'un tag, si nécessaire. Ce que vous spécifiez dépend de l'action que vous choisissez dans l'étape précédente.

Naviguer

Dans l'exemple ci-dessus, le dossier Réunion est sélectionné. Par conséquent, tous les mails entrants qui ont un sujet Réunion profs seront déplacés dans le dossier Réunion.

11- Si ce n'est pas déjà coché, cochez Case actif (dans le coin en haut à droite) pour activer le filtre.

12- Cliquez sur Onglet + pour ajouter plus d'actions et cliquez sur Onglet OK pour terminer.

Le filtre s'appliquera automatiquement à tous les nouveaux messages entrants.

Créer un filtre à partir d'un mail.

Pour créer un nouveau filtre à partir d'un mail:

1- Faites un clique droit sur le message et choisissez Nouveau filtre.

nouveau filtre

2- La fenêtre Modifier le filtre s'affiche avec De et Sujet remplis avec les informations du mail.

Fenêtre ajouter un nouveau filtre

3- Si les conditions du filtre sont corrects, entrez un nom dans Nom du filtre et cliquez sur Onglet ok.

Vous pouvez changer les conditions et les actions si nécessaire en utilisant les menus déroulants dans la fenêtre Modifier filtre.


Les filtres sont appliqués dans l'ordre dans lequel ils sont listés dans l'onglet Mail puis Filtres. Vous pouvez changer cette ordre à n'importe quel moment en utilisant Onglet ascendant ou Onglet descendant.

Les conditions sont utilisées pour tester chaque message. Si le message rencontre les conditions globales (en utilisant les désignations une ou toutes les conditions comme spécifié dans la règle de filtrage) c'est une correspondance. L'ordre des conditions à l'intérieur de chaque filtre n'est pas important.

Si le message correspond aux conditions, toutes les actions associées avec cette règle de filtrage sont appliquées , dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans le filtre.


Quand utiliser les filtres sous Zimbra?

Tous les filtres actuellement définis sont listés dans l'onglet Préférences, puis Mail et Filtres. Les cases actifs vous permettent d'activer ou non un filtre sans avoir à l'effacer.

Chaque message entrant est listé contre vos règles actives de filtrage lorsque le message est reçu, et les actions du filtre sont appliquées aux messages correspondants à ce moment là.

Fenêtre des filtres existants


Les conditions dans une règle de filtrage peuvent être groupés en utilisant une ou toutes les conditions. L'utilisation de ces termes est similaires aux recherches de type Et face à Ou, une des conditions devient Ou et toutes les conditions devient Et.

  • Une des conditions. Un message qui rencontre une des conditions est considérée comme une correspondance.
  • Toutes les conditions. Chaque condition spécifiée dans la règle de filtrage doit correspondre pour que le message corresponde au filtre.

Chaque règle de filtrage consiste d'une ou plusieurs conditions et d'une ou plusieurs actions.

Les conditions.

Par exemple, si votre superviseur vous envoie des mails de plus d'une adresses, comme par exemple, jeanne.dupont@entreprise.fr ou jeanne-dupont23@yahoo.fr, vous pouvez créer un filtre appelé Superviseur qui a deux conditions, une pour chaque adresse mail et une même action.

Fenêtre créer un filtre

Les conditions peuvent inclure :

  • Des adresses précises dans les champs adresses De, A, Cc dans l'en-tête.
  • Des mails qui sont enregistrés sous un format spécifique. La taille peut être spécifié comme R, Ko, Mo, Go.
  • La date est avant ou après une date spécifiée.
  • La présence ou l'absence de pièces jointes.
  • Les adresse qui font parties ou non d'un carnet d'adresses.
  • Les mots ou ensemble de caractères dans le sujet ou le corps du message.
  • Si le message est une invitation de calendrier.

Toutes les conditions vous permettent de spécifier non pas comme une condition négative. Par exemple, vous pouvez spécifier des mails qui ne contiennent pas un mot en particulier.

Vous pouvez combiner les conditions pour chercher des mails avec plus de caractéristiques complexes.

Les actions.

Chaque règle de filtre peu spécifier une ou plusieurs actions.

Les actions incluent:

  • Laisser le message dans la boite de réception (pas d'action).
  • Déplacer le message dans un autre dossier.
  • Taguer le message.
  • Marquer le message comme non-lu ou avec drapeau.
  • Détruire le message. Cette action supprime le message silencieusement., ce qui signifie que le message n'atteint pas votre boite de réception. Ce n'est pas la même chose que l'action "Supprimer" dans votre menu. Supprimer un élément le déplace dans le dossier Corbeille.
  • Faire suivre le message à une adresse spécifiée.

Note: Cochez Ne pas appliquer d'autres filtres pour éviter l'application de toutes autres règles de filtrage à un mail qui correspond à la règle actuelle.Si la case n'est pas cochée, des règles de filtrage subséquentes sont évalués pour le mail même si le filtre actuel correspond. Vous ne voulez sûrement pas avoir le même message correspondre à plus d'une règle de filtrage et subir des actions multiples, voire contradictoires.


Si vous décidez de changer votre réponse à une invitation à une réunion, par exemple, si vous voulez accepter une réunion que vous aviez auparavant refusé:

1- Faites un clique-droit sur la réunion dans votre calendrier.

2- Sélectionnez Accepter à partir du menu.

Une réponse automatique est envoyé à l'organisateur de la réunion pour indiquer que vous avez accepté de participer à la réunion.


Quand vous recevez une notification mail pour une réunion, la réunion est ajouté à votre calendrier et marqué comme nouveau. Vous pouvez répondre rapidement à l'invitation soit de votre boite mail ou de la fenêtre Liste de calendriers.

Pour répondre à une invitation à une réunion:

1- Ouvrir le mail qui contient la demande de réunion soit:

2- En cliquant sur le mail d'invitation dans la boite de réception.

3- En faisant un clique-droit sur le rendez-vous dans la fenêtre Liste de calendriers et sélectionnez Nouveau. L'invitation à la réunion apparait.

Fenêtre d'invitation

4- Sélectionnez une action. Il existe 4 actions:

  • Onglet Accepter Accepte la réunion.
  •  Onglet A confirmer Montre la réunion en orange dans votre calendrier.
  •  Onglet Refusé Supprime la réunion de votre calendrier
  •  Onglet Proposer un nouvel horaire Si les horaires de la réunion ne convient pas à votre emploi du temps, mais que vous voulez participer à la réunion, vous pouvez proposer de nouveaux horaires pour la réunion. L'organisateur de la réunion reçoit un mail avec les horaires proposés. L'organisateur peut accepter ou supprimer les changements.

5- Cliquez sur une des actions pour envoyer automatiquement une réponse à l'organisateur de la réunion indiquant votre réponse, soit Je participerai; Je pourrais participer ou Non, je ne participerai pas.

6- Cliquez sur la flèche sur l'action et sélectionnez Modifier la réponse pour ajouter des commentaires au mail de réponses. C'est une option. Si la réunion est un événement récurrent, vous avez le choix de répondre pour l'instance ou pour la série. Pour ajouter des commentaires quand vous répondez à une invitation à une réunion dans la liste de calendriers, faites un clique droit sur le rendez-vous et sélectionnez Modifier la réponse.

Après que vous ayez fait votre choix, l'invitation est déplacée dans la Corbeille, et Nouveau est retiré du calendrier. Les refus aux rendez-vous s'affichent sur le calendrier dans une vue fanée, comme un rappel des réunions que vous avez refusés. Vous pouvez supprimer les réunions refusés à tout moment.

Note: Si vous préférez que le mail d'invitation reste dans votre boite de réception, changez les préférences dans Préférences puis l'onglet Calendrier.

Pour lire le mail ou pour voir les pièces jointes qui ont pu être envoyés, cliquez sur l'avis de convocation.

Les paramètres de rappel que vous avez configurés dans Préférences puis Calendrier remplacent les paramètres de rappel que vous recevez dans les invitations aux réunions.


Pour transformer un contact en une demande de réunion:

1- Cliquez sur le nom d'un carnet d'adresses et faites glisser le nom à une date sur le mini-calendrier.

La page Rendez-vous s'ouvre avec le nom du contact dans le champ Participants.

2- Complétez les détails de demande de réunions: ajoutez le sujet, sélectionnez des horaires, ajoutez d'autres participants, etc.

3- Cliquez sur Onglet enregistrer. Une invitation à une réunion est envoyée aux contacts.


Page 5 sur 12 « 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 »